城轨项目档案的形成与管理分析

摘 要：城轨项目专业广、涉及面广、投资大的特点决定了项目进程中产生的档案资料多。因此，如何有效确保城轨项目档案的完整性、真实性和准确性，规范档案形成与管理工作，是当前档案管理人员需要积极思考并突破的问题。文章对城轨项目档案的形成与管理展开研究，提出自己建议，旨在进一步为相关单位理清管理思路。

关键词：城轨项目;管理制度;形成;档案

1 城轨项目档案的作用

1）为城轨项目建设的质量控制提供途径。首先，城轨项目中，材料检测证明、等级证明、出厂合格证明是保障项目建设质量的重要凭证。对这些材料进行归档整理，可以进一步保障后期建设工作的开展[1]。其次，城轨项目中会产生大量的技术资料、规范资料、日志资料，对这些资料进行归档，可以为后期检查工作的开展提供依据和凭证。最后，对环境评估资料、环境变化记录资料进行归档，能够进一步确保城轨项目建设的依法合规性。综上所述，产生于城轨项目中的资料是城轨项目建设的重要凭证，事关城轨项目建设的质量。只有科学高效地对其进行管理，才能更好地控制城轨项目建设的质量。

2）为处理工程纠纷提供法律凭证。为了避免单位陷入工程纠纷中，必须要对城轨项目檔案进行科学管理。例如，通过对监理日志、材料试验数据文件、施工质量记录以及地质勘探文件进行定期整理，能够切实理清各个单位在项目中的责任，进而作为法律评判的依据。除此之外，通过对上述档案资料进行检索、分析和利用，可以进一步发现问题，制定出更为可行的解决方案，实现法律风险的事前控制。

2 城轨项目档案的形成

1）城轨项目档案资料的分类。按照形成阶段、资料性质、管理责任为划分依据，城轨项目资料具体可分为勘探设计类、建设管理类、施工类、监理类以及竣工验收类等五类。同时，各个单位根据自身实际情况以及城轨项目特点，还可以进一步对类别进行扩充和细分。城轨项目档案资料的分类主要由建设单位负责并组织，其他相关单位则根据自身实际情况对相应的资料进行收集、整理、立卷并归档。

2）城轨项目档案收集的依据。不同等级、标准以及投资额的城轨项目，其项目资料收集与整理的依据也会存在一定的差异[2]。但总体而言，各个单位通常执行《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》和《国家重大建设项目档案验收办法》等有关规定。除此之外，作为城轨建设单位，还应执行本单位内部其他关于城轨项目档案的规定，进而确保城轨项目档案收集的规范性。

3）城轨项目档案形成的过程控制。城轨项目档案具有重大的凭证价值，能够发挥出重大作用。因此，如何对城轨项目档案的形成进行过程控制，确保城轨项目档案的完整性、准确性以及真实性显得尤为重要。一是要加强档案宣贯，强调城轨项目档案的重要性、形成方法以及质量控制意义，避免出现“重进度，轻档案”的情况;二是要组织各专业人员定期对文件资料收集情况予以检查和抽查，确保能够在第一时间发现问题，提升相关单位的重视力度;三是要围绕城轨项目档案的形成来开展培训工作，增强各级档案资料管理人员的综合素质，实现过程控制的目标。

3 城轨项目档案形成与管理中存在的主要问题

1）对档案工作的重视程度不够。部分单位存在“重工程建设，轻档案管理”的问题，尚未意识到档案资源对于城轨项目的价值和意义[3]。在这一背景下，部分单位档案管理人员缺乏主动挖掘档案价值以及提供档案服务的意识，逐步导致档案管理工作边缘化。除此之外，由于对档案工作缺乏足够重视，使得档案在收集、归档、借阅过程中存在漏洞，甚至出现档案遗失、档案损毁等问题，影响了城轨项目档案的真实性、完整性以及准确性。

2）未建立规范统一的档案管理制度。部分单位城轨项目档案管理领域的规章制度存在空白，尚未建立起符合单位实际、国家标准以及地方标准的规章制度，部分单位虽然出台了规章制度，但制度内容过于宽泛化和原则化，缺乏具体指导性。对档案管理工作没有规范的标准和要求，各参建单位根据自己的习惯进行管理，管理权责不清，导致档案管理过程中出现管理混乱、格式不一、权责不清、分工不明、收集范围不全、文件损毁丢失等问题。

