关于实施档案工作者职业认同调查工作的思考

摘 要：新形势下档案工作者的身份转变给档案馆的管理提出了新的要求，需要在原有评估体系上进一步丰富与完善。针对档案机构的现状与未来管理的需要，本文介绍了职业认同调查，并论述实施该调查工作的必要性;结合美国国家档案馆的实践案例进行分析，对实施档案工作者职业认同调查工作提出建议。

关键词：档案工作者 职业认同 调查 管理

中图分类号 G271.6 文献标识码 A 收稿日期 2019-12-08

★作者简介：丁海悦，辽宁大学历史学院2017级档案学专业本科生。

★推荐人：赵淑梅，辽宁大学历史学院档案学教授。

★教授推荐语： 2018年年初，按照《中共中央关于深化党和国家机构改革的决定》的要求，档案管理体制实行局馆分离，在此背景下，档案工作人员的职业归属发生了很大变化，由参公身份变为事业管理人员，这对档案人员的职业定位与职业认同带来一些冲击，因而在理顺机构改革的同时，档案工作人员的职业心理预期的调试也需要有一些相应的措施，该文从职业认同角度提出一些合理化建议，具有一定的借鉴价值。

Abstract Under the new situation， the identity transformation of archives workers puts forward new requirements for the management of archives， which needs to be further enriched and improved in the original evaluation system. In view of the present situation and the need of future management of archival institutions， this paper introduces the survey of occupational identity and discusses the necessity of implementing the survey. Based on the practical cases of the National Archives of the United States， this paper puts forward some suggestions on implementing the investigation of occupational identity of archives workers.

Keyword Archives Workers;Occupational Identity;Investigation;Management

“职业认同”一词最早是出现于心理学领域，根据车文博所编著的《心理大百科全书》中的定义，职业认同是指个体对于所从事职业的肯定性评价。它是人们努力做好本职工作，达到组织目标的心理基础[1]。近年来，有学者已经进行了一些调查研究，但尚未成为档案机构的一项固定工作。笔者认为，在当前档案管理体制“局馆分离”的背景下，档案工作者将面临职业定位、内涵、从业技能要求等多方面的转变，因此需要格外关注转型时期档案工作者的职业认同度，从而更加全面地把握档案工作者的职业状况，为档案工作者的发展提供必要的支持。

一、实施档案工作者职业认同调查工作的必要性

职业认同度调查在档案工作中属于相对陌生的一个方面。各档案机构一般都是以绩效考评的形式对档案工作者进行量化评估，相关的研究成果也较为成熟。相反，职业认同度调查在档案机构的评估中尚未得到广泛应用，人们普遍认为职业认同度调查价值不高，对于档案工作没有实际意义。因此，笔者将从档案工作者、档案馆以及社会公众三个角度论述实施档案工作者职业认同调查工作的必要性。

1.提升档案工作者职业认同素养。如果说目前各档案机构实行的绩效考评制度着重考察的是档案工作者的工作能力、业务能力，那么职业认同调查反映的则是档案工作者的职业心理。在新时期档案工作的转型升级和档案工作者的转型背景下，对于档案工作者的调查评估和管理也必须得到全方位的升级，仅仅着眼于档案工作者的能力已经不再适应当下的需要，他们的职业认同心理预期同样应当得到关注。

对于档案工作者来说，职业认同度调查的价值可分为两方面。第一，职业认同度调查是由档案工作者自主完成，在完成评价的同时也是对自身工作能力、工作满意度、工作环境的反思与反馈。通过问卷问题的设计，可以引导受访者对这些问题给予关注，受访者既可以顺着问卷调查的思路，在评价的同时完成自我评估，也可以针对在某些问题上的否定回答，对自己的工作现状有更清晰的把握。比如對自己薪资待遇的满意度、职业发展的前景等，并且对于培养档案工作者的职业观很有帮助。第二，档案事业的健康快速发展，需要档案人员在不断提高自身科学素质的同时，努力提高自身的人文素质[2]。在一份职业认同调查问卷中，有很多问题都和档案工作人员的职业素质、职业道德密切相关，这些问题的设置对于培养档案工作者的人文素质大有裨益。档案工作者可依据该调查进行自我改进，档案机构也可以有意识地对工作人员加以培养，实现个人与机构的共同发展。

2.优化档案馆的人力资源管理。档案机构现行的绩效评估制度通常与职称评定、职位晋升、薪酬待遇等相挂钩，严格客观的评估制度不可或缺，然而除此之外，一种宽松、自由的评估方式也有其存在的可能性，它关注的不完全是档案工作者的业务能力，而是他们的获得感、满意度，这其实也是档案工作者乃至档案机构整体软实力的体现。对于档案机构来说，档案工作者享有良好的待遇与发展机会，体现了该机构的人文关怀精神，有助于深度挖掘人力资本的潜力，成为助推国家繁荣发展的强大力量。在这个过程中，职业认同调查具有重要的作用。

