如何强化新生儿疾病筛查档案管理探讨

高雅

摘 要：档案管理工作是疾控中心整体工作中不可缺少的一部分。各科室及时收集整理业务档案，进一步对数据进行整合形成完整的工作信息，可为疾病防控决策提供有价值的参考依据。如果能够推进档案的信息化管理建设，提高档案管理的有效性、时效性，发挥档案信息的最大价值，将极大地促进疾病防控事业的发展。

关键词：新生儿;疾病筛查;档案管理

疾控档案是指在疾病预防及控制活动的过程中形成的具有保存利用价值的，如调查资料等档案文件。疾病档案的管理水平高才能保证资料的准确性、可靠性以及真实性，才能在疾病防控中体现出重要的应用价值。

1 开展新生儿疾病筛查档案信息管理工作内容

为贯彻落实《母婴保健法》，降低残疾儿童发生率，提升人口素质，开展新生儿疾病筛查是一项有效措施。通过对新生儿健康存在严重危害的遗传性疾病、先天性疾病开展专项检查，为早期诊断、治疗提供相关的医疗、技术信息。筛查工作开展的一项重要内容就是新生儿疾病筛查档案管理工作，为提升、规范档案信息管理工作，我们将其划分为三类：1）包括对新生儿实施疾病筛查基本信息的录入规范、检测报告结果等的档案管理;2）包括阳性确诊病例和诊治过程、可疑病例召回复查等的档案管理;3）与滤血片入库保存相关的档案管理。通过采用计算机对新生儿疾病筛查档案实施管理，利用其存储功能以光盘形式将档案存储，降低库存量，编制出相应的档案卷目录、全引目录索引、案卷存放位置索引、入名卡片索引等，便于进行信息检索。对新生儿的基本信息、采血标本以及实验室初检复检等信息进行记录，应用网络实现了数据信息的资源共享。

2 疾控中心档案管理特点

1）复杂的信息来源。疾控中心工作涉及面比较广，担负着突发公共卫生事件应急处置、食品安全风险监测与评估、疫情及健康相关因素的信息管理、健康相关危害因素的监测与干预、实验室检测与评价、健康教育与健康促进、技术管理与应用研究指导等职能，因此档案信息具有十分复杂的来源。

2）形成周期长。疾控包括卫生监测和疾病控制两大部分，有些工作受到自然规律的影响，一年四季都有其特定的工作内容，档案具有形成周期长的特点。

3）涵盖内容全球性。疾控机构的档案会涉及大量的流行病和传染病的问题，而这些问题不受地理位置的限制，在全球地区均可能出现，因此档案信息具有全球性特点。

3 档案管理存在几方面问题

1）缺乏一定的重视度。有些疾控机构并未专门设置档案管理部门，即使很多疾控机构设立档案管理部门，并安排了专门人员负责处理档案工作，但大多数也仅有1名工作人员，人员配备不足，当面对大量复杂的档案时，往往力不从心。

2）档案归档不及时。由于档案管理工作存在较高复杂性、周期长等情况，部分资料难免会存在归档时明显的延迟、漏归档的情况。

3）档案管理的信息化建设不完善。档案管理的很多工作主要还是停留在人工处理手段上，这对于建设信息化的档案管理体系毫无帮助。同时，档案仅可在部门内部使用，也难以实现信息的共享，影响了档案的利用率。

4）档案管理机制相对欠缺。机制的相对欠缺导致资料的整理工作不尽完善，仅对一些比较重要的资料做出了详细的归档要求，而对于次之重要的其他资料的收集和整理的约束还远远达不到要求。

4 相关解决措施

1）建立完善的新生儿疾病筛查网络。构建较为快捷便利的新生儿疾病筛查反馈渠道，对网络整体功能进行强化。依托区域内妇幼保健网络构建出追踪随访网络，以便在接收到可疑阳性报告时能够及时通知新生儿监护人，督促其在规定时间内复查及就诊，实现及早预防，尽早治疗。

2）对新生儿疾病筛查分级管理制度完善。健全疾病筛查分级管理制度，定制出详细、具体的疾病筛查工作目标、计划，对新生儿疾病筛查服务项目进行确定管理并开展实施，强化工作开展监督管理力度，确保制度能够发挥制约、监督作用，完善档案信息依据。

