浅谈乡镇档案建设与管理

王志刚

摘 要：乡镇档案是乡镇的一项重要的基础性工作，对促进地方经济和社会可持续发展具有治本清源的历史及现实意义。但由于种种原因，乡镇档案工作现状不容乐观，档案建设和管理滞后，远不适应新形势下服务经济社会发展的需要。本文立足乡镇档案工作实际，通过分析乡镇档案工作的现状，提出几点提高乡镇档案工作的粗浅见解。

关键词：乡镇档案;现状;见解

乡镇档案是乡镇的一项重要基础性工作，是记录本地域范围内政治、经济、文化、人文、地理、历史的重要文献和史实资料，是反映地方历史变迁、经济发展、民俗民风、地方风貌的一本台账和一面镜子。对回顾历史，以史鉴今，吸取教训，借鉴经验，把握现实，促进地方经济和社会可持续发展具有治本清源的历史及现实意义。

近年来，大多基层乡镇经济持续快速发展，但是，档案工作并没有真正实现与时俱进，紧跟时代和形势需要，档案的建设和管理还十分滞后，开展极不平衡，整体规范化管理水平比较低。作为一名基层工作者，设身处地，深感做好乡镇档案工作任重而道远，基层档案建设和管理急需快速上档升级。 现结合本人粗浅感受和见解，谈一谈乡镇档案建设管理的现状及发展方向。

1 乡镇档案建设和管理仍处于初级低档粗放水平

1）档案建设重视不够，档案意识十分薄弱。大部分乡镇没有真正将档案工作提上议事日程，没有放在重要位置，主要领导缺乏基本的档案法律法规知识，档案意识不强，没有充分认识到档案的作用。认为档案工作不仅耗时费力，产生不了经济效益，而且要投入较大经费，因而对档案工作缺乏积极性。档案工作基本上是因陋就简，有的甚至没有专门的档案室，部门站所各自为政，同时，档案人员素质不高，大多都是兼职人员，文化程度不高，档案业务知识薄弱，电脑操作不熟练，档案建设处于初级低档水平，难以适应新时期乡镇档案工作的需要。

2）档案室建设滞后，档案管理粗放。相当一部分乡镇没有专门档案室和档案员，七站八所各自为政，标准不一，步伐不齐，各做各的。好的按年度整理装订，差的一堆了事，到用时不是找不到，就是不好找，或者是找到了因潮湿、脏、皱不能用，档案管理十分粗放。有的分管领导不明确，由分管办公室的领导兼管，职责不明、责任不清，分而不管、管而不细。乡镇领导不过问档案工作，不关心档案员的生活及工作。档案的收集、移交、借阅、管护等一系列的管理制度不健全，有的是形同虚设，落实不到位，档案遗失、损毁现象特别严重。有的档案人员在工作变动时，不按程序办理移交手续，不检查、不清理，借出的档案不签字、不追收。有的只重视收集文书档案，而忽视基建、会计、声像、实物档案的征集;只注重收集上级文件，忽视本级机关的文书档案的收集;只注重党委、政府的档案收集，忽视其他部门资料的收集、整理，不能准确把握档案的用途，造成档案利用率不高，作用发挥不够。

3）基础设施滞后 ，管理不安全。多数乡镇是档案室与办公室合用，有的甚至将档案与杂物一起存放，门不上锁，档案安全无法保证。由于办公设施简陋，档案受潮、受损现象时有发生。档案借阅不进行登记，少数群众借用档案后，不及时归还，甚至将档案据为己有。由于经费投入不到位，设施建设不到位，明知道档案存在安全隐患，却不采取有效措施加以保护。这些现象，导致一些重要的档案资料严重不全或散失，影响档案管理的质量和效果。

4）资料收集不全，缺失严重。一是案卷中大多数材料是上级来文，而一些自身形成的涉及农民个人利益的经济合同、林权改革、医疗保险、劳动就业、粮食直补、党员补助、土地征用等方面档案没有归档;二是没有围绕乡镇开展的重点工作、重点工程去收集相关材料，如：对农村农业综合开发重点建设项目、创先争优、增收、农村危旧房改造、宜居工程等形成的档案，收集工作很薄弱;三是只注重文书档案的征集，照片、音像、实物、光盘、磁盘等载体档案的收集基本上是一片空白;四是反映乡镇实际工作等各个方面的会议记录散存在乡镇干部或办公室人员手中，没有全部收集归档。

