浅谈医院公文处理与档案立卷归档工作的衔接

魏睿懿

摘 要：在档案的日常管理过程中，公文是主要的档案资料，也是档案立卷归档的重要前提和基础性的工作，所以做好医院的公文处理工作对强化档案管理水平具有非常重要的现实意义。本文通过具体论述医院公文处理与档案立卷归档工作的衔接策略，旨在保证医院档案管理的实效性。

关键词：医院;公文处理;档案立卷

医院公文这种文书具有较强的特定效力和法定效力，更是医院对外进行沟通、协调的重要媒介载体，也是医院更好地发挥职能的重要工具。医院公文与档案是同一类文件的不同表现形式，所以不管是医院上级部门来文所形成的公文形式，还是医院在日常管理过程中所形成的公文，在最后的管理過程中都需要进行档案资料立卷归档工作。从另外一个方向来讲，公文就是医院档案资料管理的前身，而医院的档案资料主要是由公文转化而来，所以档案资料就是医院公文处理之后的归宿[1]。在医院公文处理与档案管理工作的衔接过程中，公文是非常重要的主体，而医院公文处理程序与档案立卷归档管理工作之间存在着非常紧密的关系，所以为了能够切实做好医院公文处理工作与档案资料的立卷归档工作，便需要医院公文管理人员在做好档案归档的过程中需要为以后档案管理人员查阅、检索利用奠定好坚实的基础。因此，为了有效提升医院档案管理的水平，便需要明确医院公文处理与档案立卷归档之间的关系，合理地将医院公文资料转化成为档案，积极做好医院各类公文资料的管理工作。

1 及时立卷归档，为公文与档案的转化做好衔接

在医院档案管理的过程中，公文处理是非常基础性的工作。当医院在日常运行过程中制发公文结束之后，便需要积极的安排专人进行整理与归档。医院的公文文件制发人员在日常的工作中应该充分重视公文的收集工作，积极倡导“马上办”的工作作风，着重强调公文处理的及时性，如公文的及时收集、公文的及时分类，切忌将医院的公文积压起来。同时，医院的各个部门在处理完文件材料的时候，应该紧密结合医院档案资料的立卷原则和方法，统一安排文秘人员进行保管，统筹做好医院公文的排序、编号和归档工作。其中，医院公文的立卷和归档是医院在运行过程中各类文秘工作开展的终端环节，而是档案管理工作的开始环节，所以医院公文处理便成了医院工作与档案管理的重要衔接点[2]。因此，作为医院的文秘人员应该有计划的整理各类文件资料，并将其按照一定的原则进行分门别类，这样便能够为之后档案的查阅和档案立卷奠定坚实的基础。

2 实现公文处理的规范化和科学化，保证档案文件的完整性

在医院公文处理的过程中，针对立卷归档前的上级来文涉及多个环节，所以便需要保证公文处理的规范化和科学化，制定科学合理的公文处理制度，切实保证医院公文处理的规范化和科学化，全程进行公文跟踪，以便能够为医院档案的立卷归档创造良好的条件。其中，作为医院公文的接收人必须进行签字接收，合理设立文件处理的台账，及时更新医院公文来文的具体信息，如公文的处理状态、公文的去向，避免在医院公文处理的过程中出现漏传、横传的现象，并在公文处理结束之后将处理完毕的公文与未处理完毕的公文分开进行存放，积极做好档案资料的收集、分类等归档工作[3]。针对需要进行归档处理但又不符合要求的公文资料需要采取有效的补救措施，坚持以符合医院档案管理的要求为前提，积极寻找医院公文处理的经办人，待经过相关部门的核实、补办处理之后，并给予一定的说明，充分凸显出医院公文的价值，合理调整医院公文的保管期限，从而切实保证医院档案文件的系统性和完整性。

3 增强公文和档案管理人员管理意识，提高文秘人员专业水平

为了能够更好地做好医院公文处理与档案立卷归档工作的衔接工作，便需要医院文秘工作人员积极参加公文处理和档案业务的学习工作，有效提升医院文秘工作人员的专业水平。同时，作为医院的文秘人员应该明确岗位职责，深入学习公文处理和档案管理的各个要素，尤其是《国家行政机关公文处理格式》和《国家行政机关公文处理办法》等相关的法律法规，并将其作为医院公文处理的重要标准，认真进行学习，以便将这些法律法规合理的融入医院的公文处理与档案立卷归档工作中，切实保证医院公文处理与档案立卷归档工作的实效性。

总之，医院公文处理与档案管理工作是相辅相成的，所以需要积极做好医院公文处理与档案管理的衔接工作，制定科学合理的医院公文处理制度和档案管理制度，强调公文处理与档案的精细化管理，不断优化医院公文处理与档案管理的衔接机制，以此保证档案管理工作能够更加顺利地进行，最大提升提升医院档案的水平。

参考文献

[1]林桦.协同OA办公系统提升医院文书档案应用初探[J].城建档案，2016（8）：52-53.

[2]冼茂娟.做好医院公文管理，推进档案工作规范化[C].新形势下档案资源管理服务.0.

[3]陈艳芳.浅谈办公室档案管理中的公文处理主要程序[J].工会博览：理论研究，2019（12）：233-233.