机构改革背景下高校档案工作体制机制建设路径探析

摘 要：在全面深化改革的背景下，档案工作作为中国特色社会主义事业的一部分，档案工作体制机制亟待创新以顺应新时代发展要求。本文在分析高校档案工作体制机制建设现状和问题的基础上，强调在档案组织机构设置不断优化、强化以人为本的管理体系建设、鼓励创新开展档案利用服务等发展趋势下，高校档案工作体制机制建设要从转变传统思维、构建档案工作网络、拓展档案馆新职能方面探索发展路径。

关键词：机构改革 高校档案工作 体制机制建设

中图分类号 G271.2 文献标识码 A 收稿日期 2019-05-17

★作者简介：刘彩云，贵州财经大学档案馆，馆员，四川大学档案学专业硕士研究生，研究方向为现代文件管理与电子政务。

Abstract Under the background of deepening reform in an all-round way， archival work is a part of socialism with Chinese characteristics， so the construction of archival work system and mechanism needs to be innovated urgently to adapt to the requirements of the development of the new era. Based on the analysis of the current situation and problems in the construction of archival work system and mechanism in universities， this paper emphasizes that under the development trend of continuously optimizing the establishment of archival organization， strengthening the construction of people-oriented management system and encouraging innovation in the development of archival service， new development paths should be explored in the construction of archival work system and mechanism in universities from the perspective of changing the traditional thinking， constructing archival work network and expanding the new functions of archives.

Keyword institutional reform; archival work in universities; construction of system and mechanism

党的十九大提出要坚持全面深化改革，坚决破除一切不合时宜的思想观念和体制机制弊端。在机构改革的背景下，高校档案馆需要积极探索档案工作体制机制建设之路，将机构改革挑战转化为发展契机，实现可持续发展。

一、高校档案工作体制机制建设现状

1.高校档案工作体制建设现状。根据《高等学校档案管理办法》中有关设立高校档案馆的规定，我国各大高校按要求建立了校档案馆或综合档案室。目前高校档案机构设置情况主要有两种：一是设置档案馆，作为学校二级机构;二是未达到设馆条件，在学校党政办下设综合档案室或档案科。档案馆和综合档案室的设置为实现高校档案的集中统一管理奠定了基础。

中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》第一条指出：“坚持并不断完善党委和政府领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的档案工作体制，确保分工明确、各司其职，密切配合、形成合力，促进档案事业协调发展。”[1]高校档案工作应坚持在学校党委和行政的领导下，由校档案馆或综合档案室归口负责，职能部门、分院等各方面共同参与的档案工作体制。

2.高校档案工作机制建设现状。设置档案馆的高校，其档案馆的组织机构设置最初大多遵循以下三种划分方式：按照工作职能、档案門类、档案工作环节划分。随着档案事业的发展，这三种划分方式的单一性逐渐凸显，不利于高校档案馆开展档案实践创新。因此，一些高校档案馆根据学校情况和档案工作实际对组织机构设置进行了调整。

目前，高校档案馆组织机构设置逐渐倾向于将三种划分方式两两结合，灵活划分，其中较为普遍的方式有档案门类结合工作职能划分（如中国人民大学档案馆设置文书档案室、科技档案室、人事档案室、学生档案证明办理中心、办公室）、档案工作环节结合工作职能划分（如中山大学档案馆设置了办公室、监督指导部、管理利用部、信息技术部、校史编研部）。

二、高校档案工作体制机制存在的问题

1.档案机构管理职能弱化。各大高校档案机构设置情况不一，有独立建馆的，也有设置综合档案室的，建制级别不同。高校档案馆在高校大多划分为教辅部门，综合档案室则挂靠在二级机构之下，在管理职能上相较于其他内设职能部门有所弱化[2]，导致档案工作规章制度执行落实不力、档案法律法规宣传效果不佳。

2.档案资源体系建设不全面。各高校档案馆档案资源管理范围、管理水平参差不齐，有的档案馆统筹管理学校综合档案、学生档案、人事档案，有的则只负责学校综合档案的管理，人事档案由人事处或组织部管理，学生档案由学生处或招生就业部门管理。此外，高校档案馆以《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）为依据开展档案管理工作，其中对于电子档案、实物档案归档问题尚无具体规定，实操性欠缺，且该《办法》于2008年起开始施行，至今已十年有余。档案馆若没有以发展的眼光看待档案工作，简单遵循《办法》的规定，将导致对档案工作中新产生的档案载体、新的专业档案、传播媒介等缺乏关注，造成资源体系建设不全面。