3）做好滤血片存储工作及相关纸质信息的存储工作。对接产单位进行新生儿疾病筛查岗前培训，明确产科主任、新生儿科主任等的责任，严把质量关;认真填写采血卡内容，字迹应工整，不能出现遗漏现象，以免造成录入人员的困扰，影响档案信息准确性。将采血卡片设置成上下联形式，把滤血片订付在上联，把新生儿基本信息资料（采血单位、母亲姓名、住院号、居住地址、联系电话、新生儿性别、孕周、出生体重、出生日期及采血日期等）填写在下联，以便存储经过检测的滤血片，还可以节约冰柜空间;明确制定采血滤血片合格的质量要求，并将采血滤血片名单信息等复制一份保存。

4）做好实验室工作。接受标本应做好登记工作，确保采血卡、采血基本信息表内容相一致后录入;对采血卡滤血片质量进行检验，存在质量问题需及时退回，并做好退回登记记录：实行统一的编号措施，确保每个血片都有独立相应的编号，并将信息、实验结果等录入，保存在光盘内。将基本信息统一制成表格，装订过后入档保存至少10年。要求录入人员熟练掌握计算机操作技术，进行文字处理及统计，并具备一定的档案管理工作经验。

5）可疑病例追访档案、阳性病例档案管理措施。（1）设置专门的可疑病例登记本，将随访情况进行记录，如存在地址不详、拒绝随访等失访现象，应明确注明原因并将情况告知采血机构、检测机构，方便其备案。（2）设置专门的确诊病例登记本，对每位患者基本信息进行记录，并构建转交登记本，转交登记本上应有治疗组医生接收病例时的签名。相关资料信息应保存10年。

6）做好采血片的归档工作。将经过检验的采血片卡的两联剪断分离，对付有滤血片的上联实施统一编号后采用橡胶圈将其扎紧捆好，装在封口胶袋中封盖于贮物箱内，在零下20℃度并举内保存。把填写有新生儿基本信息的下联依照编号摆放好后，采用橡胶圈将其扎紧捆绑好，保存在资料柜里。

7）提升档案管理人员的素质。现代化档案信管理工作要求管理人员具备较高的综合素质，加上新生儿疾病筛查档案内容包括的内容较多且复杂，管理人员素质不达标，会导致档案管理工作无法有效、顺利开展，应加强对档案信息管理人员的培训，使其能够更好地适应现代化的档案管理要求，提升综合素质。要求具有一定的新生儿筛查工作经验，对新生儿疾病筛查网络运作、管理等具备相关知识，可保证档案信息无误差。

8）做好资料登记、存档保管工作。包括新生儿采血登记信息、筛查数、活产数、反馈检测结果、确诊病例等资料，至少保存10年。

9）提升档案管理信息化水平。提升档案管理信息化水平，首先需要转变档案管理人员的思想意识，将档案管理人员思想意识中的传统的档案管理理念进行快速而正确的转变，只有档案管理人员成功转变了信息化管理理念，后续的信息化档案管理工作才有开展的可能。其次，疾病预防控制中心需要引进一批专业的科技人才，或者长期性的服务于档案管理工作，或者对目前在岗位的档案管理人员进行科学而系统的培训。引进专业的科技人才不仅可以将科学技术成功引进档案管理工作之中，而且还可以以此为基点，为疾病预防控制中心其他的信息化发展提供示范。再次，提升档案管理信息化水平需要对档案管理的设备进行系统化的升级，使档案管理人员在潜移默化中接受信息化管理的影响。

5 结语

伴随着不断发展的医疗事业，医疗档案信息会伴随防治工作的开展不断拓宽，也会对质量提出更高的要求。从基层着手，认真做好档案信息管理工作，实现规范化、信息化、标准化，全面提升新生儿疾病筛查檔案管理工作效率和质量，促进工作进一步开展。

参考文献

[1]杨群.解析档案管理对促进疾病防控的意义[J].世界最新医学信息文摘，2018，18.

[2]徐东.疾控中心档案管理质量提升对策的探究[J].中国城乡企业卫生，2018，06.