建筑施工企业的合同管理与风险控制

2020-03-06王英燕

工程建设与设计 2020年9期

关键词：合同条款建立健全交底

王英燕

（同方股份有限公司，北京100083）

1 建筑工程合同管理的必要性

1）规范各建筑主体行为的法律依据。建筑工程合同一经签署就具有法律效力，是工程施工过程中处理纠纷的法律依据。加强建筑工程合同管理，可以减少纠纷，降低合同履约成本，提高合同履约率和履约质量，进一步规范建筑市场行为，维护建筑市场秩序。

2）提高项目管理效率。加强建筑工程合同管理可以提高工程质量、确保工程进度和安全、控制工程预算。

3）增强建筑施工企业竞争力。随着建筑市场对外的全面开放，内外部的挑战越来越严峻，建筑行业竞争异常激烈，建筑施工企业要想在竞争中取得生存和发展，就必须加强合同管理与风险控制，增强建筑施工企业竞争力。

2 目前我国建筑施工企业合同管理的现状

1）建筑施工企业合同管理意识薄弱。新中国成立70 年来，建筑业迅速发展，建筑施工企业迅速成长，但目前部分建筑施工企业对于合同管理的意识仍较为薄弱：（1）尚未建立健全合同组织机构；（2）尚未建立健全合同管理制度；（3）尚未建立健全合同信息化体系；（4）尚未建立健全合同风险控制机制。

2）建筑施工企业法律意识薄弱。建筑行业市场行为不规范，极少使用标准范本签署合同。建筑施工企业对合同重视度不够，合同签署时未仔细研读合同条款，导致施工合同中的诸多问题：（1）合同双方权利义务不对等；（2）合同双方责任划分不清；（3）对发包人违约缺乏有效的制约条款；（4)施工界面划分不清；（5）合同条款措辞不严谨；（6）合同条款间存在冲突；（7）合同缺乏完整性，重要条款缺失。

3）合同管理人员的整体综合素质偏低。建筑工程合同涉及内容多、专业面广，要求合同管理人员具备一定的建筑专业技术知识、合同管理知识、法律知识、沟通谈判知识和造价管理知识等。目前，建筑施工企业从事合同管理的人员大多数是非专业出身，业务能力参差不齐；无法全面提出合同风险点；无法制定切实可行性的预控措施；内外部沟通效率低；合同谈判能力偏低。

4）缺乏合同全过程动态控制。建筑施工企业已意识到合同的重要性，加强了合同签署阶段的审核审批，但忽略了合同全过程、系统、动态控制，主要体现在：（1）但忽略了合同文件组成部分的核查，遗漏风险点，为后期双方争议埋下隐患；（2）不重视合同分析和合同交底：①停留在合同审核审批签署层面，没有专人对合同进行综合分析和交底；②忽略了执行过程中关键节点的交底；③合同交底后缺乏沟通和反馈；（3）合同资料管理缺乏系统性、完整性和有效性。

3 建筑工程合同管理与风险控制

3.1 建立健全合同管理体系

3.1.1 建立健全合同组织机构

建立健全合同组织机构，设置合同管理及监督部门，明确职责范围、工作流程和制定规章制度，最大限度地确保合同顺利实施，确保合同管理体系的准确运行。

3.1.2 建立健全建筑工程合同管理制度

建立健全科学合理的合同管理制度：（1）建立建筑施工企业内部合同预签制度，将拟定合同人员分成2 组，分别代表合同双方当事人进行预签合同，共同研究合同条款，提出具体意见，确保签署的合同切实可行，保证合同顺利履行；（2）建筑施工企业内部的审查、批准制度，严格审查审批合同，尽量减少或者避免合同纠纷的发生，切实保护企业的合法权益；（3）严格保护、保管企业印章制度；（4）建立检查和奖励制度，通过检查及时发现合同履行管理中的薄弱环节和矛盾，以利于提出改进意见，促进建筑施工企业不断改进合同履行管理工作，提高企业的经营管理水平；（5）完善合同统计考核制度；（6）建立合同管理评估制度；（7）推行合同管理目标制度；（8）建立合同管理质量责任制度。