3.档案利用体系建设有所局限。在服务对象上，高校档案馆作为内设机构，主要服务于高校及师生，在挖掘档案资源、拓展服务公众、服务社会方面仍有待开展。在服务方式上，由于各高校对档案工作重视程度不同，档案工作发展程度、档案管理水平、档案信息化建设情况参差不齐，直接影响着档案馆提供档案利用服务的质量。如信息化建设程度较高的高校不仅提供实地查档业务，还拓展远程查档、在线查档、网上展厅建设等工作。

4.档案工作队伍专业水平不足。高校档案工作队伍由档案馆专职档案人员和各部门兼职档案人员组成，其中具有档案学、信息资源管理、计算机学科专业背景的人员少，学历层次较低，专业结构不合理，导致专业水平不足。此外，各部门兼职档案人员在从事所在部门的工作之余无偿兼管部门档案收集、整理、移交工作，工作积极性、主动性不足。

三、机构改革背景下档案工作体制机制发展趋势

1.不断优化档案组织机构设置。在遵循“统一领导、分级管理”的原则下，优化档案组织机构设置，使其向扁平化发展、管理层级简化、管理权力内收、事业服务性外放是顺应机构改革发展大势所趋。档案馆作为集政治性、社会性、科学性、教育性、服务性、独立性与文化性于一体的文化事业机构，是从事档案事业、开展档案实践的主要力量。为更好地发挥其维护历史面貌、服务社会实践、收藏文化财富、积累传播知识的职能[3]，档案馆以改革为契机，结合未来档案工作重点对传统机构设置采取裁、并、撤的重组措施，优化业务流程，以实现集约化发展。

2.强化以人为本的管理体系建设。进入新时代，以人为本的思想在档案资源体系建设、档案利用体系建设和档案安全体系建设中得到进一步强化。党的十九大阐明了中国共产党人的初心和使命就是为中国人民谋幸福，为中华民族谋复兴，档案工作应始终贯穿这一主旨。档案工作从最初为统治阶级服务，发展到提出建立覆盖广大人民群众的档案资源体系，再到提出建立覆盖人民群众和民族复兴各个方面的档案资源体系，为人民服务、为民族复兴服务成为未来档案资源体系建设和档案利用体系建设的主旨。在档案安全体系建设方面，在档案开放中依法保护个人隐私、保护个人信息安全也备受关注。

3.鼓励创新开展档案利用服务。网络服务是创新开展档案利用服务的有效途径，随着网络技术的发展，探索运用网络提供档案利用服务仍将大有可为。我国档案利用服务从最初的封闭式、手工式的统治阶级特权到提供全宗简介、案卷目录等初级服务，现今发展到信息时代网络技术的运用实现档案利用服务向信息服务方式转变，实践证明网络不仅极大地提高了档案利用服务效率，也为档案馆丰富利用服务方式、延伸服务层面、拓展服务范围、提高服务质量创造了更大的平台。

四、高校档案工作体制机制建设路径

1.转变传统工作思维，扩宽档案工作视野。国家档案局原局长、中央档案馆原馆长杨冬权曾将新时代档案工作的新思维总结为“人”“民”意识、先行意识、创新思维、网络思维、合作思维，这五种新思维不仅是对档案工作实践的总结和概括，也是党的十九大引领的社会发展新趋势下档案工作新趋势[4]。我国高校档案馆作为内设机构，主要服务于学校和全体师生，在对外开放、服务社会方面虽并无强制要求，但作为国家档案事业的组成部分，在机构改革背景下，高校档案馆仍需打破传统内设机构的工作方式，切实转变工作思维，提高对档案工作发展趋势的认识，在服务于学校管理与教学科研的同时，拓展服务对象和服务范围。

