基于大数据的高校档案管理信息化建设探讨

李成鹏

摘 要：随着社会的发展，在学校中档案管理的重要性不言而喻。档案管理决策是每一所高校都应该好好把握的，它作为高校建设和发展的基础性工作，应该做到与时俱进。让学生档案从最开始的纸质信息变成储存在电脑、大数据中的一个个固定因子，不仅缩小空间，更随着时代进步更方便快捷查询。

关键词：高校档案管理;信息化建设;对策探讨

一、大数据下高校档案管理信息化问题

1.由于档案管理信息的思想不足，信息管理的安全性不被重视

大数据下信息化时代的到来为高校管理方式带来了一定的革新，越来越多地高校有了变革档案管理方式的想法，想要尝试突破学校的传统限制，充分发挥科技时代的优越性。然而，高校工作人员习惯于传统的档案管理工作模式，长期形成的工作模式导致高校档案管理工作人员缺乏一定的信息化观念，并且不重视档案的规范记录留存，致使档案管理工作不能很好地发挥人力资源分配的优势。同时，大数据背景下的档案信息化为学校的管理提供了一些便利，有效提高了学校的管理效率。但网络安全一直是存在于互联网技术的一个安全隐患，虽然计算机拥有防火墙等安全设施，可以防止外界窃取高校内部信息，但是由于档案管理人员专业性不足，缺乏一定的信息安全意識，查询平台密码设置过于简单，没有充足的信息安全防护措施，一旦信息平台出现漏洞，高校学生以及相关人员的档案信息很容易就被窃取，造成高校的信息管理出现问题。

2.档案管理制度的缺乏

越来越多地高校意识到信息化的档案管理对于学校的重要意义，并开始探索有效的档案管理方式，应用于本校内部管理。然而，学校管理的科学有效不仅仅取决于一种科学的档案管理方式，有了科学合理的档案管理方式以后还需要配合有效的档案管理制度，才可以促进高校的管理工作。

3.档案信息化管理技术不全面，信息化管理配套设施缺乏

对于现代化管理来说，最需要的就是技术支持和设备支撑。技术与设备在档案信息管理方面的作用更为重要，完善的管理技术可以为高校档案管理提供一定的基础支持，充足的配套设施可以为高校档案管理形成一定的物质保障。然而，当前一些高校普遍存在档案信息化管理技术不完善的问题，并缺乏一定的信息化管理配套设施，这些直接阻碍学校档案管理工作地开展。

4.高校档案管理人员专业水平与素质低

档案信息管理工作作为管理层面的工作范围，需要具备一定的档案管理知识和管理素质，可以对档案进行合理的分区，对于查阅档案地教师及时记录，保证档案管理的科学合理。当然，档案信息管理工作人员还需要具备一定的电脑、网络知识，信息化时代互联网的使用愈发重要，大数据下的档案信息管理工作是建立在一定的互联网基础上，利用互联网快速查询定位档案信息。然而，普遍高校的档案信息管理人员素质较低、水平不足，缺乏一定的信息管理知识经验，并且有些高校随意任用毫无经验且年龄较高的人员，只为填补学校信息管理职位的空缺，直接导致高校档案信息化管理出现问题。

二、大数据下的高校档案管理信息化建设应措施

1.提高信息化管理观念

观念和意识是影响行为的决定性因素，对于高校管理来说，要想提升学校档案管理工作的效率，必须加强信息化管理观念。对于学校的管理工作人员来说，需要有一定的信息化管理意识，才能将信息化更好地应用于档案管理工作中。对此，高校可以通过一定的方式提高学校的信息管理意识，让工作人员充分意识到信息化为学校管理工作带来的巨大的便捷。相关领导人员应当加大信息化管理在高校中的应用，潜移默化中让相关工作人员适应信息化的互联网技术为工作带来的优越性。

2.科学完善档案管理制度建设

对于高校管理的科学性和合理性来说，不仅仅要求高校自身善于学习掌握一项先进的档案管理方法，能够利用互联网技术，依照对应的管理方法进行简单的管理，这样的档案管理方法只是高校管理中的一部分建设内容，并不是管理工作的全部。真正科学合理的高校管理是建立在行之有效的档案管理方法和科学完善的档案管理制度的基础之上的，它不仅仅依靠管理方法的支撑，还依赖于一种良好的管理制度的保障。只有二者共同作用，才可以促进高校管理的科学性和合理性，才可以促进高校的发展和进步。

3.档案管理系统安全性，保证信息安全

一直以来大家都知道“安全第一”的道理，在日常生活中都知道安全是很重要的，对于信息安全更是如此。学生信任学校，把自己的信息给了学校，学校就有这个责任和义务去保护好学生的个人信息，健全信息化这个背景下的档案管理制度，加强监督过程的透明化，保证信息的安全性和真实性。而且要加强对档案信息化的安全防护做到基本保证，严令禁止非法泄露个人信息，每个人都个人信息都应该有专属的印章来证明是正确的个人信息。这样不仅学校在管理方面更加放心，也让学生能够顺利完成学业，顺利毕业。

4.加大档案管理基础设施建设，提高管理人员的队伍建设

普遍高校接受了解了大数据背景下的信息化观念，并通过信息化的有效利用获得了一定的优势，巩固了信息化管理意识。当然，对于高校来说，应当把档案管理工作作为学校运作发展的一项重要内容，加大高校资金投入，有效利用学校资金，完善档案管理基础设施建设，购置一些档案管理专用电脑配件、扫描系统，保证网络的快速安全，保证硬件充足，为档案管理工作保驾护航。

结束语

综上述，科学技术的发展日新月异，人类生活也有了翻天覆地的变化，这一切都是大数据背景下科学技术为人类带来的方便和快捷。当然，大数据背景下的科学技术立足于人类生活、工作的方方面面，其中高校档案管理的信息化也得益于此。大数据背景下，高校档案管理逐渐由传统的纸质档案转变为现代的电子档案，使学校的管理更加方便快捷。

参考文献：

[1]大数据时代高校档案管理探析[J].王剑.兰台内外.2020（11）

[2]大数据背景下高校档案管理工作的对策[J].李育.中国多媒体与网络教学学报（上旬刊）.2019（11）

[3]大数据时代高校档案管理的应对方式分析[J].吕扬.戏剧之家.2018（21）