职业认同调查与现行的绩效考评并不冲突，相反，它们互相补充，相得益彰。公共档案馆在积极履行自身社会责任，提供公共服务的同时，也应当重视人本管理，将员工作为最重要的资源和资本，调动一切积极因素，建设高素质的档案馆团队[3]。

3.增强社会公众的档案意识。目前，社会公众对于档案工作依旧怀有很深的误解，认为档案工作什么人都能做，完全不了解档案工作的具体内容和重要意义。这种误解对于档案事业后备人才的培养也有很大影响，应届高考生对于档案学专业一无所知，高校档案学专业的学生对于该职业的从业状况、职业前景也不甚了解，非常不利于对高素质档案工作者的培养。在这种现状下，档案机构需要通过与社会大众有效的沟通和交流，改变其对档案工作的错误认识，增加对档案工作、档案工作者的了解，从而引导人们参与到档案事业的建设中来。

职业认同调查不同于绩效评估，绩效评估是档案机构内部的评估，不会向社会公开，而职业认同调查的结果经量化统计分析后，可以通过数据可视化的形式借助多元的媒体平台向社会公开，成为社会公众了解档案工作的一扇新的窗户。人们可以藉此进一步了解档案工作者的从业状况，社会的关注也可以为档案机构改进自身工作注入新的活力。

二、美国国家档案馆人员年度调查经验借鉴

对于国外的相关调查实践，笔者着重关注和研究了美国国家档案馆的人员年度调查。“人员年度调查”（Annual Employee Survey）是由美国人事管理处（OPM）于2006年发布，面向全美的行政机关、政府机构和独立机关。其发布背景基于《2004财年国防授权法案》第1128条的要求，各机构必须面向其雇员实施一项年度调查，以评估其满意度和机构领导、管理情况[4]。美国国家档案馆自2007年开始实行该评估至今，每一年的调查报告都会在官方网站上向社会公示，并且作为改进档案馆人员管理工作的重要依据。该调查与职业认同调查具有较强的相关性和共通之处，可为我国档案机构职业认同调查工作的实施提供借鉴。

1.清晰科学的顶层设计。人员年度调查关注的是机构领导层和管理层的工作实践以及工作人员的满意度，深层、广泛地反映机构人员的职业状况。美国人事管理处为各个机构设计了一份基础问卷调查以供参考使用，同时各机构也可以在保证质量的前提下进行补充。笔者将美国人事管理处制定的通用问卷整理、提炼后，呈现于下表1。

美国国家档案馆根据自身的实际情况，通过清晰科学的顶层设计，基于基础问卷重新组织问卷思路与项目构成，设计出“员工观点调查”（EVS）问卷，用于调查员工的满意度和认知度，使得整份问卷调查方向明确，反映问题全面，各项目之间关联性强。下表2呈现的是美国国家档案馆员工观点调查问卷的设计思路和关键考察点。

2.良好的数据收集工作与过程管理。对于问卷调查来说，回复率是进行问卷分析的重要指标，通过回复率的高低可以判断一份问卷是否合理有效。一份好的问卷，回复率应当达到60%，最低也要达到50%。同时，在较大范围内进行问卷调查需要调查方采取措施进行督促、激励，保证调查的参与度[7]。

数据方面，基于最低50%回复率，OPM建议各机构发放800份问卷，以期获得至少400份有效回复[8]。美国国家档案馆实行的是全员参与调查，图1是根据美国国家档案馆公布的历年调查结果制成，展示了美国国家档案馆2014—2018年的受访人数、有效回复数和回复率情况。可见，美国国家档案馆人员年度调查始终保持高参与度、高回复率，数据也更加完整可靠。

3.及时完善的评估与后续工作。美国国家档案馆根据收集上来的问卷回复，制定了相关指标用于分析和改进工作。根据2018年调查报告中的陈述，当一个问题有65%及以上的肯定回答时，可视为一项优势;当一个问题有35%及以上的否定回答时，该问题就必须予以高度重视;当一个问题有30%以及上的回答为中立时，应当就该问题进行进一步的调研[10]。

基于上述指标，美国国家档案馆2018年的调查报告中总计36个问题具有较多的肯定回答，肯定回答率最高的5个问题分别为：（1）如有必要我会付出额外努力，保证工作完成;（2）在过去的六个月内，我的上级与我交流过我的绩效情况;（3）我想方设法改进我的工作;（4）我所做的工作很重要;（5）你如何评价你的工作小组所完成的工作的质量[11]。再看否定回答，基于上述指标，共有6个问题具有较多的否定回答，这些问题集中在薪资待遇的提高、职业生涯的进阶与发展、领导层的激励以及工作资源等方面。

最后，美国国家档案馆在2018年调查报告中提出了几项改进措施：（1）参与建设性的绩效对话;（2）提供职业发展和再教育的机会;（3）为员工平衡家庭和工作提供支持;（4）促进包容性工作环境的形成;（5）让职工参与部分决策;（6）与员工进行双向交流[12]。改进措施的跟进与落实，体现了该调查的价值，并激励员工继续参与调查，实现良性循环。

