高校档案管理服务质量优化问题研究

张晓静

摘 要：档案作为一个时代发展一个国家发展的积累，具有重要的作用，档案对于高校的发展也是意义重大，高校的档案管理是对高校成长的见证，也承担着高校的基础管理工作，随着我国社会知识水平的发展，档案的水平和数量在不断增加，人们对档案的需要量和水平也有了很高的要求，这也为我国高校档案管理发展提供了十足的原动力。高校档案服务的好坏是一个高校服务水平的最基本的体现，对于高校档案管理的公共服务如何满足高校师生和社会的基本需要是高校档案管理的一个挑战。本文在研究高校档案发展的大背景前提下，对我国高校档案管理存在的基本问题与发展方向进行了探讨，对我国高校档案管理提出了新的构想，希望可以为未来高校档案管理提供新的思路和方向。

关键词：高校;档案管理;服务

1 研究背景

高校作为服务师生和社会的主体，有着对知识的传承和继承的功能，高校档案管理在其中发挥了十分重要的作用，档案管理承担着对学校的发展、科研的创新等方面的服务功能，同时也有为社会服务的基本作用，高校档案管理的服务能力也间接的考验了学校的整体服务能力，作为一个高校的窗口性服务单位，档案管理工作需要不断更新技术方法，需要更好地为各个不同阶层的需要者服务，提升整体服务质量，2014年，中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（以下简称《意见》）。意见中对推进档案管理和档案建设提出了相关的意见和条例，其中在对服务的方向上进行了重点的阐述，提升档案开发利用水平的指导要求，优势是对有效的服务进行了说明，明确要求各级档案馆要面向社会进行档案的开放。

高校作为档案管理的一个重要部门，其重要意义不言而喻，随着历史得发展，高校档案的建设显得尤为重要，我们在发展中不仅要看眼前，更应该看历史，高校档案管理是一个学校历史的沉淀，是师生了解学校发展，了解现状的一个重要依据，同时也承担着为社会服务的基本职能，同时应当相应国家的号召，向社会开放档案的基本内容和情况，提供更高级的档案服务，实现高校档案价值的最大化。作为一名高校档案管理工作者，面对着当前时代的发展对档案的要求，时代的快节奏发展，数据量的不断增加，以前单一的管理模式和收集整理模式已经不能满足高校发展的要求和社会对高校档案质量的要求，必须适当作出调整，发挥高校科研与知识主阵地的特点，加强高校档案管理的质量，更好地满足师生和社会对高校档案管理质量的要求。

2 研究的目的

目前我国在文化方面的主要矛盾是人民群众日益增长的物质文化需求，与社会生产力相对落后的矛盾之间的关系，在高校档案管理中，这一矛盾更为明显，高校是一个相对学历水平较高的地方，除了要为社会提供服务的同时，涉及到现有和以往学生的基本档案管理，职能更加全面，设计面更广，尤其是对知识量的要求更大，承载着学校发展与创新的基本理念，维持研究高校档案管理中存在的服务性问题和基本要求，对高校档案管理工作有十分重要的意义，为未来可以更好地为需要相应档案的人提供更加全面快捷的服务。

3 国内外研究的进展

国内高校档案管理在研究中更多地注重对自身教学和科研的要求，对社会服务方面有待提高，在社会服务方面还有待进一步拓宽相应的领域，但是从服务的水平和服务的质量上看与社会服务的档案管理相比也有自身的优势，例如科技含量相对较高，高水平的手段与高水平的知识量较大，我国高校档案管理的发展史是伴随我国高校发展水平来决定的，也是一个高校发展的体现，高校质量的层次不同，其档案管理的层次也有不同的差别，在我国的档案管理还有很多问题有待解决，例如如何服务大众，如何加强大众服务进程，怎样结合更多元的知识来完善档案水平等工作都需要进一步完善。