树立“人”“民”意识，高校档案馆档案资源体系建设和档案利用体系建设范围要围绕“人”“民”扩展，以建立覆盖全日制教育、非全日制教育学生，包括在职、离退休教职工在内的，记录学校各方面发展情况的档案资源体系为目标;树立先行意识，要对档案收集和征集工作实行前端控制，统筹文书和档案工作，提前做好档案异地备份、异质备份工作;树立创新思维，关注新的档案形成者、档案载体、档案利用人群、档案工作合作者、档案传播方式等[5];树立网络思维，注重馆藏数字化建设与增量数字资源建设，实现档案资源整合与共享，充分利用网络开展业务指导、专业培训、学术交流与研究等工作[5]，顺应管理利用网络化趋势;树立合作思维，主动加强与行业内外的机构合作，与档案行政主管部门、省内外高校档案馆加强业务探讨与学术交流，与档案科研教学单位合作建立实习基地，与企业合作开展档案数字化加工等。

2.凭借深化改革之机，构建档案工作网络。

一是构建兼具稳定性与弹性的组织机构。在保持组织机构设置相对稳定性的前提下增强组织机构弹性，围绕档案资源建设和利用体系建设扩展业务，对职能单一且工作量较小的科室进行人员裁减或撤销，对业务相近、工作内容类似的科室进行机构合并，根据实际需要谨慎增设新机构。在实体科室划分的基础上通过组建虚拟工作组的方式（如工作小组或项目团队）增强组织机构设置的弹性，以便灵活应对常规工作以外的临时性事务、重大工作等。

二是建立学校范围内的档案工作网络。遵循“统一领导”原则，高校档案馆牵头成立学校档案工作领导小组或档案工作委员会，依法领导与协调全校档案管理工作，由校领导担任委员会主任，各部门、各分院主要负责人或分管档案工作的领导为委员会成员。遵循“分级管理”原则，在各部门、各分院确定一位领导分管档案工作，配备一至两名兼职档案员，负责各自部门档案的收集、整理与移交，据此编制学校各部门档案工作人员名单，在人员工作发生变动时及时更换并做好工作交接，及时更新名单。

三是加强档案工作队伍建设。建立档案工作目标考核体系，将档案工作纳入各部门的年终目标考核内容以及档案工作人员的年终绩效考核内容，调动全校专兼职档案工作人员的工作积极性。建立奖惩机制，将档案工作成果与工作人员年终绩效发放、职称晋升等切身利益挂钩，增强档案工作队伍的活力。

3.充分利用网络技术，拓展档案馆新职能。网络技术为实现数字化转换、大容量存储、有序组织、全程管控、實时实地展示创造了可能性，高校档案馆在档案收、管、用各工作环节充分利用网络技术，有助于推动档案馆拓展记忆宫殿、数字城堡、政务窗口、文化家园和知识宝库的职能，更好地服务于为人民谋幸福、为民族谋复兴。

一方面，利用网络技术实现馆藏档案数字化和增量电子档案全程管控，可以有效发挥为师生留存校园记忆、为城市留存城市记忆、为人民留存社会记忆的职能，打造校园文化家园。例如，将网络技术与档案馆传统的馆日活动相结合，辅助开展档案在线展览、在线法制宣传、档案征集、征文、摄影作品评比等活动，不仅突破了时间空间限制，扩大了馆日活动的影响力，更加丰富了馆日活动形式。另一方面，利用网络技术实现文档一体化管理，可以打造覆盖学校管理、教学实践与科学研究的档案数字城堡与知识宝库，实现档案资源开发利用，丰富档案利用服务方式，优化档案利用查阅服务，搭建覆盖每一位师生乃至社会公众、服务于学校管理与教学科研的信息服务窗口。高校档案馆可积极加入数字校园建设，建立档案资源共享平台，推动档案资源在校内各部门实现资源共享，继而搭建所在区域高校档案资源共建共享平台，开展远程查档服务，让档案利用者少跑路。

参考文献

[1]中共中央办公厅，国务院办公厅.关于加强和改进新形势下档案工作的意见[N].中国档案报，2014-05- 05（1）.

[2]李彦，王雪君.大数据背景下高校“大档案”管理体制构建研究[J].浙江档案，2018（7）：17-19.

[3]赵屹.档案馆的现在与未来[M].世界图书上海出版公司，2015.

[4]杨冬权. 新时代档案工作的新思维（上）[N]. 中国档案报，2018-01-11 （3）.

[5]杨冬权. 新时代档案工作的新思维（中）[N]. 中国档案报，2018-01-15 （3）.