三、关于实施职业认同调查工作的建议

1.科学合理地设计问卷。档案机构既可以使用通用的、具有权威性的职业认同量表，比如1998年由泰勒和麦卡勒姆设计，中国台湾朝阳科技大学蔡常娟修订的中文职业量表（如下图2）。也可以根据实际情况和调查需要进行自主设计，如张玲和王凌霞的研究中编制的《档案工作者职业认同调查问卷》，主要涉及六个方面：（1）职业认知情况;（2）职业技能及胜任情况;（3）职业人际支持情况;（4）工作中自我价值实现情况;（5）对职业的持续承诺;（6）职业情感[13]。也可以从影响职业满意度的因素入手来设计问卷，如张玲将其总结为四个方面：社会态度、组织环境、家庭支持度、个人因素[14]。

在使用通用职业量表时，应当注意求同存异，可根据各机构的实际情况在原有量表的基础上增添和扩充，而不是全部照搬。在统计结果中体现共性与个性。如果自主设计问卷，那么一定要注意问卷的科学性，关注问卷的诚信度，合理设置问题，避免因为问卷自身的缺陷导致无效的統计结果。在问卷问题的设置中应着重体现“以人为本”的管理理念，所设问题切合工作实际、实事求是，不要出现无意义的、形式化的问题。

2.建立积极有效的沟通和反馈机制。建立职业认同调查制度，需要大量的统计数据作为支撑，所以必须从一开始就提高机构人员的参与度，从而保证受访的基数足够大。各机构在实行相关调查前，应当通知各部门、各单位加强宣传工作，强调该调查的正式性和重要性，督促工作人员予以重视，并且掌握各部门的问卷完成情况。各部门应当将其视为一项重要的工作，如有可能，可将调查完成情况纳入绩效考核评估中，切实保证该调查顺利完成。

调查完成后，机构应当组织人员对数据进行收集、整理、反馈工作，制定相关指标用于分析数据，及时形成内部报告。档案机构在进行工作总结时，可参考该报告的数据。同样，在制定下一年的工作计划时，应当根据调查报告，提出针对性改进措施并严加落实。在这个过程中，可通过建立交流平台，保持与机构工作人员的有效交流。

3.利用网络媒体平台做好社会宣传工作。档案机构应当加强与社会公众的沟通和联系，做到深层次、宽领域的开放。公众不仅仅希望了解档案馆的概况和馆藏，也希望深入了解档案工作，对于应届高考考生、大学生尤其如此。档案馆可以利用丰富的网络媒体平台，如档案馆网站、微信公众号等，将职业认同调查的统计结果以可视化的形式呈现出来，利用图表、文字、图片，形成内容丰富、活泼生动的推送文章，向社会大众公布。客观、翔实、生动的信息公布，可以提升档案机构的公众认可度，形成广泛的社会影响力，促使更多有志于档案事业的人们加入进来。同时，档案馆也因社会的关注而改进自身工作，形成良好的对话交流机制。如此，可以形成一种良性循环。

四、结语

目前，档案机构应当树立“以人为本”的管理理念，深化管理层次、丰富管理角度。在这样的背景下，建立档案工作者职业认同调查制度便顺理成章。职业认同调查工作包括了前期的顶层设计、实施调查的全过程管理以及调查完成后的沟通反馈与信息公开，三个环节缺一不可，共同构成合理运转、行之有效的评估调查工作。现阶段在全国范围内统一实行该调查还比较困难，可以在某一地区的档案机构先行试点，积累经验，然后再逐步推广。随着时间的积累、数据的扩充、地区范围的增加，未来职业认同调查的数据将在档案机构的管理中发挥更大的作用，为打开档案事业新局面贡献一份力量。

参考文献

[1] 车文博. 心理咨询大百科全书[M]. 杭州：浙江科学技术出版社，2001：55.

[2] 陈慧珠.档案工作者的人文素质[J].档案时空，2005（12）：36.

[3] 梁娟.基于人本思想的档案馆工作研究[D].安徽：安徽大学，2010：19.

[4][5][8] Employee Surveys.Annual Employee Survey Guidance [EB/OL].[2019-05-22].https：//www.opm.gov/policy-data-oversight/data-analysis-documentation/employee-surveys/.

[6][10][11][12] Annual Employee Survey.National Archives and Records Administration 2018 Employee Viewpoint Survey Results Summary[EB/OL].[2019-05-22].https：//www.archives.gov/about/plans-reports/employee-survey.

[7] 万聪.网络问卷调查系统分析与设计[D].北京：北京交通大学，2014：17.

[9] Annual Employee Survey[EB/OL].[2019-05-22].https：//www.archives.gov/about/plans-reports/employee-survey.

[13] 张玲，王凌霞.档案工作者职业认同现状调查与分析[J].档案，2012（1）：44.

[14] 張玲.浅析档案工作者的职业认同[J].北京档案，2011（3）：34.