2 档案室达标升级是提升基层档案建设管理的有效途径

乡镇档案要发展，必须转变观念，高度重视，夯实基础，加强管理，强化服务，档案室建设管理达标升级是基层档案发展的有效途径。

1）整合资源，合力布局。 进行综合档案室达标晋级的根本目的是要推动档案的综合管理和规范管理。要解决分散管理的问题，首先必须建立综合档案室，明确分管领导和专职管理人员，将本乡镇各部门在工作中形成的各种门类的档案资料收集齐全，按立卷归档的要求接收、整理、鉴定、立卷、归档，实行统一管理，以便于保持文件之间的历史联系，档案信息的开发利用，档案室的基础业务建设，也便于针对不同情况，在统一领导，统一制度下，由综合档案室负责业务指导，保管，从而达到既便于保管，又便于利用的目的。

2）建立体系，保证质量。要建立质量保证体系，增强管理人员的职业道德观念。在达标升级的过程中，不仅要抓档案质量，而且要抓工作质量。要从上而下建立健全管理组织，形成一个统一指挥，运用自如的质量管理网络。要实行严格的责任制，把质量管理的任务层层分解，落实到人。在此基础上，制定质量保证计划，把指导思想、主要任务、组织体系、标准、程序等方面内容纳入计划当中，用计划指导质量工作，组织档案管理人员熟悉业务、掌握标准，坚持严谨细致的工作作风，确保在收集、分类、立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档案内容等各个环节准确无误。

3）夯实基础，拓展规模。一是要抓好档案收集工作。乡镇档案室不但要收集整理好本级档案，而且还要收集好村委、乡镇企业、民营企业、重点工程及散失在民间的有价值的档案归档入库工作。二是要强化档案信息化建设。要因地制宜，添置信息化设备，进行档案数据库建设，为档案的保管与开发利用创造良好的环境。三是要扩宽档案资源渠道。各种新兴的经济组织、社会组织形成的档案，是他们进行生产经营、开展管理活动的真实记录，乡镇应当将各种新兴的经济组织、社会组织形成的档案纳入档案资源建设的整体范畴，以保证档案资源的完整。

4）安全防范，强化管理。提高防范意识，加强日常档案管理是档案管理健康发展的重要保证。一是要强化安全防范意识，确保档案保管安全。要始终坚持“安全第一，预防为主”的方针，坚决杜绝松懈、侥幸心理，做到居安思危，常抓不懈，警钟长鸣。要完善档案管理规章制度，确保各项措施落实到位，切实加强档案安全管理。二是要正确处理档案开放与保密的关系，确保档案信息利用安全。要加强防范措施，安排专人看管，做到“查档利用，人不离档”。借阅档案要完善手续，做好登记，签字，用后及时归还。严格控制久借不还，人员调整、调动、档案带走、丢失等现象的发生。三是要加强日常内部管理，确保档案室安全。档案室是档案安全管理的重要阵地，要积极采取措施，安装好防火、防盗、防潮等设备，加强对消防和供水、供电线路的管理，定期采取通风、打扫卫生、投药等措施对档案进行保护，确保档案室安全。

5）加强领导、投入保障。一是要加强组织领导。乡镇主要领导要重视强化档案工作，明确领导分管档案工作，配好專（兼）职档案管理员。要经常听取档案工作汇报，及时研究和解决档案中的遇到的难点问题，进一步改善档案工作条件。二是要加强资金投入。做好工作计划和长远发展规划，切实解决档案库房、设备和档案信息化建设等实际问题，适当加大对档案事业建设的经费投入，将档案工作经费列入乡镇财政预算。三是对档案人员至少每年要进行一次集中培训。学习档案法和中外档案史，学习档案业务知识，了解本乡镇档案全宗的整体性和立卷归档范围及要求，掌握建立综合档案室的工作方法。

参考文献

[1]宋曙光.谈乡镇档案工作的巩固与提高[J].北京档案，1998年07期.

[2]王彩荣.乡镇档案工作存在的问题及对策[J].兰台内外，2011年03期.