提高学校档案管理科学化水平的路径浅述

蔡映蜺

摘 要：开展学校档案管理的科学化建设，能够为学校办学和发展提供可靠的基础支持，具有十分重要的意义。当前学校档案管理存在分类混乱、管理不科学、应用不充分等问题，可以通过科学划分档案类型、构建学校信息化管理平台、收集和完善好电子档案、加强档案管理电子设备保障等提高档案科学管理水平。

关键词：学校;档案管理;科学化;路径

1 学校档案管理工作的重要意义

学校作为人才培养的重要组成，学校的教学管理活动是否科学、高效直接关系到学校的发展以及专业技术人才培养的质量。档案管理工作作为学校管理和发展的重要部分，是记录学校教学过程中相关活动的真实资料，这些资料不仅体现了学校的发展状况，而且还是学校未来发展的重要参考依据。比如，查看财务档案资料，可以明确的掌握学校实际的财务状况、固定资产等等。学生学籍档案资料则记录着院校学生的学习、生活和发展相关信息。教师业务档案资料反映了学校的教学水平以及教师队伍建设情况等等。因此，可以说，档案管理就是学校现状的真实体现和未来发展的重要参考依据，同时也是学生管理工作、教学管理工作、就业管理工作等其他工作开展的重要基础。在信息时代背景下，必须要从信息化、科学化的角度开展学校档案管理工作的创新，高效、高品质的开展档案管理工作，为学校的发展提供可靠支持。

2 当前学校档案管理工作的现状

1）档案管理分类不清。在实际工作中，很多学校在档案管理方面存在类型分类不清的问题，不利于学校开展统一的分类管理。有的学校在档案管理工作方面缺乏科学的理念和系统管理的意识，在处理不同类型档案的时候，往往采用传统的混合放置管理方式，缺乏科学的分门别类，这些都不利于档案管理工作的科学开展，档案管理的功能和意义也没有得到有效体现。另外，有一些学校在开展档案管理工作的时候，很多教学方案、影像资料没有放置到档案当中，这不仅造成了档案资料的缺失，也影响了档案管理的系统性，因此必须要加强学校档案管理的信息化和科学化建设，确保学校档案管理工作的科

学性。

2）档案管理的方法不够科学。学校档案管理整体管理体制缺少系统性、科学化的管理方案，这是很多学校档案管理工作亟需改进的地方。一方面，很多学校领导对档案管理工作重要性的认知不够，档案管理工作开展的硬件条件比较差。另一方面，档案管理工作人员的素质能力不够，在档案管理工作方面没有进行积极的方法和方式创新，学校档案管理工作开展的品质不高。

3）档案资料应用不够充分。档案管理的目的是为了教学、教师和学生以及学校管理者相关活动开展提供资料和数据参考。但是由于学校档案管理方法落后，很多档案资料的查阅存在困难，档案资料的应用不够充分，档案管理工作的根本意义没有得到充分体现。因此，要想提高学校档案资料的应用效果，必须要从管理理念、管理方法和管理手段等方面进行改进和创新，提高学校档案资料的利用率。

3 当前学校档案管理科学化建设的对策和建议

1）科学划分档案类型。不少学校在档案管理方面存在着类别混乱、管理混乱的问题，因此在信息化管理背景下，要想保证学校档案信息管理的科学性，就必须要根据电子档案的属性，对档案进行合理的归类。具体的说，管理人员应当借助于互联网信息管理平台，根据电子档案的属性，将不同电子档案属性归纳到不同的平台类别目录下，为学校的教师、学生快速浏览、查阅电子档案提供相应的档案目录索引。科学的档案分类不仅能够提高档案应用的效率，而且还能够提高档案管理工作开展的效率，对学校的发展具有十分重要的意义。需要注意的是，在档案分类的基础上，还应当做好相应的档案备份工作，通过移动硬盘、U盘以及纸质资料等方式对档案资料内容进行备份，保证档案资料和数据存储的完整性、长期性和科学性。

