提升企业档案管理工作的思路与举措

摘 要：创新工作模式是提高企業档案管理以及整体运营管理效果的重要措施，也是发挥档案管理工作准确记录、信息保存、统筹管理等基本职能的主要途径，更对实现企业制定并实现生产经营战略目标等产生了深远影响。本文简单介绍了企业创新档案管理工作思路与完善档案管理措施的重要性，在结合企业生存发展以及市场经济发展客观规律的基础上，为扩大档案管理工作对企业乃至经济社会发展的促进作用而提出一些新建议与新措施。

关键词：企业;档案管理工作;思路;举措

企业档案是其生产运营管理过程中产生的具有保存价值的文字、图片等不同类型的材料，其涉及会议材料、对外正式发文、工作总结、合同协议以及重要活动图文信息等内容，为企业研发新产品、生产加工、销售管理等提供了长期有效的服务，但是受传统档案管理理念落后、管理方法单一等多种因素的影响，档案管理工作仍是问题频发，造成了档案信息资源的闲置或浪费，进而降低其对建设现代高效企业的推动作用，因此，企业应从档案管理理念、管理方法、管理技术等层面来扩大档案管理工作对企业持续发展的支持与促进作用。

1 概括当前阶段企业档案管理工作过程中出现的主要问题

1.1 档案管理工作定位并不合理

部分企业管理人员并不清楚档案管理工作主要职责与作用，对档案管理工作存在轻视或忽视心理，根本没有认识到档案管理工作对提高企业整体运营管理效率的重要性，将档案管理工作等同于管理企业生产运营活动所产生的文件资料以及员工个人档案，加剧了企业档案管理工作的肤浅化与形式化，甚至还有一些企业将档案管理工作排除在核心管理体系范畴之外，不断压缩档案管理部门的资金技术投入，以至于档案管理技术较为落后，设备也比较陈旧，缩减档案管理人员编制，更有甚者降低管理人员薪酬待遇水平，在企业内部形成档案管理工作根本不重要的错误观念，不仅打击了管理人员工作热情，也降低了其他部门人员配合档案管理人员工作的积极性与主动性，这些都限制了档案管理工作基本职能作用的正常发挥。

1.2 档案管理队伍平均素质偏低

部分企业档案管理人员并非高校档案管理相关专业毕业的大学生，甚至没有接受过正规化与系统化的档案管理技能培训活动，加之，部分管理人员缺少创新意识、责任意识与危机意识，职业规划发展能力也不强，很少甚至根本不会利用业余时间来学习档案管理相关知识技能，这也是造成管理人员职业素养与工作能力停滞不前的主要原因，另外，还有许多管理人员在长年的工作实践过程中早已习惯原有的档案管理工作模式与工作氛围，不习惯使用甚至是不会使用当前最新档案管理系统与现代化办公设备等，经常以各种借口拒绝参加档案管理职业技能培训活动，敷衍应付上级领导安排的任务，造成了其工作失误率的上升与工作效率的下降，弱化了其对档案管理现代化与规范化建设的促进作用。

1.3 档案处理方式较为落后

互联网信息时代对企业档案管理方法与管理标准等都提出了更高的要求，但是部分企业档案仍以员工亲自整理完善纸质档案为主，电子档案在档案总数量中所占比例较小。部分企业档案管理技术设备落后，纸质档案资料数量较多，纸质档案向电子档案转化速度较慢，虽然也有一些企业花费大量资金购买了最先进的档案管理设备与管理软件系统，但是却没有充分利用这些现代化办公设备与软件系统，造成了企业资源的浪费，弱化了现代化办公软件设备等对档案管理现代化建设的技术支持与助推作用。

1.4 档案管理机制并不完善

部分企业继续使用往年档案管理制度，而没有根据市场环境的变化、企业规模的扩大以及档案管理相关最新法律法规等来及时补充完善档案管理机制，造成了档案管理机制与企业运营发展节奏的脱节。部分企业档案管理机制缺少发展创新性与长远规划性，甚至少数企业直接从网络上下载复制其他企业档案管理制度，照搬其他企业档案管理模式，造成了档案管理机制的盲目性与僵硬化，这些都降低了档案管理机制与企业生产运营特点、战略目标、发现现状等的吻合性，弱化了其对档案管理实际工作的指导与促进作用。许多企业档案管理各岗位职责界线较为模糊混乱，归档流程也不统一规范，以至于部分企业将不同类型的资料进行无差别式的统一管理，降低了档案资料调取运用效率。企业档案审核机制也不健全，档案审核标准较低，管理人员凭借其工作经验与主观判断等来完成档案资料审核工作，降低了档案资料审核标准的统一性与审核结果的正确性。企业并没有规定资料归档时间，管理人员绩效考核机制、晋升机制以及培训机制等也没有落实到位，这些都降低了其对提高管理人员工作效率的激励与促进作用。

2 企业档案管理工作新思路与新举措

2.1 重视档案管理工作

企业管理人员应主动学习档案管理、企业管理、大数据等相关知识技能，全面准确了解档案管理工作核心内容与主要作用，适当提高其在企业运营管理体系中的地位与作用，通过增设专门的档案管理部门、更新档案管理软件设备、扩编档案管理人员岗位编制以及提高管理人员工资待遇水平等途径来在企业内部形成档案管理十分重要的氛围，促使相关部门或工作人员主动配合档案管理工作，有效减少了档案管理工作开展过程中遇到的人为障碍数量，强化了管理人员的工作成就感，提高了其工作积极性与主动性。