国外对档案管理要追溯到1790，比我国要早很多，这也打开了档案公共服务的先河，成为档案界的一个里程碑。现代的开放也是为了更好地普及相应的知识，民众可以根据自身的需要进行知识的查阅，虽然现在手段对知识的查阅相对简单，但是档案管理部门的资料在质量和数量上还是有一定优势的，外国的档案管理中设计到一定的法律制度，这一点比我们的建设要先进，重视保护个人的隐私，我国档案管理中也应有相应的规定，这样可以更好地开放不同的档案，国外在档案的互通间做地相对较好，可以通过查询系统了解相应的文件，可以借阅相关单位的文件，这些都很好地满足了读者对文件质量的

要求。

通过了解高校档案发展的历史不难看出，我国和国外的高校档案管理都在尝试更好地提供社会服务，但是公共服务的水平和能力还有一定的差异，我国的服务发展较晚，理念和水平还需要进一步提高，这些需要我们在外来的工作中进行实践和总结，发挥自身的优势，借鉴外国成熟的发展理念，提升我国高校档案管理的总体水平。

4 高校档案管理服务的职能

档案作为一种重要的服务型工具，尤其重要的价值，不管是对形成这还是对使用者来说都十分的重要，对形成者来说档案的作用会不断弱化，随着时间的推移，档案管理工作更多的是往存储方面转移了，对于使用者来说这种价值在不断放大，可以使使用者更少走弯路，加强研究的深度和广度，高校档案管理是一个集教育与管理与一身的系统，对价值的利用是十分的广泛的。

高校的档案管理是一个重要的服务型工具，高校档案管理既是一个实体，也是一个事业，档案管理是一项社会各个方面服务的工具，档案管理的服务性是存在的基本依据，高校档案管理作为一个重要的服务性机构，无疑是一个重要的理论践行者，为此更好地进行档案工作建设是十分重要的，也是社会发展的需要。

5 高校档案建设中存在的问题与意见

首先是我国的档案管理不够完善，随着时代的变化，档案建设的方式和领域在不断更替，针对我国的档案管理应急机制不夠合理的局面，应该有所改变，相对于更严格的法律建设在高校制度的建设上我认为应该更加全面。随着我国技术水平的发展高校档案馆接触的档案载体越来越全面，从过去的纸质资料向新型载体，视频、音频或是更新载体的档案正考验着我们应该如何将这些档案收集、整合成人们所需要的信息资源。针对新的发展领域，档案管理的总体水平和能力需要不断提升，并且需要档案管理制定相应的应急和应变预案来完成自身的使命。

其次是服务理念问题，我国的高校在发展过程中在服务方面始终落后于社会档案服务，其中有自身因素，也有社会大环境的影响，但是总体来说是缺少自主创新和竞争意识，一个好的服务性单位不能故步自封，要打破原有的服务模式，对接待和管理进行十分严格的考核，以此来增加档案服务的整体水平。高校档案在作为社会服务的一员中要注重了解公众的需要，了解自己的工作价值、服务价值，以人为本更好地为客户服务，使高校档案管理向社会化发展方向转变。另外人员思想也应该转变，不只是定位于服务师生，在自身素养上下功夫，提升服务能力和水平，主动询问用户利用需求，学习图书馆、博物馆等机构的交流沟通方式加强与利用者的实时互动，结合学校自身拥有的档案特点，提供除此以外更丰富、更多样的档案，从而使档案管理事业有一个更大的跨越。

第三提升档案的总体价值，高校的档案管理更多的是注重单一的档案效能，进行存储，但是社会需要时将档案归类后形成的基础知识，高校档案管理更应注重知识的总结和整理，提升单一档案的总体价值，同时还要更好的收集相应的知识点，进行更好地融合，着未来将是我国高校档案管理发展的主要方向。

6 小结

根据我国社会发展的需要，对高校档案管理进行一个全面的梳理，加强我国高校的档案建设与管理工作，既可以更好地为高校师生服务，同时也可以更好地为社会提供相应的服务，这是档案管理的基本职能，在未来的发展中高校档案管理需要更加系统，也需要管理者提升自身的素质，更好地完成档案管理的这一基本任务。

参考文献

[1]徐蔚.论高校档案的社会化与社会服务功能[J].北京档案，2010，（01）：30.31.