档案规范化管理体系构建初探

赵颖

摘 要：档案管理工作是对档案信息进行管理并提供服务。在档案管理工作中通过规范化、标准化的管理能够有效地提升档案管理的水平和质量，更好的发挥档案的凭证价值和参考价值，服务新时代经济社会高质量发展的要求和目标。本文对档案规范化管理体系的构建进行初步的探讨，并结合工作实践提出建议。

关键词：档案管理;档案规范化;档案管理体系

1 档案管理工作

档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究（见档案文献编纂）、档案提供利用。

档案管理工作的内容是档案的本身，档案工作的课题是档案的查阅者、使用者，服务的根本是对档案进行收集、整理、鉴别、收藏、开发利用。档案管理水平与质量与社会对于档案文献资料的凭证价值与参考价值应呈现同向正比增长趋势。二者处在从不适应到适应的不断矛盾过程中，从而推动档案管理工作向前发展。从几千年档案管理的历史来看，档案管理是由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。

档案管理工作是对于本部门、本行业的文献进行管理的工作，同时也是为档案利用者提供服务的工作，更为重要的是档案中的文献内容决定了档案工作的政治性。档案管理工作是在经济社会发展过程中对各类文献的收集、整理以及使用的管理工作。同时，应当看到档案管理工作不是一项单独的社会管理工作，是依托于经济社会发展，作为经济社会发展的重要组成部分。档案信息资源所提供的文献查阅、档案编研、档案信息资源开发利用等工作是档案管理工作服务属性的具体体现。

2 档案规范化管理体系构建

档案管理工作内容众多、环节复杂，因此构建规范化的管理体系和标准能够有效地提升档案管理的效率，保障档案安全，更好的发挥档案信息资源对于经济社会发展各个领域的决策支持作用。在档案规范化管理体系的构建上应从档案管理规划、档案管理的制度、档案管理的岗位设定与职责明确、档案管理的流程规范、档案管理的标准化、档案信息安全、档案管理的监督、档案管理的评价等多个方面共同构建档案规范化管理体系。具体而言，一是档案规范化管理的发展规划制定与实施。档案管理规范化的基础是有明确的指导思想、基本原则、发展方向、重点工作、保障措施等，通过档案发展规划能够较好地明确工作目标、工作职责和工作任务。因此，在档案规范化管理工作中首先应有相应的规划，在规划的周期上可以是短期，也可以是中长期，通过规划引导档案规范化管理。二是的档案规范化管理的制度健全与完善。档案规范化管理的前提是有合法合规的制度保障，在制度健全与完善中应按照国家相关法律法规的规定进行相应制度的制定。三是档案规范化管理的崗位设定与职责明确。档案管理工作涉及档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案使用等环节，对于每个环节而言明确岗位职责能够较好的实现规范化管理。四是档案规范化管理的流程梳理与再造。档案管理环节众多决定了档案管理工作流程必须通畅、合理，通过流程规范化管理能够提升档案管理的效率和稳定性。因此，在档案规范化管理过程中应对现有档案管理流程进行梳理，对不合理的流程进行再造，形成能够最大限度提升工作效率、保障工作质量的档案管理流程。五是档案规范化管理的指标选取与标准化。当前，档案管理工作不单是简单的对于档案保管，更为重要的是发挥档案信息资源对于经济社会的决策支持作用。因此，在档案规范化管理工作中应对档案管理的指标进行筛选，同时按照档案管理的一般规律进行标准化制定，形成行业之间以及区域之间互通互联、共建共享的档案管理体系。六是档案规范化管理的信息安全。档案管理工作中涉及个人信息、组织信息等非公开档案信息。因此，在档案管理工作中应严格按照国家法律法规保障档案信息安全，通过制度、管理、监督等多种手段保障档案信息安全。七是档案规范化管理的监督。监督是有效提升档案管理效率和质量的途径。在档案规范化管理的监督工作中应将自身监督与外部监督相结合，保证和提升档案管理的水平和质量。八是档案规范化管理的评价与改进。档案管理工作应在一定时间节点或一定工作任务结束的时候进行动态评价，并将评价的结果及时反馈给工作人员，依据评价的意见进行规范化、管理实践方面的改进，不断提升档案管理的质量。

3 档案规范化管理建议

档案规范化管理的建立与实施是提升档案管理工作水平和质量的有效途径，通过档案管理规划、档案管理的制度、档案管理的岗位设定与职责明确、档案管理的流程规范、档案管理的标准化、档案信息安全、档案管理的监督、档案管理的评价等共同构建的规范化管理能够较好地实现档案管理服务经济社会发展的目标和要求。在档案规范化管理工作中，结合工作实践，提出以下三个方面的工作建议。一是加强政治理论及档案管理理论的学习，以先进的理论促进档案管理工作的实践。随着新时代经济社会高质量发展的总体目标和要求，对经济社会发展的各行各业都提出了新的要求，政治理论学习能够引导各项工作高质量地开展。因此，进行档案规范化管理的首要任务是不断加强政治理论学习，提高政治站位，以新时代中国特色社会主义理论来指导档案管理与服务工作。同时，随着档案管理工作的高质量开展，在档案管理理论的研究上也不断深入，因此作为档案管理工作者也应不断加强档案管理新理论、新理念的学习，以档案管理创新理论提升具体工作的水平和质量。二是不断提升专业技术能力和综合素养。档案管理工作对工作人员的专业技术能力要求较高，同时由于档案涉及人事、组织、管理等多方面内容，对档案信息安全也有着较高的要求，这就要求档案管理工作人员必须具备较强的法律意识和信息安全意识。因此，在档案管理实践工作中应不断通过业务学习提升专业技术能力和综合素养。三是善于学习和应用不断发展的信息技术所带来的新科技、新成果。信息技术的发展为档案管理工作提供了更多的辅助技术，充分发挥信息技术在档案管理工作中的优势，能够提升档案管理的效率、安全和质量。因此，应不断学习并善于将信息技术与档案管理工作实践进行深度融合，提升档案管理服务工作的水平和质量。

参考文献

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