2.2 提高档案管理工作相关机制的发展完善性

企业应根据档案管理最新法律法规、企业生产运营特点、档案管理实际情况以及战略目标等来调整档案管理制度内容，主动运用精细管理等理念来指导档案管理机制调整完善方向，将档案管理机制细化为收集、分裂归档、审核、保管、借阅等更为详细的机制，强化管理人员的制度意识与归档意识，逐步拓宽档案资料收集获取渠道，实现企业档案资料范围的无限延伸，提高了档案资料的全面性与丰富性。同时，还应通过完善制度的方式来提高档案管理审核标准、归档使用流程的统一性，促进了档案管理工作的有序开展。另外，还应完善档案管理追责机制，提高档案管理室安全制度的执行力，定期检查档案资料，及时发现档案资料损坏丢失、资料不完整等情况，并根据企业相关规定对相关人员进行相应的惩罚，从而强化了管理人员的安全意识，提高了档案资料的完整性与安全性。

2.3 加快纸质档案向电子档案转化速度

在计算机技术快速发展的当下，加强档案管理数字化势在必行（档案数字化制作流程见图1）。企业应及时更新档案管理软件设备，运用OA等功能更加强大的现代办公系统，提高对网络信息资源等的综合利用率，在内部开展无纸化办公活动，利用现代化办公系统来实现文件资料的线上收发与批阅，管理人员每天对现代化办公系统上的各种文件资料进行汇总筛选，将具有保存价值的文件进行整理分类，按照电子档案与纸质档案双重推进的模式来完善档案库。另外，管理人员还应利用扫描设备等来实现纸质档案向电子档案的转变，从根本上弥补了纸质档案易损毁丢失的弊端，提高了电子档案在档案总数中的比例，提高了档案的安全性与网络性。

2.4 提升档案管理人员培训效果

企业应完善档案管理人员长期培训机制与绩效考核机制，定期对管理人员进行档案管理、互联网信息技术、办公系统等方面的教育培训，合理运用多媒体教学法、案例分析法、集体讨论法等方法来提高培训形式的新颖多样性，通过网络查询、图书馆借阅表书籍以及邀请经验丰富档案管理人员等途径来提高教育培训内容的丰富先进性与实用性，拓宽了管理人员学习掌握更对档案管理知识技能的途径，实现了管理人员职业素养、综合素质以及工作能力的持续提升。组织开展岗位轮换实践活动，对管理人员进行实践操作训练，加深了档案管理人员对档案管理不同岗位职责内容以及档案管理工作所有流程的熟悉度，强化了管理人员的整体意识、全局意识以及集体意识，提高了不同岗位管理人员工作配合的默契，同时，也为企业真正了解不同管理人员工作能力、专业特长等提供了便利，为优化设置档案管理岗位等奠定了基础。企业还应为管理人员提供更多与其他地区不同企业档案管理人员相互交流工作心得体会与探讨档案管理新方法的机会，鼓励管理人员学习借鉴其他档案管理人员的成功经验，促使其在结合企业实际情况的基础上探索出科学有效、独具特色的档案管理模式。另外，还应组织开展形式各样、内容丰富的档案管理专题活动，比如档案管理知识竞赛、职业技能比赛等等，为管理人员提供更多实践学习的平台，加快了管理人员新学习档案知识的实践转化速度，实现了管理人员专业理论知识与实践能力的共同提升。

2.5 加强档案管理技术创新力度

企业应完善档案管理软件系统以及技术设备等管理系统，定期对档案管理设备进行全面细致的检查，及时维修出现故障的设备，淘汰陈旧落后的设备，购买最新的档案管理设备与系统等。同时，企业也可以邀请互联网信息、档案管理、企业管理等多领域的专家学者对其当前所使用的档案管理系统进行全面深入的剖析与评估，明确档案管理系统的优势与劣势，并对完善档案管理系统提出切实可行的建议与意见，加快了企业新档案管理系统的研发速度。建设企业档案数据库，将以往档案资料等导入数据库内，鼓励企业各部门将其各种数据资料传送到专门平台上，并有管理人员对其进行审核，将审核通过的资料传送到数据库中，扩大档案目录查询、全文检索功能，提高了其他部门人员借阅档案资料的便捷性与高效性。另外，企业还应建设区域内联网，提高相关联企业档案资源的共享性与流畅性。

2.6 提高档案资源的安全性

企业可以通过完善档案管理系统安全防范措施、具体落实保密机制等途径来加强档案资源的安全系数，计算机系统要安装防火墙、杀毒软件等等，定期对计算机系统进行病毒查杀处理，及时发现并快速处理病毒，同时，要求管理人员按照相关的流程与要求来规范使用电脑等设备，另外，企业还应完善档案保密机制，要求管理人员不能私自泄露企业核心数据资料，通过设计管理系统访问权限等方式来提高管理人员访问行为的有序性与层级性，降低企业核心数据被窃取或盗用等情况发生率。

3 小结

正视原有企业档案管理模式的弊端與漏洞，充分认识到创新档案管理工作思路对实现档案管理目标的重要意义，通过转变档案管理工作理念、创新管理模式以及加强管理人员队伍建设等途径来促进档案管理信息化与规范化建设速度，为扩大其对企业健康发展的积极影响力提供了基本保障。

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作者简介

李瑜（1990-），女，汉族，广东梅县人，2011年7月毕业于广东女子职业技术学院，大专，现就职于广州紫光档案管理有限公司，助理馆员，研究方向：档案管理。