档案检索工具功能的局限性及改进方法探析

韩丽丽

摘 要：随着社会主义事业的迅速发展，档案数量不断增长，其内容和形式也发生着变化。在不同的时间和空间，人们利用档案的目的和要求各异，只靠一、二种检索工具还难以满足利用者，从不同角度来利用档案的需要。为此，文章主要就档案检索工具功能的局限性及改进方法进行了分析，以供广大同仁研究探讨。

关键词：档案检索工具;功能;局限性;改进方法

档案检索工具是对档案进行科学管理和查找利用的一种工具。它既存贮着馆藏档案的内容和成分，又具有提供档案线索和报道档案信息的功能。这种检索工具，它能帮助我们迅速、准确地查找到所需的档案，是我们提供档案利用的必要工具。

1 档案检索工具的主要类型

1.1 案卷目录

案卷目录是档案馆最基本、数量最多的检索工具。它是以馆藏档案全宗为单位，并经过系统整理，逐卷登记造册备查的一种目录工具。

现阶段，各级各类档案馆仍依靠它对档案管理和检索。但是，需要注意开放档案与未开放档案目录的管理与使用，以免造成未开放档案使用失泄密，危急国家安全与利益。笔者以为，案卷目录使用原则是：新中国成立后档案按解密划控规定，凡不属于控制使用范围内的档案均列为开放范围，可以开放使用;凡列入控制使用范围的档案均不得向利用者开放使用。新中国成立前档案除革命历史档案外均可向社会开放。简言之，除控制使用范围档案和革命历史档案以外的档案，均可向利用者开放案卷目录查找档案，以最大化发挥档案的作用。

1.2 卡片式检索工具

卡片式检索工具发展到今天，仍发挥着自己应有的检索作用，是档案发挥作用的重要检索工具之一。卡片式检索工具种类繁多，按其详细程度可分为案卷级和文件级（包括人物卡片）两种。案卷级卡片检索内容因同于案卷目录，一般情况下不予编制，往往用于较特殊载体档案的检索。文件级卡片在著录中是以一份文件为著录对象进行著录，信息检索准确程度高，得以普遍使用。同时，它还具有数字化检索体系建设基础之功能。这种功能表现在：卡片上各种检索信息内容都可转化为数字化档案馆建设所要采集的信息，从而提高数字化档案馆建设的速度。

1.3 专题目录和各种索引

这种检索工具具有社会历史发展阶段的痕迹，适宜范围很广，灵活性强，是为适应当时党和国家及社会需要而编写的一些开放的专题目录索引。例如，20世纪80年代为适应当时全国编史修志高潮，各地档案馆大多编制了适应本地区编史修志需要的专题目录索引，使档案的作用得以发挥，取得了显著的社会效益，档案工作得到了全社会的重视和支持。现阶段为适应关注民生、服务民生工作的需要，不少档案馆编写了有关民生方面的专题目录索引，向各级党政机关与社会各界提供档案信息服务。

1.4 其他检索工具

1）全宗介绍。是以文章叙述的形式介绍和提示档案馆所保存的某一个全宗档案内容和成分及其意义的一种检索工具。它是编辑档案馆指南的基础。2）档案馆指南。它是全面概述和提示档案馆馆藏档案全宗数量及各全宗档案种类与内容的一种检索工具。此外，还有馆藏全宗名册、案卷目录登记簿、全宗组织结构索引等检索工具。

1.5 计算机检索工具

随着信息时代的到来，计算机技术以无可比拟的优势渗透到了各行各业。如果将计算机技术具有的数据信息处理功能应用到档案提供利用工作中，将大幅度提高档案馆提供利用工作的效率和质量，取得显著的经济效益和社会效益。实践证明，利用计算机技术检索档案，可以大幅度缩短查找档案的时间，并通过网络技术，较短时间内查找齐全与利用目的相关的档案材料。由于检索速度快，搜寻内容准，利用效果必然就好。

