医院办公室档案管理工作的优化方法分析

许洁

摘 要：办公室档案是医院重要资料文献，记录着本院发展历程，全面做好医院办公室档案管理工作，必须结合时代发展特征，创新档案管理模式，努力加强档案管理信息化建设。本文将简单分析当前医院办公室档案管理特点，并综合探讨医院办公室档案管理工作优化方法。

关键词：医院;办公室档案;管理工作;优化方法

近年来，我国医疗卫生事业取得了巨大发展，医院服务职能得到了进一步优化，与此同时，办公室档案管理效率也在不断提升，管理模式开始转型为信息化与科学化。从整体结构来看，优化医院办公室档案管理工作方法，必须全面完善档案信息化与科学化建设管理机制，加强办公室档案信息化建设技术投入，培养档案专业管理人才，落实档案管理四大基本意识。

1 医院办公室档案管理特点

1.1 档案管理内容丰富

目前，医院办公室档案主要分为三种，分别是业务指导档案、医患关系管理档案、人事档案等。其中，业务指导档案又细分为内科档案、外科档案、妇科档案、儿科档案、心内科档案、消化内科档案、医疗科技档案和行政后勤档案等。医患关系档案主要是记录医生与患者以及患者和医院之间在诊治中产生的分歧，这种档案不仅体现了医院服务水平和医生的医术、医德，而且反映了医院的医风。人事档案主要是记录医生的晋升和聘任状况，这种档案数量至少有十几份。由此可见，医院办公室档案内容非常丰富。

1.2 档案管理工作关系着医疗文化建设

从整体结构来分析，医院办公室档案和本院医疗文化建设的关系主要体现在三个方面：第一，做好档案管理工作有助于加强医疗文化建设，完善医疗文化内容。当代医院会同步开展档案管理工作、思想教育工作和文化建设工作，以此宣传优秀文化理念，传承优良作风，培养内部工作人员的责任意识与职业价值观，塑造他们的医疗文化精神，不断加强本院文化建设，使医疗服务文化内容更为充实、完善和丰富。第二，促进医疗文化创新，明确医疗文化建设工作的发展方向。目前，在医疗文化建设中发挥办公室档案管理工作的宣传作用，积极渗透先辈的作风与优秀文化理念，有助于推动医疗文化创新，使本院文化建设的发展方向更为精准。第三，提高全体工作人员的文化素养，为医疗文化建设培养高素质主力军。医院在开展办公室档案管理工作和医疗文化建设的同时会对内部工作人员进行职业道德教育和文化方面的教育，從而全面提高他们的文化素养和职业素养，将全体工作人员培养成高素质医疗服务团队。

1.3 档案管理步入信息化

在信息时代，传统档案管理模式已经无法适应医院办公室档案管理信息化与科学化建设需求，顺应时代发展特征，优化医院服务结构体系，必须全面改善档案管理技术，使档案管理工作步入信息化。

2 医院办公室档案管理工作优化方法

2.1 提升档案信息化建设管理地位

全面做好医院办公室档案管理工作，使该项工作与信息时代发展特征相适应，这就需要医院档案管理部门高度关注办公室档案信息化管理工作，建立可行的档案管理制度。此外，还需要重视激励机制的构建，以此调动档案管理人员的工作积极性，使其全身心的投身于工作中。与此同时，医院档案管理部门既要努力实现办公室档案管理工作和既有信息化建设资源的有机融合，同时还要研究档案管理体制改革的发展趋势，确保相关的制度能够推动档案信息化与科学化建设的顺利开展，避免出现档案被随意篡改的现象，为档案数据的真实性与完整性提供有效的保证。

2.2 加强档案信息化建设

在信息时代背景下，加强医院办公室档案管理信息化建设，提高档案管理效率，必须加大办公室档案管理信息化建设技术投入力度，结合信息化与科学化建设的具体要求，对配套的软硬件设备进行及时的更新，为办公室档案信息化管理与科学化建设工作的开展奠定好物质基础。需要注意的是，真实性与完整性是档案的两个关键性指标，要对信息设备进行充分的应用，构建系统的档案管理信息系统，详细记录各种信息资料，在保证档案准确、真实、全面的基础上，促进其实用性的不断提升，使档案信息的查阅更加方便快捷，而办公室档案信息化管理平台的建立与完善都需要充足的技术支撑。

2.3 提高档案管理人员的专业素养

加强医院办公室档案管理信息化建设，全面优化档案管理应用档案，必须注重培养一支高素质的专业人才队伍，使其能够提升信息技术的综合应用能力。此外，还要重视档案管理工作人员专业素养的提升，使其能够符合办公室档案管理岗位的具体要求。其次，要对在岗人员进行系统的教育培训，要引导所有工作人员熟练掌握信息软件操作技术，并在实际工作中科学调配档案资料。与此同时，医院档案管理部门应充分借助信息技术对档案信息化管理与科学化建设工作进行定期考核，避免部分档案管理人员在实际工作出现失误与差错，进一步推进档案工作信息化与科学化。另一方面，医院档案管理部门应结合档案信息化管理目标，对档案管理人员的信息操作技能与职业素养考核工作制定可行的奖惩制度，这样有助于激发档案管理人员的工作潜能，规范他们的工作行为，确保他们恪守职业道德准则。

2.4 落实档案管理四大基本意识

落实医院办公室档案管理四大基本意识，提高医院办公室档案管理效率，档案工作人员应秉承使命责任意识，坚持主动服务意识，牢记创新发展意识，恪守动态管理意识。从微观层次来看，使命责任意识要求工作人员在开展医院办公室档案管理工作的过程中应认清自己的职责，恪守职业道德，认真学习办公室档案管理基础知识和操作技能，依法做好本职工作。主动服务意识要求档案工作人员充分发挥个人主动性与服务价值，使医院办公室档案管理工作能够服务本院的发展，协助本院制定建相关标准制度与准则，打造主动服务文化理念，从而使医院办公室档案服务工作更为规范、有效。创新医院办公室档案管理模式，推动本院的良好发展，必须树立创新发展意识，不断创新档案管理技术，与此同时，应重视促进档案管理文化创新，明确本院文化建设工作的发展方向，发挥办公室档案管理工作的文化宣传教育作用，打造独特的医院服务文化理念。此外，在大数据时代，各种信息呈现出“爆炸”特征，信息内容更新速度非常快，医院办公室档案信息自然也不例外，这对医院档案管理工作尤其是流动性管理提出了更高的要求。因此，档案管理人员应树立动态管理意识，把握好大数据时代的信息更新规律，做好档案信息的整合、分析与管理工作，根据变动情况，及时更新档案信息。另一方面，对于本院职业调整现象，档案管理人员应根据调整结果做好归档工作，将内部员工任免审核表、考察表、退休干部审批表、职称评审表等重要档案资料及时归档。

3 结束语

综上所述，全面做好医院办公室档案管理工作，必须着重优化档案管理方法，高度关注档案信息化管理工作的重要地位，建立健全相应的管理机制，努力实现档案管理信息化建设，不断提高工作人员的档案管理意识。另外，医院档案管理部门应注重加大档案管理信息化建设技术投入，努力培养高素质档案管理队伍。

参考文献

[1]王欢.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J].安徽农业大学学报（社会科学版），2014，23（4）：66-69.

[2]陈坚.浅析医院人事档案信息在人力资源管理中的作用[J].中外企业家，2018（34）：139.

[3]杨亦君.人事档案信息在人力资源管理中的作用分析[J].中国管理信息化，2018，21（21）：158-159.

[4]丁玺竣.医院人事档案对医疗人力资源管理应用的探究[J].办公室业务，2018（18）：169.