2）应用互联网技术构建学校信息化档案管理平台。当前，互联网技术在各行各业发展中都得到了广泛而积极的应用。学校档案管理工作也应当积极借助于互联网技术的优势，搭建档案管理信息化平台，提高学校档案管理的品质。在利用互联网技术构建档案管理平台工作方面要特别做好以下几个方面的工作。首先，檔案管理工作人员要对学校档案管理工作开展的现状进行全面的梳理，包括档案管理工作的对象、内容以及存在的问题、档案的分类等内容，为档案管理信息平台建设做好基础性的调查工作。其次，学校的管理者要认识到信息化档案管理平台建设对学校管理和学校发展的意义，在人力、物力和财力方面给予相应的支持。再次，要邀请专业的互联网平台建设人员针对档案管理工作的特点以及档案管理工作改进的需求等开展档案信息化平台建设，保证档案管理信息化平台建设的科学性。另外，档案管理人员要做好平台数据资料的整理工作。比如，档案的类别、档案的数量等等，为信息化平台内容建设提供可靠、丰富的资料支持。最后，档案管理信息化平台要与校内网络进行相应的链接，为学校广大师生的档案资料利用、查阅等提供信息化的服务平台。这里还要强调的一点是，一定要保证档案管理信息化平台的网络安全，档案管理工作具有一定的保密性，相应的网络安全工作一定要开展到位，这样才能够真正体现档案管理信息化工作平台的意义。

3）做好学校电子档案的收集和完善工作。一方面，要积极构建学校档案管理信息数据库，按照档案资料的内容、类别等对数据库资料进行丰富，除了将纸质版档案资料进行相应的电子化转化之外，还要全面的收集和整理相应的影像、图片等资料，丰富电子档案的类型和内容。同时还要将纸质版档案与电子档案进行相互对接，及时发现电子档案中存在的不完善的地方，对电子档案进行相应的补充和完善，确保电子档案管理的全面性。另一方面，电子档案管理要与信息化管理平台相适应，以便提高电子档案的查阅和利用。当然，电子档案的收集和整理对档案管理人员的能力、素质提出了相应的要求，在工作量大、工作内容复杂的情况下，学校档案管理工作人员要认真、负责、细致地开展档案管理工作。

4）加强档案管理电子设备保障。首先，就是最常用和最基础的计算机设备，这是电子档案建设、档案管理平台应用的重要设备支持。其次，是打印机，这主要是为档案资料的应用提供打印服务，通过打印机能够将电子档案转变为纸质档案，既能够降低档案丢失的概率，也能够满足档案利用者的需求。还有一种常用的电子设备是扫描仪，通过扫描仪能够将纸质档案转变为电子档案，保证档案信息的真实、完整。除了计算机、打印机和扫描仪之外，移动硬盘、光盘等也是常用的电子设备，学校要为档案管理工作配备、配齐相应的设备，为档案管理信息化开展提供可靠的设备条件支持。

5）科学开展档案管理的规划和归类工作。上文分析中提到，很多学校在档案管理方面存在着类别混乱、管理混乱的问题，因此在信息化管理背景下，要想保证学校档案信息管理的科学性，就必须要根据电子档案的属性，对档案进行合理的归类。具体的说，管理人员应当借助于互联网信息管理平台，根据电子档案的属性，将不同电子档案属性归纳到不同的平台类别目录下，为学校的教师、学生快速浏览、查阅电子档案提供相应的档案目录索引。科学的档案分类不仅能够提高档案应用的效率，而且还能够提高档案管理工作开展的效率，对学校的发展具有十分重要的意义。需要注意的是，在档案分类的基础上，还应当做好相应的档案备份工作，通过移动硬盘、U盘以及纸质资料等方式对档案资料内容进行备份，保证档案资料和数据存储的完整性、长期性和科学性。

4 结束语

档案管理作为学校管理和发展的重要组成部分，对学校的教学、发展都具有十分重要的意义。在信息时代背景下，要认真分析当前学校在档案管理方面存在的问题，基于信息化和科学化角度，借助于互联网技术，完善电子档案，做好档案信息归类，同时完善档案管理信息化建设的硬件条件，提升学校档案管理工作的效率和品质，适应和促进学校在信息时代更加科学、高效的发展。

参考文献

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[2]周玉玲.浅谈互联网时代如何有效提高学校档案管理工作[J].办公室业务，2018（17）：123.