3.1.3 建立完善的合同管理信息化体系

随着建筑市场竞争的日益激烈，建设施工企业的利润空间越来越小，降低成本迫在眉睫。建筑施工企业可通过建立完善的信息化管理体系，全过程动态有效地管控建筑工程合同管理的风险、降低合同管理成本、提高合同管理效率。OA、CRM、SAP 系统是目前建筑施工企业常用的信息化管理系统，可多系统联动操作，确保基础数据一致，利用系统的报表加强对合同管理重要风险的分析和控制：（1）工程付款节点提醒和控制，合同协议签署时的付款条件及节点录入系统，并设置定期提醒功能，为市场人员请款提前做好准备工作，避免产生逾期账款；（2）采购和施工进度付款控制，依据现场施工进度计划采购设备材料、安排进场人员，避免脱节和长期占用大量资金；（3）全过程工程预算的动态控制，严格控制预算，避免出现超支。

3.1.4 建立健全风险控制机制

首先，需要建立风险识别体系，识别签约方和项目的风险因素：（1）签约方资信情况识别，建议实地考察和网络识别（国家企业信用信息公示系统、天眼、企查查）相结合；（2）项目风险识别：资料核查；现场核查（安全、质量、进度、付款等）。其次，提出风险预警：可建立风险分析评级，根据风险的大小给出不同程度和范围的预警。例如：签约方资信核查，发现签约方已注销或吊销，风险列为重大风险，第一时间成立风险应急小组，启动相应的风险控制预案。再次，风险监控和应对，设立风险部门或是确定专人对风险进行管理：发现风险、监控风险、跟进风险、制定风险应对措施，确保风险得到有效规避、控制或转移。

3.2 重视合同文本的拟定

施工企业应重视合同文本的拟定，充分考虑现行法律法规对工程建设的要求和建设工程施工管理的特殊需要，参照国家行业主管部门颁布的合同范本或财政部颁布的建筑工程合同范本，合同条款应严谨、完整、公平。基于笔者的工作经验，建议在合同拟定的重点考虑以下5 条线：（1）合同效力线：签约方的签约、履约资格，合同签订生效条件；（2）经济线：合同价、合同价格形式、付款方式、变更洽商、价格调整、索赔、结算、违约赔偿、担保、保险、争议解决方式等；（3）质量线：质量要求、质量争议检测、缺陷责任保修、保修期等；（4）进度线：工期、影响工期的因素、竣工验收、工程移交；（5）安全线：安全文明施工措施、承诺书。

3.3 提高合同管理人员的综合素质

合同管理人员综合素质水平直接决定企业合同管理水平。合同管理人员的综合素质包括但不限于以下方面：（1）熟悉建筑工程的特点、工艺、流程；（2）熟悉建筑工程相关的法律、法规、条例；（3）具备合同管理、档案管理、造价、技术知识；（4）加强内外部沟通、谈判能力；（5）具备良好的学习和培训能力，提高企业全员的合同管理意识；（6）具备良好的承压能力，不因内外部的施压隐瞒合同潜在的风险。

3.4 加强合同全过程、系统、动态控制

“合同管理不是单一部门资料式的静态管理，而是全过程、全方位、多部门合作的动态管理【1】。（1）加强合同文件组成部分的核查，建筑施工企业各相关部门（商务、法务、财务、工程、技术、造价、合同、采购）共同对合同进行核查，提出合同中的潜在风险；笔者建议施工企业加强合同执行过程文件的审核审批，尤其是经济相关的变更洽商，避免工程变更洽商办理不符合合同约定，影响工程结算。（2）加强合同交底管理，精通合同管理的人员仔细研读合同，并综合各部门审核意见，列明交底要点，分层次、多次向项目部成员进行交底：第一，合同交底要点：工程概况、工程承包范围、双方权利义务、合同目标、合同条款的交叉点和理解的难点；第二，分层次交底，建议可分为3 级：公司向项目部负责人交底，项目部负责人向项目职能部门负责人交底，职能部门负责人向其所属执行人员交底；第三，根据合同的动态多次交底，确保交底关键及时、准确、完整。（3）强化合同档案管理，确保合同档案的系统性、完整性和有效性。建筑施工企业的合同管理人员要及时收集、整理和存档合同档案资料，并仔细复核确认所收到的档案资料是否为有效资料：第一，合同资料是否按照合同约定完成签章手续，是否为签章完整的资料；第二，合同资料是否注明了日期，避免因双方均未签署日期，导致合同生效日期不明；第三，所用印章是否符合合同约定，合同用章一般为公章或合同专用章，避免使用部门章；第四，签约方的签字人是否为法定代表人，若为授权代表需要进一步确认是否有正式授权文件。