基于医院信息平台下系统性人力资源管理的构建和使用

吕寿祝 巢仰云

（首都医科大学附属北京天坛医院人力资源处，北京 100070）

1 系统性人力资源管理信息化建设的背景

1.1 外部政策背景

2015年，国务院办公厅颁布了《国务院办公厅关于城市医院综合改革试点的指导意见》[1]，文中明确提出深化编制人事制度改革、加强人才队伍培养和提升服务能力、加强医疗卫生机构信息化建设，强化信息技术标准应用和数据安全管理等重要内容。

1.2 内部需求

近年来，随着公立医院改革的不断推进、北京市属部分医院迁建计划的实施以及医院规模的不断扩大，医院对专业人才的需求不断增加，人力成本上的投入也越来越大，医院的人力资源管理呈现出系统化、多元化、信息化的发展趋势，传统的人事工作方法已经不能适应新时期信息化智慧医院的发展步伐。人力资源作为一项特殊的有价值的资源，越来越引起医院领导和管理部门的充分重视。为了吸引医院发展所需要的核心人才，充分发挥人力资源在整个职业生涯期间的特殊价值，医院领导和管理部门要改变传统理念，从管理制度、工作流程等多方面入手，切实改变传统工作模式，做到以人为本，注重人才，人岗匹配，人尽其才，充分发挥员工最大化能效的管理目标，为医院和个人创造更多的社会价值和经济价值[2]。

2 系统性人力资源管理建设的理念和意义

要打造现代化的智慧型综合医院，现代化的信息建设显得尤为重要。医院的信息化建设可以归纳为七大目标：减少信息错误、控制运行成本、加强人才建设、改善医疗服务、优化办公流程、提高工作效率、提升整体满意度。

医院信息化技术应用的越来越广泛，不但有利于医院实现更合理、更优化的人力资源配置，而且也有助于人力资源效能作用得到充分的发挥，从而促使医院进一步提升人力资源管理的信息化水平，为了实现系统性人力资源管理，可以在医院信息平台的基础上，将人力资源管理系统与医院的OA办公系统、财务管理系统、科研管理系统和医院信息系统等进行有效的整合，形成系统化的人力资源信息系统，充分发挥人力资源信息系统在人力资源管理过程中的系统性、前瞻性、规划性和有效性。

系统性人力资源管理是要在充分挖掘人力资源潜力的基础上，尽可能提高整个组织的人力资源效能，按照“以员工为中心，将员工成长成才和医院战略目标结合”的核心理念[3]，充分了解员工需求，增加员工和单位的沟通，不断改善工作环境，提升员工工作体验，激发员工潜能，发现人才、挑选人才、留住人才，来促进医院战略目标的实现。

3 系统性人力资源管理构建的基础

为了实施系统性人力资源管理，首先要做好以下基础工作。

3.1 转变管理理念

现代信息化医院的建设，必须要改变传统的管理理念和管理方式，通过科学系统的管理理念、管理工作以及创新的技术和方法，来实现人力资源系统化建设的高效率完成[4]。

3.2 搭建信息平台

通过医院信息管理部门，搭建医院统一的信息平台，借助该信息平台，将医院人力资源处、财务处、运营管理办公室、科技处、医务处等部门的管理系统进行有效的衔接，将各部门管理系统转变为相互联系且运行高效的综合信息系统。

3.3 建立组织架构

从纵向和横向上准确划分医院各科处室，明确各科处室之间的等级关系，准确建立医院组织架构。

3.4 建立数据字典

将个人信息细分到各个维度，通过横向和纵向维度建立个人信息档案，例如年龄、性别、学历、职称等横向信息以及所属科室、所属病区等纵向信息，通过数据字典保证各系统中的个人信息具有唯一性、准确性和完整性[5]。

3.5 信息归口管理

在建立组织架构的基础上，依据数据字典的要求，人力资源管理部门要作为职工个人信息的唯一出入口。各部门根据分管业务，在统一数据字典的规范下逐步完善其他个人资料，从而实现个人信息的唯一性和准确性。

3.6 建立规章制度

制定严谨规范的规章制度，制度中应该对各部门的职责、相关业务流程以及业务流程所需用到的业务表单进行详细的说明。业务流程是对人力资源管理各个环节先后次序的说明，使业务处理有章可循。业务表单既是工作环节完成的标志，又是流程传递的依据，还是信息收集的主要载体[2]。

3.7 有效更新数据

在建立基本信息的基础上，人员信息的变化更新就显得尤为重要，如岗位变动、职称变动、职务变动、离职、离退休等，需及时更新，实现人员信息的动态调整。个人基本信息的变更和维护可以采用员工自助的方式，利用网络终端或者手机APP将个人变化的信息和证明材料提交相关部门审核，审核通过之后，变更的个人信息会通过信息平台自动传输到各部门业务系统中，并提醒管理人员职工信息已经更新[6]。

