新技术在事业单位人事档案管理中的应用研究

刘宁

摘 要：进入新时以来，科学技术水平不断提高，新技术的发展已经成为社会发展的主要推动力量，特别是以计算机技术为基础的现代信息技术的应用，更是直接渗透到各行各业，成为行业发展的基础保障。事业单位人事档案管理工作对新技术的应用也在逐渐增多，可以说，新技术对事业单位人事档案管理工作发挥着重要的作用。本文从当前的实际情况出发，分析了新技术在事业单位人事档案管理工作中的应用情况。

关键词：新技术;事业单位;人事档案管理;应用

新时期下，时代在飞速地发展，社会在不断地进步，使得作为国家机构重要组成部分的事业单位也得到了很好的发展。在事业单位的发展过程中，做好人事管理工作，不仅可以提升事业单位人才队伍的质量，还可以有效提高事业单位的整体管理水平，因此，单位管理人员也给予了这一工作一定的重视。所以，为了可以更好地提升人事档案管理质量，单位应该积极解决管理中存在的问题，探索以及研究管理工作的新路径，促进事业单位良好发展。

1 人事档案管理的定义及特点

在当今时代，各种信息传播速度较快，事业单位在进行人员招聘时，如果不能对一些具体资料进行详细采集记录，就会导致招聘信息延误，而人事档案信息化管理可以很好地解决这一项问题。人事档案管理是一项具有服务特性的工作，涉及一些人事档案收集、存放以及工作调配等多个方面内容，在人力资源管理工作中具有重要地位。个人发展和单位发展都会受到人事档案管理的影响，受管理对象、内容和工作特点的影响，人事档案管理具有以下几个特点。1）精准性和真实性。人事档案扮演着信息承载体的角色，为事业单位的人员录用提供了一个参考依據。因此，信息档案所记载的内容一定要确保真实合理、内容全面，要求事业单位根据实际工作的要求，对员工的全部信息进行一个初步了解，了解他们的学习经历、成长经历和思想方面。2）全面性和流动性。管理档案的工作人员在很多时候，能够根据事业单位发展的要求，产生一些职位变动，所以相关人事档案要随着管理人员进行流动，必须要与档案所有者保持同步。3）具备隐私机密性。人事档案记录较为全面，人员的个人信息都记录在册，其中，很大一部分内容均属于个人隐私机密，事业单位不应该对外公开，所以，单位一定要防止信息泄露。从事人事档案管理的工作人员要有高度责任感，尽最大努力确保档案信息的安全性，不可泄露人事档案的重要信息。

2 事业单位人事档案管理的现状

2.1 专业性不强

新技术在事业单位人事档案管理中的应用范围逐渐扩大，但应用专业性不强上面我们已经提到，事业单位与一般的市场主体之间具有一定的差异性。事业单位的工作内容以社会服务为主。在这样的情况下，事业单位对人员档案的管理要求更高，所以，新技术在事业单位人事档案管理工作中的应用，是逐渐推进的过程。从当前的情况来看，事业单位人事档案管理工作在范围上在逐渐扩大。经过对技术的分析以及对工作内容的调整，越来越多的工作内容和工作环节中，引入了新技术。但同时我们也注意到，新技术在事业单位人事档案管理工作中的应用范围虽然在扩大，但是很多新技术的应用，都比较泛泛，新技术的应用仍然比较表面化，很多新技术的优势在事业单位人事档案管理中并没有完全发挥出来。也就是说，事业单位人事档案管理工作对新技术的应用，不够专业。因此，新技术在事业单位人事档案管理中的应用范围逐渐扩大，应用专业性不强，这是目前新技术在事业单位人事档案管理工作中的应用现状。

2.2 人事档案管理制度不规范、不健全

事业单位的人事档案管理虽然经过了多年的发展和变革，已经得到了一定的改变和完善，然而，相对于现代化的档案管理来说，事业单位的人事档案管理系统依然还存在着许多缺陷，相对集中地表现在，在档案管理方面缺乏关注度，导致档案管理系统不正规。在人事档案收集和整体系统中，相关的档案收集和整理的规则并不完善，没有一个系统的档案管理规章，这些根本制度的缺失将直接影响人事档案工作的有效运行。

3 事业单位人事档案管理中应用新技术的建议

3.1 提高新技术在事业单位人事档案管理中的应用专业性

提高新技术在事业单位人事档案管理工作中应用的专业性，就是要充分分析新技术的具体特征，并结合事业单位人事档案管理工作的实际情况，把新技术的优点用于开展和规范事业单位人事档案管理工作。比如，现代信息存储技术，其优势就在于大数据存储和分析，该技术可以应用于人事档案管理工作中的电子信息存储方面。总之，不同的技术，有不同的特征优势，要注重对技术的分析，这样才能实现事业单位人事档案管理工作对新技术的应用专业性

3.2 改善和优化档案管理机制

单位在实际的发展过程中，过于注重统筹城乡就业职责，健全公共就业服务体系，建立城乡劳动者平等就业制度等职责问题。并没有对人事档案管理制度进行优化和改善，导致其与大数据时代背景不相适应，从而影响了工作的质量和进程。因此，在今后的发展过程中，单位应该遵循全面发展的原则，在加强和完善自身职责的同时，还要顺应时代的发展趋势和信息化技术的应用，健全和完善档案管理制度，以此实现人事档案管理工作的创新。首先，单位要将传统的纸质版档案录入电脑中，实现人事档案的电子化和信息化，为档案工作人员日后的工作和管理提供便利条件。其次，单位要积极响应国家和市政府出台的新政策，将传统的档案管理模式进行改变，不仅能够为工作人员提供工作保障，还能够对其进行管理和监督，必要时，还要将相关的法律法规应用其中。最后，将档案管理制度健全完毕之后，还要让管理人员反复学习和记忆，避免出现档案丢失、泄露和转卖给他人等情况，档案工作人员要切实维护本单位的形象和利益。

3.3 保护纸质载体

纸质载体是人事档案的原始记录，现阶段，在人事档案查阅中，依然需要调阅纸质档案，获取其中有价值的信息进行复印。但是纸质档案在反复而长期的使用中，不仅导致物力、人力以及财力资源的浪费、降低工作效率，同时还为档案丢失和损坏增添了隐患，影响人事档案的真实性、可靠性以及参考性。因此，事业单位需要采取有效措施对纸质载体科学的保护。利用信息技术能够将纸质载体转变为信息数据，在档案使用中，可以通过互联网查阅和下载纸质档案，管理人员也能够通过档案数据库和搜索系统完成档案查阅，减少纸质载体的使用次数，防止其出现丢失和损坏的情况。

4 结语

当前事业单位中的人事档案管理过程中的一些问题和缺陷，如人事档案管理的规章条例不健全、单位的管理人员对人事档案的重要性认识不足、工作人员对人事档案的关注程度低、人事档案管理的信息化建设程度还不高，因而导致了人事档案管理的工作效率低，浪费了大量的时间。所以一定要对事业单位工作人员的人事档案管理进行有效的完善和更新。此外，还需要在单位加强宣传和动员，以便于增强单位的工作人员对人事档案有一个深刻的人事，促进事业单位人事档案管理工作的开展。

参考文献

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