探究如何实现科研档案管理的现代化

石媛嫄

摘 要：档案管理是科研活动中的重要管理工作，其有着极高的价值，可有效提升工作质量与工作效率，其可将音像、文字、数据进行存储，有着推动科研发展的价值。基于此，本文将围绕实现科研档案管理的现代化展开探究，并给予可实施意见。

关键词：科研;档案管理;现代化

提高科学研究和社会能力的重要条件和基础，而科学研究则是现科研档案管理的关键一环。因此，有必要加强现科研档案管理。现科研档案管理是收集科学研究数据记录科学研究活动的重要方法。因此，实现科研档案管理的现代化、标准化体系管理，能够更好地探索科研档案的本质价值，进而提升工作质量与工作效率，推动科研水平，促进科研建设以及发展进程。

1 科研档案管理现代化的重要意义

档案的最初含义是指能够记录和保存科研机构日常管理工作中的各种社会、经济活动的第一手材料，且主要由档案的形成者、情报价值以及载体共同组成，能够真实地展示出历史特征。科研机构档案管理是由该科研单位的档案管理者进行档案收集、整理、核对等一系列操作，其主要作用是为科研工作的后续服务。确切地说，科研机构档案管理是科研机构发展和改革的关键环节，可以说档案管理的工作质量与效率直接关联着科研机构工作的能否顺利进行，档案管理的发展是有利于科研单位工作开展的稳定性[1]。

中国逐渐进入新的经济形态后，各种经济、产业结构经过大幅调整，大多数科研单位逐步认识到实现科研档案管理的现代化的重要性，此外，上级部门还针对现今新经济形势作出了重要指示，也为科研机构优化档案管理指明了新的发展路径。所以，各大科研单位应根据问题与实际情况进行思考后作出相应的调整与优化，从而确保科研单位档案管理工作可以实现高系统标准、高目标导向的现代化档案管理模式，并且，各大科研单位需要不断创新与完善档案管理的新形式，进一步提高档案管理的实效性、科研档案管理工作水平以及档案材料的合理化、科学化使用，从而不断提升科研档案管理的质量以及效率，不断提升自身的地位和作用，以及提升对科研单位的作用力[2]。

2 实现科研档案管理的现代化的四大核心价值

科研档案管理现代化有着四大核心价值：1）控制成本：促进知识主导，沉淀科研单位的知识资产;避免因为档案管理人才的流失而造成的数据、资料的损失，进而保护科研单位的核心竞争力;降低了纸质文档的使用率及纸质文档处理的成本，大幅提升数量、资料利用的效率;规范音像、文字、数据档案的变更，避免错误版本的丢失使重复劳动更加简单方便，降低了劳动成本。2）安全：严格管控档案权限管理以及安全控制;现代化的系统管理，将各类文档分类备份，进而防止文件遗失;记录档案的借阅以及归还情况，进而避免使用文件的安全风险;全面记录运行日志，配合不受影响的权限机制，避免管理冲突;所有档案都有读取水印，可以有效避免科研文档被恶意扩散。3）效率：二级搜索平台，多种精确的搜索方法，解决了大量耗时搜索带来的损失;全面实现档案的现代化管理、环保，进而可以提升工作效率;拥有档案批量处理的功能，摒弃有着业务集成的归档编辑功能，工作事倍功半;科研档案管理的现代化并不限于单一的工具和单一的区域，是一个高效办公模式。4）协同：论坛、问答、微博、知识集结与共享等功能，促进了科研进度以及成果共享的社会化;统一办公门户为上下游组织的协同工作打开了通道，使部门与部门之间的沟通与合作更加畅通;在整个流程邮局的整个系统中，每个档案都可以发起一个流程来支持高效的业务审批;灵活的流程管理，结合实际的业务场景定制流程和表单，构建一个科学化、合理化的组织管理环境。