4 系统性人力资源管理综合应用

4.1 系统性人力资源管理框架

系统性人力资源管理框架图（图1）。

4.2 系统性人力资源管理重要功能综合应用

4.2.1 人员基本信息管理及员工自助

人员基本信息管理可以轻松实现医院职工信息的快速检索、多维度查询统计、历史信息查询以及各类人事证明材料的出具。为了保证信息的准确性，需要对人员基本信息进行及时更新和必要的维护。医院人员较多，工作区域分散，人力资源部门依靠纸质材料来维护基本信息的方式既效率低下，又容易出错。在移动网络和移动办公快速发展的基础上，可以开通员工终端自助服务，方便员工个人通过手机APP及时提交个人变化的信息以及有效凭证，相关部门审核之后自动更新，以保证基本信息的准确性、联动性和实效性。同时，员工自助服务可以将人力资源管理部门相关业务办理流程、表格模板、规章制度等内容进行公布，方便职工本人通过手机终端自行了解相关内容、申请业务办理、查看办理结果、打印相关证明材料[1]。

图1 系统性人力资源管理框架图

4.2.2 聘用合同管理

通过合同管理模块可以实现聘用合同的签订、合同续签、合同变更以及合同终止等相关业务。通过设定提醒时间，可以做到合同到期预警等相关提醒，该提醒可以通过信息平台已短信或者邮件的方式向相关科室和员工发送提醒通知，并通过管理系统发送需要签订的合同模板和注意事项，规定办理时间时效，待双方签订后，自动、及时、准确的进行系统合同内容更新，并可以打印合同进行归档保存（图2）。

4.2.3 工资管理

传统的工资手动调整方式已不能适应医院发展的需求，由于医院人员基数大，工资类别和等级划分较多，手工记录及调整方式既无法保证实效性也无法保证准确性。通过工资管理模块可以根据职工职称等级变化、工作岗位变化、工资标准变化等自动调整对应的工资数据，将复杂繁琐的手工调节转变为简单高效准确地的自动审核和调整，同时也在一定程度上也避免了人为调整工资数据等徇私舞弊的不良行为。与此同时，利用数据平台，在设定权限的前提下，可以将职工工资信息等变更数据发送给相关部门，做到信息交互传递，有利于相关部门进行数据汇总和统计，工资管理模块的具体功能（图3）。

图2 合同管理

4.2.4 职称管理

职称管理模块不仅可以对员工的职称进行简单的统计分析，更重要的是可以在职称申报之前，根据各等级申报条件，通过人力资源管理系统从医疗、科研、教育等系统中汇总相关信息进行预警提醒，整理汇总各类职称、各级别符合条件的人员信息，方便人力资源管理部门提前了解当年职称申报人员的整体情况。另外，根据职称申报条件，提前预判当年可能申报的人员情况，并向职工本人发送职称申报以及目前个人是否存在某些方面短板的消息提醒，个人根据系统提示查漏补缺。

图3 工资管理

职工本人也可以利用员工自助终端，上传职称晋升所需材料，各种材料自动发送至分管部门进行审核，审批之后再将分管部门审批意见发送至职工本人和人力资源管理部门。在职称申报通过之后，可以利用管理系统自动调整职称信息，并关联工资、绩效、医疗等相关系统，以便自动更新。

在材料提交和材料审核等基本功能完成的基础上，可以进一步开发网上职称评审功能。在申报材料审核通过的前提下，可以为评审专家开通远程服务端口，利用网络终端进行在线职称评审，从而避免了评审会在统一时间和统一地点上的局限性，也避免了在同一会场由于不同评审意见可能带来的尴尬。

4.2.5 社会保险管理

社会保险管理模块可以通过数据平台访问财务管理系统和绩效管理系统，根据数据库中的人员信息，自动查询职工上一年度发放的工资总额，并根据社会保险缴费基数的相关规定，自动计算职工上一年度月均工资以及各项保险的扣缴金额，之后利用数据平台将扣缴费用等信息自动回传到财务和绩效等相关部门，作为职工工资中社会保险扣缴费用的数据支持。该模块在依据社会保险缴费政策的前提下，由人力资源管理部门人工维护政策数据，能够及时准确地计算全体在职员工的缴费基数和扣缴金额。

4.2.6 数据统计分析

人力资源管理系统借助信息平台真正做到数据的上传下达和精确统计。在固定权限的条件下，人力资源管理系统可以从其他系统中提取所需的数据信息，对医院人力资源整体数据进行统计分析，通过领导桌面向院领导呈现医院的人才队伍、人力成本、人员现状、数据对比等多项统计结果，使得领导可随时掌握目前医院职工知识结构、年龄结构、专业结构、科研能力等情况，为领导科学决策提了重要的信息支撑。与此同时，其他信息系统可以在预设权限的情况下，借助信息平台可以从人力资源信息系统中随时查询该部门工作所需的各项数据，避免了部门之间沟通不畅、信息共享不畅或者信息差别所带来的工作延误和效率低下，真正做到信息共享，准确无误，高效同步。

系统性人力资源管理的建设是一项既系统又复杂的工程，在进行系统化实际建设的过程中，需要充分考虑医院人力资源现实情况和实际需求。通过信息平台的有效衔接，促进信息技术和人力资源管理有效结合，为医院人力资源管理工作构建一个新的动态管理平台，在保证数据信息安全的前提下，增强部门之间的沟通及信息共享，提高工作效率，真正发挥人力资源管理将医院职工作为人才管理的目的，为医院的用才、育才及留才工作提供更优质的服务，从而促进医院实现更好更快的发展[4]。