2 档案检索工具功能的局限性

1）可检索利用范围狭窄，直接影响档案作用发挥。实践证明了一个不争的事实，那就是档案的有效利用率正逐年下降，档案的作用得不到有效地发挥出来，一定程度上制约了档案工作的开展。纠其原因，无外乎历史原因和现时原因。尽管如此，我们也要坚定地走下去，争取早日实现档案检索计算机化。

2）社会对档案检索工具的认识程度差。据调查，人们对查找档案内容途径几乎一无所知，就更谈不上对各种检索工具的功能、用途的认知和使用。

3）档案服务方式落后。目前，档案的服务方式只能依托现有的检索工具，还局限在“你来我查，你问我答”的被动服务方式，缺乏现代化快速查找提供利用的氛围。

3 档案检索工具功能的改进方法

3.1 档案检索工具工作理论要发展，對其认识要进一步提高

档案检索工具是记录、报道、查找档案材料的手段，是开发档案信息资源的工具，是揭示馆（室）藏的重要手段，档案馆（室）的各项工作就是正确处理“藏”与“用”的关系，收藏的终极目的是供人们使用。档案馆（室）通过收集工作，把档案集中保存起来，但档案不能自动发挥作用造福于人类。自古以来，由于档案工作的政治属性和一定的保密要求，档案馆（室）被视为禁区，究竟保存着什么样的档案材料，外界无法知道，更谈不上去利用。在社会主义国家，档案是人民共有的文化财富。机关档案室保存的档案供机关用;档案馆保存的档案，可向社会开放供人民大众用。为了让各行各业的工作人员和人民群众了解档案馆（室），存些什么档案，价值如何，有无自己所需要的档案材料，并能把所需档案从茫茫的档案海洋中迅速准确地查找出来，这就需要借助检索工具帮助利用者打开档案馆（室）（库）的大门，沟通档案材料与利用者和档案人员之间的联系。检索工具对已入藏的档案信息进行加工和形态上的转换将馆藏缩影展现在人们的面前，只要掌握了使用方法，就能在最短的时间内，以最少的精力，从数量浩瀚的档案中，顺利地提取和输出所需要的档案信息，因此，强化档案检索工具，加大其工作力度，确是检索工具工作的当务之急。

3.2 档案检索工具工作的思路要开拓，检索工具工作的力度要加大

首先，检索工作要从单一型的低层次开发，逐步向多元化的高水平发展，要改善检索工具工作的条件，敢于运用计算机等现代化设备和先进手段，及时、有效地实施开发，缩短加工时间与传递时差，提高利用的时效，同时，还要充分运用现代通讯技术，加强馆（室）之间档案检索工具的交流，扩大馆际间实现情报交流，资源共享，又能帮助各馆工作人员扩大视野，掌握和了解各馆之间馆藏和开放档案情况，有利于档案工作人员做好咨询服务工作，当好利用者的参谋， 档案馆之间由于信息渠道畅通，可以通过提供重份档案，相互复制等方式互通有无，对于丰富馆藏，提高服务质量，均有积极意义。

其次，检索迅速准确。档案检索效率和质量的高低，主要看查找是否迅速和是否具有较高的查全率。所谓迅速，是指导面对堆积如山的档案材料，无论利用者以何种方式或角度索要都能及时查出，这就要求检索工具种类适当，职能划分正确，组织合理，排列有序、结构性能好，方便查找，所谓准确，是指凡利用者要求提供的档案材料，一查就能查到，并能及时提供出来，如果没有也能肯定答复，做到准确无误，把漏检与误检降低至最低限度，这在很大程度上取决于检索工具对档案内容和外形特征的著录与标引的质量。

4 结语

总之，档案检索工具工作是一项专业性、研究性很强的工作，该工作对于现代档案事业的进程和发展都具有至关重要的作用。

参考文献

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