3）城轨项目档案的收集、整理未与工程建设进程相同步。一方面，部分单位城轨项目建档工作滞后，尚未与工程建设实际进程保持同步，影响档案资料的时效性。城轨项目档案收集、整理工作滞后导致档案需求主体无法及时通过查阅档案的方式来掌握各个工程的具体情况，影响档案价值的发挥。另一方面，由于城轨项目档案收集、整理工作滞后，使得文件分散在各个部门、各个使用者之间，容易导致档案资料丢失。尤其是工程进入竣工验收环节之后，部分档案管理人员为了应对检查而突击补缺，这种应付式的现象为档案质量埋下隐患。

4）档案管理人员素质有待提升。部分单位档案管理人员专业素养不高且更换频繁，难以适应日益复杂化、专业化以及现代化的档案管理工作。同时，部分单位忽视从多个层面对档案管理人员进行培训，档案管理人员应用现代化信息技术的能力不足，难以灵活应用档案管理系统以及相关的信息技术。

4 改进城轨项目档案工作的对策

1）提高重视，转变观念。单位要坚持“一手抓工程质量，一手抓档案质量”的基本原则，进一步从人、财、物等角度给予档案管理人员支持，营造优质管理环境。一是要进一步借助信息化系统来夯实档案管理基础，实现数字化、现代化管理。二是要强化考核，将档案管理效率以及档案管理质量作为绩效考核的核心，增强档案管理人员责任意识和规范意识。

2）建立规范统一的档案管理制度。单位要把档案管理制度纳入企业的整体管理制度体系之内，做好档案管理领域的建章立制工作，明确城轨项目档案管理的职责分工、收集范围、文件格式、管理流程等，理清档案管理内容，为档案管理人员提供明确指引。除此之外，单位要立足档案实际来完善制度，及时弥补制度漏洞，确保档案管理系统化、标准化和规范化。

3）强化源头控制。强化源头控制，就是在项目开工前介入档案的管理，从文件形成的源头进行控制，在与勘察、设计、施工、监理单位签署的合同中，明确参建各方在项目档案管理上的职责，明确项目档案编制要求及违约责任，形成有效的管理监督机制。一是要明确档案收集、管理内部各个节点的责任人，加强对责任人进行考核，确保档案资料的形成与管理能够与工程建设进程同步。二是要细化归档流程，形成业务人员与档案管理人员相互配合的管理机制，确保相关文件资料能够第一时间归档。城轨项目档案管理只有贯穿城轨项目始终，才能有效提升档案管理质量。

4）强化业务培训。档案管理人员的综合业务素质是决定项目档案质量好坏的一个重要因素。城轨项目档案包含知识门类多，涉及领域广，对档案管理人员的素质要求较高。为此，单位要强化业务培训，培育精干型、复合型的人才队伍。一是要结合城轨项目的建设要求，开展以建设工程为主题的培训，强化档案管理人员对城轨项目建设工作的了解，成为懂工程、精业务、善协调、能指导的复合型人才。二是要围绕信息化建设、档案规范化建设、档案标准化建设以及档案安全来展开培训，进一步提升档案管理工作的规范性，减少档案管理中存在的偏差。

5 结束语

城轨项目是城市建设中的重点，其项目质量事关我国城市化进程步伐。新形势下，各个单位必须要积极解决城轨项目档案形成与管理中存在的问题，充分发挥城轨项目档案的价值，实现精细化管控的目标。

参考文献

[1]胡翔.城市轨道交通工程档案管理信息系统研究[J].山西建筑，2019，45（11）：166-168.

[2]朱振华.浅谈城市轨道交通工程档案管理存在的问题及对策[J].兰台内外，2019（13）：36-37.

[3]丁全红.城市轨道交通工程档案管理质控思考[J].档案时空，2018（12）：39-40.

作者简介

范安娜（1986-），女，汉，福建南平，本科，毕业于石家庄铁道学院，中级经济师，研究方向：档案管理。