3 科研档案管理现存问题

3.1 档案管理水平低下

目前，科研机构档案管理存在现代化水平低、档案管理理念落后等一系列问题。虽然说部分科研机构也将现代化技术结合到科研档案管理工作过程中，但是在实际应用过程中，计算机技术的使用范围依然有限，并且，科研机构的硬件以及软件配置也不进人如意，无法达到档案管理现代化水平。此外，现代化计算机技术手段的缺乏会直接影响到科研档案信息的收集和储存，进一步影响档案管理的实施，档案信息的有效性以及真实性得不到有效保证[3]。

3.2 科研档案管理人员职业素质有待提升

科研档案管理者是档案管理的直接责任者，与档案管理有着很大的直接关系，他们的个人职业素养将直接关系到科研档案管理的工作效率以及质量。但目前不单单存在科研档案管理者并不是“科班出身”的情况，还存在部分档案管理者职业素养较低、档案管理工作不够不明确的情况，抑或科研档案管理者对档案管理工作重视不够、专业性极低的情况。同时，大多数科研档案管理者存在频繁的转岗现象，使得档案管理工作没有得到相关明确的职责分工。在很多情况下，档案管理者是始终是在一个分工不均、工作职责不清的工作状态中，进而导致科研档案管理者的工作效率较为低下[4]。

3.3 科研档案管理制度不够完善

科研院所的档案管理制度是在科研单位成立时便存在，其是依据科研机构的实际状况而设立的，在规范化方面起到了非常重要的作用。伴随着经济和社会的高速进步，科技也随之进步，且融入人们的生活中去，不断进步的社会使得科研单位的工作方向也在不断地变化，一切都不同于过去。但是，科研机构档案管理体制仍然是以前的管理方式，既不能适应新时代需求，又导致科研档案管理工作与其他工作内容产生混乱情况。如果仍然沿用传统的档案管理体制，就无法达到预期的实施效果。

4 实现科研档案管理的现代化

4.1 应用现代化技术

采用统一认证平台，与ERP、财务等系统一站式连接，贯穿组织所有信息系统，采用文件管理系统实现文档管理、网站内容管理（无需编程，使用系统实现内容更新）、合同管理。对文书档案、照片档案、业务档案等各大类档案，实施纸质档案与数字化档案的统一管理。并开发专有接口，实现与档案局的数据交换，全面实现档案管理的自动化。综合知识管理（技术文件、生产工艺、生产管理等）、综合档案管理、资产管理科学应用等实现信息门户与系统的集成，实现组织内部无论何时何地的即时沟通与合作。完成从档案管理流程自动化到知识资源集成的转变，能够有效地辅助决策[5]。

4.2 不断提升科研档案管理者的职业素养

科研机构要高度重视档案管理人员的专业性。因此，可以聘请水平高、经验丰富的专家和讲师，对档案管理人员进行系统的专业培训，不断提高档案管理人员的专业水平同时，要重视加强档案管理人员信息化操作水平的培训，建议相关管理人员加强政治、业务等要素建设，继续建设人力资源和相关制度，加大档案管理人员的培训和引进力度，规范档案管理，推进科研档案管理工作科学化、信息化进程。

参考文献

[1]马荣.医学科研档案管理工作的特点与发展趋势分析[J].中国集体经济，2019（30）：54-55.

[2]左永梅，李海山，宋世佳，郑振宇，李欣明.基层农业科研单位电子档案的建立及管理[J].安徽农业科学，2019，47（06）：262-263+269.

[3]田红磊.高职院校科研管理数字档案馆构建策略研究[J].工业技术与职业教育，2018，16（03）：54-56+79.

[4]钱敏.国有企业科研档案管理发展进程中的创新思考[J].数字与缩微影像，2018（02）：30-31.

[5]周振玲，浦汉春，王征业.提升基层农业科研单位科研管理工作效率措施的探討[J].农业科技通讯，2017（10）：22-24.