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档案材料收集工作的现状及改善途径的思考

2020-03-23何彩霞

卷宗 2020年2期
关键词:档案思考现状

何彩霞

摘 要:本文从档案材料收集是档案管理全过程中第一道程序入手,对档案收集工作存在的不足进行思考,指出档案收集工作的随意性、被动性、单一性;改善档案收集工作,加强档案法律、法规的宣传教育,建立健全规章制度,严格考核;利用“互联网”的原理,并通过办公自动化(OA)或OA与档案系统相结合实现文档一体化管理。

关键词:档案;收集工作;现状;思考

档案材料的收集是档案管理全过程中第一道程序。及时收集内容翔实、完整而系统的原始档案材料,是形成某一种优质档案的基础。然而,由于档案材料的分散,档案馆人力不足等因素的限制,加之缺乏明确的规范约束,当下档案材料收集工作不尽人意,表现在:首先,档案馆工作人员不能及时获得档案材料的信息,不能积极主动深入现场收集档案材料,而产生档案材料的单位或部门不能及时上交材料,拖延上交时间,甚至丢失材料。收集方和上交方,双方都表现出明显的被动性。其次,上交材料存在随意性和片面性,以及上交材料内容单一、载体单一、缺项、不全等。

鉴于档案材料收集工作所存在的不足,笔者对改善档案材料收集有如下思考:

一是加强有关档案的法律、法规宣传教育,提高社会各界对档案的意识;二是建立健全规章制度,规范档案材料收集工作;三是创新档案收集工作的方法。

1 档案收集工作的现状

1.1 收集和上交工作的被动状态

本局及下属单位的档案工作,在较长时期内处于封闭或半封闭状态,与社会各界缺乏沟通,档案管理部门不了解社会的需求,社会各界也不十分了解档案材料的价值,从而使档案收集工作缺乏普遍性和针对性,社会各界也不能主动归档材料以及有的放矢地运用档案。

从档案管理部门而言,人员的业务素质不很高,又由于缺乏竞争机制,致工作缺乏主动性和创造性,不能主动关注或不参与本单位的重大活动,难以获得有价值的信息,只是被动地坐等档案材料的送达。

产生档案材料的单位、部门或个人,未认识到材料须及时归档的重要性和必要性,有的则为了图自己使用方便,不愿意把应归档的材料上交档案部门归档,尤其是非文字材料,如声像、照片等材料不归档、被流失的现象普通存在。

1.2 上交材料的随意性和片面性

由于对上交材料的要求没有具体行文,各单位对上交材料也没有严格的自律,档案材料收集的随意与不稳定。交与不交随意、交全交少随意、交好交劣随意,因而造成档案收集工作中存在收不全、收不好的现象,同时还存在着重“红”轻“白”,重“文”轻“科”,甚至有该交的不交的情况。由各级部门发出的红头文件,一般都能上交,但日常形成的不以呈文形式发生的简报、报告、记录、总结等等,经常不予归档。科研总结、科技论文、科技报告的产生部门,能主动地将这些材料归档者少之又少。

此外,上交的非“红头文件”的材料,往往内容不全,要素缺项,如:正文与原稿,正文与附件,呈报与批复等,显示出了对档案材料的质量保证意识的不足。

1.3 档案内容、形式、载体单一

为便于利用档案的查考并获得较丰富的查考结果,归档材料应尽量做到内容丰富、形式多样。但现实状态是档案内容以会议为主的文字材料,如:重要纪念活动、应急事件的处理等记录,以及口述材料、媒体的报告,本单位职工(员工)的论文、著作等,则寥寥无几,档案的形式和載体也鲜有新意,多为纸质档案。而电子文件、照片、录像、录音、磁盘、光盘甚少;实物档案,如:印章、奖章、奖杯、锦旗等少之又少;地质科研实物档案,如:矿物标本、钻探岩芯标本等,对它们的收集都还未列入议事日程。

2 改善档案收集工作的思考

2.1 加强有关档案法律、法规的宣传教育

档案管理部门要争取宣传部门和其他有关部门的支持,结合普法教育,宣传档案的法律、法规,让档案工作者和有关应用档案的部门人员熟知《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(八号令)、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》(九号令)等文件,可以采用精读原文、举办讲座、书面问答、知识竞赛等多种形式,使机关各部门和人员增强档案意识,让档案工作者和档案运用者形成共识、交流顺畅。

2.2 建立档案材料收集的上交规章制度

要根据档案有关法律、法规的要求,结合本系统、本单位的实际情况,制定有关档案材料收集和上交的明文(如“办法”、“规定”),明文下达指令实施,档案管理各岗位的职责、档案材料的范围、档案材料收集和上交时限、档案材料的基本要素,保持档案材料完整性和系统性的要求,将档案收集工作作为单位工作流程的一个节点,纳入各部门年度绩效考核的标准中,并占一定的分值来约束收集和上交档案材料的工作质量。

此明文应与本系统、本单位已有的文件,如行政管理、文书管理、计划管理、资产财务管理、劳动人事管理、生产和基建管理、质量管理、环境与安全管理、科研与开发管理等文件具有相容性。

为了明确文件的有效实施,须成立以主管领导为首的领导小组,运用PDCA(策划、实施、检查、处置)管理模式,对文件实施效果进行动态管理,定期检查和考核相关部门、人员在档案收集和上交工作中所取得的业绩,奖优罚劣。并基于实施情况,及时改进管理方法(包括对已有文件的修订),使档案材料收集和上交工作,实现良性循环,不断进步。

2.3 创新档案材料收集的工作方法

档案管理人员须进一步发挥主观能动性,自觉、主动地介入项目招投标、合同签订、工程竣工验收、设备开箱验收、科研成果和产品性能鉴定会等,深入现场,把生动的现场素材转化为档案材料,必要时采访事件当事人,建立“口述档案”。协助相关单位、部门策划材料归档步骤,提出材料的系统性和完整性的要求。未雨绸缪,保证档案材料的质量和上交速度。

利用“互联网”的原理,建立一定范围内档案馆藏网络和微信群,加速信息传递和提高馆藏档案的利用效率。通过办公自动化(OA)或OA与档案系统相结合实现文档一体化管理。

在符合保密条例的条件下,上网查找馆藏档案,开展网络阅读和远程阅读档案,以更好地发挥档案应有的效能。

参考文献

[1]陈兆祦,和宝荣,王英玮.档案管理学基础(第三版)[M].北京:中国人民大学出版社,2005.

[2]邓绍兴,陈智为.档案管理学(修订本)[M].北京:中国人民大学出版社,2005.

[3]徐拥军.从档案收集到知识积累[J].山西档案,2009(02):15-19.

[4]牟丹阳.档案收集工作特点的探讨及思考[J].兰台世界,2008(04):32-33.

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