新形势下干部人事档案管理的问题及对策

解云菲

摘 要：目前，事业单位改革是一个热门话题，各大媒体争相报道将在2020年底前进行事业单位全面改革，建立起管理科学的机关事业单位新体系，但是在事业单位各项改革全面推进的今天，各项工作都会有新的变化，那么干部人事档案将面临新的变革该如何进行推进管理将是档案工作人员应思考的新课题。

关键词：干部人事档案;管理;对策

1 干部人事档案现状

根据各省市上级组织部门的要求，各公务员、事业单位、大型企业根据干部管理权限管理干部人事档案。干部人事档案一般由各单位组织人事部门集中管理，便于组织人事部门各口使用。目前各单位管理的档案包括：在编干部档案、在编工人档案、在编退休人员档案、在编去世人员档案。总的来说各单位档案管理工作均为再编人员的干部人事档案。各政府机关、事业单位、大型企业均按照市委组织部的相关精神进行管理，按照上级部门的文件要求进行“三龄二历”的审核认定、档案的整理、学历的认证及补充，各类档案材料的归档以及档案电子化的扫描处理等。

2 干部人事档案在新形势下的管理问题

事业单位改革已在有条不紊地全面推进，在推行改革的过程中，干部人事档案是一个重中之重的问题，如何有效合理的管理干部人事档案？是各组织人事部门、干部人事档案管理人员需认真研究的课题。

1）外聘人员的档案管理。外聘人员的档案管理一直来说是一个大问题，也是这一次人事制度改革档案管理面临的新问题。外聘人员因为没有编制，工作单位不能接收其档案的保管，这一类人员的档案一直都零散在各人才中心保管，各人才中心只是履行了管理的职责，并没有给予干部人事档案的整理、鉴别等服务，只能在现有的档案材料基础上提供阅档服务。因此，外聘人员干部人事档案不完整，管理不规范是肯定的了，在这种管理的模式下，干部人事档案并没有发挥其作用，而只是找了一个安全的保险箱罢了。

2）流动人员档案管理的问题。流动人员的档案根据其户籍所在地托管在各人才中心保管，各人才中心仅对于其现有档案进行保管和提供借阅服务，而其本人在各单位流动的工作过程中产生的档案材料并没有与各人才中心个人档案进行归并，而各单位管档人员在清理归档材料时，因这类人员无法归档，只有零散材料，那么就有可能造成原始材料的丢失，造成档案材料的缺失。档案材料是个人在学习、工作过程中形成的原始材料，反映其个人的生活、学习，用于组织考核、本人晋升、提拔的重要依据。因此，档案原件的丢失是无法弥补的，也是对国家、个人，都会造成重大的损失。

3）不在册人员的档案管理。不在册人员是指其原来是本单位的在编在册人员，因个人辞职等某些原因与原单位中止了合约关系，但因种种原因档案没有转递走，仍留在原单位保存。这一类人员档案管理员往往忽视了它的存在性，由于档案管理员工作和人员的变更，很容易在交接等过程中丢失这一部分人员档案，从而造成损失和国家财产的流失，因此档案管理员要做到细心和留心这一类人员档案的保管。

3 新形势下外聘人员档案管理的对策

1）把外聘人员纳入本单位的档案管理范畴。有管档条件的单位把外聘人员档案纳入到本单位来管理是对外聘人员管理的一个比较好的方法。通过外聘人员档案的管理，充分了解外聘人员基本情况，充分了解外聘人员的成长经历，家庭情况、评优评先等情况为组织、人事部门提供有力的依据。把外聘人员档案纳入本单位管理，从根本上杜绝了档案材料的丢失、材料不完整等问题。

2）把外聘人员档案归属到所在单位区域人才部门管理。没有管理条件的单位，可以组织外聘人员把档案集中归属到单位所在区域的对口人才部门帮助管理。以免外聘人员档案闲散在各个不同的人才部门，方便组织人事部门对档案进行利用。近几年来各人才市场大力规范档案管理，对档案管理、查阅、转递等项目进行免费服务，对个人办理档案业务的也进行了窗口式服务，方便了流动人员托管档案难、收费高的问题。

3）专人负责外聘人员的档案管理。有条件的单位如果外聘人员较多，可以安排专人负责管理外聘人员档案管理，定期对材料进行归档、整理、转递、查借阅、目录的打印等等。主要是对干部档案材料进行实质归并处理，杜绝档案形成材料零散造成丢失的事故。

4）人事部门要对广大职工宣讲宣传档案的重要性。提高档案的意识是档案工作的根本策略，档案工作人员、档案归属部门负责人要及时、定期地跟员工宣传档案知识，让他们提高档案的意识。让大家了解自己的人事档案重要性，让大家了解自己的档案是记录个人成长过程的重要材料，是伴随人一生的重要依据。只有从个人做起，都提高、重视档案意识，互相监督，才能把档案工作做好。

4 外聘人员档案如何整理

外聘人员档案的材料归并问题是一个重要的事，一直以来外聘人员的个人人事档案都不在其工作的单位保管，造成了材料的遗失、档案不完善的问题，导致组织人事部门的缺乏参考依据，也影响了个人的发展，让个人在提拔、晋升过程中受到限制。

1）收集外聘人员形成的零散材料。外聘人员档案不在本人工作单位是一个普遍存在的现象，那么用人单位人事部门在处理外聘人员形成材料时要建立外聘人员临时资料册，把外聘人员在本单位、工作、学习、评优等形成的材料归并在一起，建立起临时档案资料册，等到个人离开单位时一并转递到新的单位，这样档案材料就不会丢失，个人也不会在本单位工作期间形成空缺。

2）把外聘人员形成的零散材料归并到本人档案中。为了更好地保护外聘人员档案材料，让档案材料不丢失，单位人事部门可以把该同志在本单位形成的归档材料分批转到本人所托管的人才中心进行个人人事档案的归并，这样一来，就避免了档案材料的丢失。

因此，人事部门在管理外聘人员资料时，应选择责任心强、吃苦耐劳、工作细心的同志来承担此项工作，在工作中要时时留心外聘人员的零散材料的收集，懂得与形成部门进行沟通，定期收集资料，其次，在更换资料管理员时要及时进行交接，最好要拟定签收交接本，进行交接材料的签收，以便追责管理。

5 外聘人员的檔案审核

外聘人员的档案材料存在着不齐全不完整的情况比较普遍，随着今后改革的发展，外聘人员也要和在职在编人员一样有着评聘职称、提拔晋级的权利，那么在干部人事档案审核的过程中应该怎样去审核外聘人员档案呢，本人认为对聘人员可以采取以下措施进行档案审核：

1）重点审核“三龄二历”信息。如果有条件的单位，把外聘人员档案纳入统一管理的范围，那么就可以按照各级组织部门档案审核的标准去审核，重点核查“三龄二历”等重要信息。如果统一管理起来仍有困难的单位，可以把外聘人员档案集中管理在所在单位对口的人才市场，有需要可以统一进行阅档、查阅。

2）建立详细的电子采集表。档案不在所在单位查找起来非常的复杂，并且在人才市场去查询信息不仅要办理相关的手续，并且还要两个党员同志专人去阅档。因此招收外聘新人入职时，一定要核其实干部人事档案，并且建立起相关的电子采集表，了解其本人的基本情况，在招收入职前一定要去核实其档案，杜绝招收有不良记录的人入职，为单位的人事管理、选人用人把好关。

参考文献

[1]方德生.干部人事档案工作理论与实践[M].北京：光明日报出版社，2013.

[2方德生.干部人事档案工作理论与实践问题研究[M].北京：光明日报出版社，2016.

[3]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2001.