煤矿基本建设项目档案收集归档和整理

吕思慧

摘 要：在煤矿建设工程中，不单单需要注意工程建设实践本身，还要将煤矿建设工程从开始到结束，整个过程的相关信息以档案形式保留下来，它能够表现工程建设的相关情况，为以后建设参考需要或者质量问题追究提供依据。随着煤矿行业的兴起与发展，煤矿企业也需要迎合社会格局变化，接受新的挑战，使煤矿企业更具优势，扩大市场。所以，煤矿基本建设项目档案收集存档和整理变得非常有必要。但是，目前煤矿基本建设项目的档案管理还存在不少不足之处，有待改进，本文将叙述关于煤矿企业基本建设档案管理的一些问题和解决方法。

关键词：煤矿;档案管理;基本建设项目

对档案进行收集和整理是档案管理部门要处理的基本事务，主要是将企业的相关材料进行接收、搜集、统一起来，而档案的保存是否完好以及整理结果的好坏都可以通过收集工作展现出来。煤矿企业的档案管理人员必须明确档案收集工作的要求和标准，应该遵从国家有关规定，规范管理工作，通过实际有效的方法将煤矿企业有储存和使用价值的相关材料集中到企业档案管理部门，有利于统一管理，便于日后需要时查找和使用。

1 煤矿基本建设项目档案收集工作中的问题

1.1 档案收集不到位

煤矿基本建设项目档案的收集整理工作应该是要和工程建设在同一频道，一起进行，这样才能确保工程建设项目档案内容的全面，防止出现遗漏现象，同时档案内容真实可靠。但是很多工程建设都是快结束的时候，建设部门才想起档案验收工作，更严重的是，有些建设部门都不知道有档案验收的环节，然后匆忙收集材料以及整理一些重要的根据，不过因为时间紧迫，致使大部分工程建设材料遗漏，不全面。为了完成表面工作、通过工程建设档案验收环节、获得质量保证金而敷衍了事，弄虚作假，大都不是原件，真实性不高，实际工程建设与档案材料内容不符。

1.2 竣工交接材料收集不全

煤矿基本建设项目档案的收集工作影响着煤矿工作人员对档案的提取和使用，所以对于煤矿基本建设项目的有关资料都应该经过整理归纳，保留在档案袋内，便于以后查找使用，节省时间，尽快达到目的。煤矿基本建设项目的收集包含了对纸质档材料、电子档材料和新型载体材料的收集，比如工程图纸、有关文件、磁碟等等。以工程图为例，工程图是进行工程建设的参照，能直观地展示整个工程项目建设，自然也是档案收集工作的重要项目，但是煤矿基本建设项目档案管理标准不严格，没有全面系统的管理制度，负责档案管理的工作人员和技术人员之间对要收集的档案材料认识不到位，理解不一致，技术人员不是专业的档案收集人员，对工程建设项目的材料收集内容不确定，对收集到的材料也不知道到底有没有用，一律交给负责档案管理的工作人员，重要材料缺乏，导致收集工作没有意义，效率低下，材料也没有使用价值，存档困难。还有工程建设部门并没有按照竣工实际情况更改工程图，造成交接材料與实际情况不匹配、交接材料不全面的现象。除此之外，煤矿档案管理人员也有一定责任，因为没有加入档案收集工作中，没有起到督促和引导的作用，导致档案收集过程不顺，相关材料缺失，存档困难。

2 煤矿基本建设项目档案收集工作中问题出现的原因

2.1 档案收集意识不强

煤矿企业相关管理层对煤矿基本建设项目档案的收集和整理工作不重视，一心抓工程建设进度和质量，对档案管理不了解，接触少，思想上对档案管理存在偏见，忽略了档案管理工作在煤矿建设项目中重大意义。档案收集工作应该要由专业的工作人员进行，但是一般情况下，为了省事，有些工程建设部门都是招聘兼职，让兼职人员来收集档案材料，或者直接找其他部门的工作人员接替此工作，不论是工程建设管理人，还是基层工作人员都自动忽略档案收集工作，这就导致了档案收集工作中各种问题层出不穷。

2.2 档案管理制度不规范

确保档案收集工作是进行档案管理的先决因素，收集的材料也是档案管理的主要内容，所以，档案管理制度的规范性直接关系到档案收集工作。很多煤矿企业在进行煤矿工程建设时，往往注重于工程施展进度，工程建设质量以及项目资金流动，不重视档案管理制度的优化，缺少完善的管理制度束缚，档案收集工作存在感不高，使得工程建设结束以后不能按时转交材料，不利于与档案管理部门顺利完成交接工作。质量保证金得不到返还，不利于煤矿企业持续运作。档案收集工作进行有难度，不利于提升档案收集工作效率，进而影响档案

验收。

2.3 煤矿档案管理部门督促不力

煤矿基本建设项目档案收集不单单是工程建设部门的工作，同时也是煤矿档案管理部门的工作，煤矿档案管理部门要起到督促、引导收集材料的工作人员的作用，避免其走弯路，收错材料，进而提升工作效率，保障工作质量，完成基本任务要求。要根据煤矿基本建设行业本身特性，与各部门多多沟通，默契配合，相互照应，积极开展档案收集工作。但是实际档案管理部门工作人员职业修养高度不够，没有发挥其督促、引导作用，使得档案收集不顺利，存档困难，不利于进行档案管理工作。

3 煤矿基本建设项目档案收集工作中问题的解决方法

3.1 增强档案收集意识

在煤矿基本建设项目工作启动前，档案管理部门就应该要与工程建设部门管理人员协商，讨论档案收集工作的进行，根据实际工程建设安排合适的档案收集工作的方案，有计划有条理地落实收集工作，提供档案收集需要的具体材料内容，保证档案收集工作人员的工作效率以及保障收集材料的价值。同时，工程建设管理人员还应该对工程建设部门所有工作人员强调档案收集的必要性，增强工作人员的档案收集意识，保证日后收集档案材料时工作人员能积极配合，提供相关资料，提醒管理部门落实档案收集工作。

3.2 完善且规范档案管理制度

工程建设部门管理人员必须要完善以及规范档案管理制度，要明确各个工作岗位上的主要负责人，将责任切切实实地落实到个人，出了问题一查便知道是谁负责的，进行相应的惩罚，当然，做得好也可以给予奖励，赏罚分明。在煤矿基本建设项目档案收集方面，主要负责人要加强对档案的管理，让工程竣工材料能按时完好地转交给档案管理部门，顺利存档，有利于日后工作需要而提取，发挥其最大价值。从工程建设启动开始，直到工程建设结束，负责人工作进度都应该与工程建设进度保持一致，全程记录，将有关的档案材料安排妥善，完成与档案管理部门的交接工作，有利于通过档案验收环节。

4 结语

煤矿工程建设的质量不仅关系到煤矿企业的名誉，还关系到煤矿生产的安全性，所以煤矿企业非常重视。但是，煤矿基本建设项目档案的收集与管理工作同样也很重要。在注重工程建设质量的同时，还要注重煤矿基本建设项目档案的收集与管理工作，明确档案收集材料内容，提升材料收集的效率，便于通过煤矿基本建设项目档案验收。

参考文献

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