论新形势下企业档案编研工作的困境与突破

刘俊

摘 要：新形势下，企业档案编研工作呈现编研主体扩大化、编研客体广泛化、编研行为智能化、编研成果形式多样化等特点。然而在现实中，企业编研工作尚未跟上时代发展的步伐，面临着“重藏轻用”，对档案编研工作缺乏正确的认识;信息技术运用不充分，编研手段较为落后;编研力量不足，档案编研工作受阻;编研思路狭隘，编研成效不大等困境，与企业日益增长的档案信息利用需求脱节。为此，企业应围绕中心工作，从思想上、手段上、模式上、思路上突围，实现档案编研工作跨越式发展。

关键词：新形势;档案编研;档案工作

当前，计算机技术、电子信息技术、网络技术已渗透到社会生活的各个角落，大数据时代、知识管理时代已经到来，深刻改变着人们的工作生活方式，以大数据、云计算、人工智能、物联网、区块链等为代表的新一代信息技术及其应用更是将这种改变推向了极致。与此相适应，档案工作的观念、对象、方法和职能也在发生重大的变化 [1]。可喜的是，面对新形势，我国档案工作并没有墨守成规，而是全面提速档案信息化建设，如建立数字化档案信息资源库、研究电子文件归档和电子档案管理、实现档案信息资源共享利用等。从笔者近年来参加档案行业学术交流活动来看，社会档案意识在不断增强，档案工作日益受到各行各业的重视，档案工作的侧重点也从规范档案管理阶段逐步向深度挖掘档案信息资源、提供深层次档案信息利用的更高阶段迈进，一些先进单位在档案信息资源服务主营业务、支持公司发展方面也切实取得了成效，得到了单位内外部的普遍认可。就整体而言，近年来我国档案工作确实有了一定提升。但是，由于工作思想、思路、模式等限制，我们也应看到档案编研工作，尤其是企业档案编研工作还未跟上时代发展的步伐，尚存在一些问题。在本文中，笔者试图分析新形势下企业档案编研工作的特点，探究目前面临的困境，并力求寻找出档案编研工作能够取得突破发展的有效措施，进而为企业档案编研工作提供新思路。

一、新形势下企业档案编研工作的特点

新形势下，信息技术的快速发展，企业内部各部门之间、内部与外部之间的紧密分工与合作等影响了企业档案编研工作思路，为编研工作提供了新的工作方式与手段，使企业档案编研工作的主体、客体、行为、成果都具有了新的特点。

1、编研主体扩大化

新形势下，档案编研主体不再是传统的单一性，而是呈现合作化、扩大化的特点。首先，随着现代信息技术在档案工作中的运用，档案部门与信息技术部门之间的合作逐步深入。加强与信息技术部门的合作，可有利于扩充编研素材、提升编研成果展示效果等。其次，围绕企业中心工作、为企业主营业务提供前瞻性服务的编研才具有生命力，因而编研工作应与业务部门建立顺畅的沟通渠道，在编研选题等方面与业务部门保持合作，让业务部门融入其中。最后，档案服务中介机构的规范化发展，以及企业自身从管理效益方面的考虑，越来越多的企业选择借助服务机构开展档案工作，使企业档案工作社会化成为一种趋势，这也让档案服务机构参与编研工作成为一种可能。

2、编研客体广泛化

新形势下，档案工作“存量数字化、增量电子化”的信息化战略逐步落实，企业档案资源建设不断取得新成果，档案信息检索效能也不断得到提升，为档案编研提供了丰富的素材基础和高效的编研效率。同时，信息技术的快速发展，档案编研素材的来源也不再局限于本单位的室藏资源，互联网、数据库、微博、公众号等都有可能成为其来源，这些外部信息只要在档案编研中被有效运用，则都是重要的补充，甚至具有不可或缺的“档案”意义。档案编研可以跨越本单位，多方位、多角度地收集素材资源，实现“全面查找、宁多勿漏”。而档案编研素材的丰富与广泛，也使得编研素材的类型实现了由传统纸质载体资料为主向文档、图像、音频、视频等多样化扩展。

3、编研行为智能化

在档案信息化浪潮下，档案编研工作也充分运用信息技术从而实现档案编研行为、手段的智能化。如通过档案管理系统或专门的编研工具实现编研选题、素材检索、加工整合和考订出版等工作的技术化转变[2]，相较于人工收集档案信息资源，手工挑选、加工、转录、点校、编排、撰写信息的传统方式，编研效率更高。又如，通过运用大数据技术对档案管理系统中的用户日志与用户查借阅利用行为进行分析与挖掘，了解哪些档案经常被哪些用户利用，获得用户隐形利用需求。这对编研人员确立合适的编研选题，并针对用户群体推出精准的且利用价值高的编研成果具有积极作用。

4、编研成果形式多样化

传统档案编研成果主要是书籍、画册、文献汇编等纸质形式，展示效果平面化，关注度与吸引力不强。新形势下，档案编研成果形式表现出丰富多样的特点，能够集图、文、声、像等为一体，展示效果也向多维化转变，能够多层次、多角度、全方位展示编研成果。多样化的成果形式大大增强了编研成果的可读性与可视性，增加了受众群体的吸引力和感染力，使受众群体得到更深刻的感官体验。

二、 新形势下企业档案编研工作的困境

档案编研是整合与开发档案信息资源的重要举措，也是档案工作创造价值、服务企业发展的一种较高层次、较高效能的方式，但新形势下，企业档案编研工作却陷入了困境，与企业对档案所存储的信息、所蕴含的知识日益增长的需求严重脱节。

1、“重藏轻用”，对档案编研工作缺乏正确的认识

“重藏轻用”一直以来都是企业档案工作的通病。档案人员往往注重档案的收集、整理、保管等业务，但对档案工作如何为企业的现实工作服务、如何让企业从档案工作中获益却思考较少。档案编研工作亦是如此。有些企业编研工作仅停留在编写大事记、组织机构沿革、文件汇编等初级阶段上，缺乏编研主动性与积极性，具有企业特色的、贴近企业工作实际的编研成果少。另外，编研工作在档案归档整理节点后的一段时间开展，档案信息收集、整理、加工工作周期較长，使得编研成果滞后于事情发展，适时性较差，缺乏实用价值。此外，编研工作也存在“重编轻研”现象，编研内容比较单薄，深度、广度和高度不够。

2、信息技术运用不充分，编研手段普遍落后

现阶段，社会各业都在积极运用信息技术为业务发展助力，不断拓展信息技术应用场景。另一方面，新一代信息技术也在政策、资本以及大规模实践的共同作用下日趋成熟。然而企业利用多媒体技术、数码影像技术等信息化技术开展档案编研工作，整体上仍局限于较浅层次的应用，编研的产品呈现出层次偏低的现象[3]。档案编研工作基本还是沿用传统做法，通过原始档案材料的积累和汇聚等手段，进行数据的统计、摘录、汇总，或按照专题对档案资料进行初步分析再完成一定的排列组合，形成一定编研成果。

3、编研力量不足，编研工作受阻

档案编研工作是一项长期性、系统性的工程，从确定选题到最终出版，时间周期一般较长，需要编研人员付出大量的时间和精力。然而，当下企业档案工作人员普遍配备不足，即便在一些大型国有企业，专职档案人员也捉襟见肘，许多民营企业甚至几乎不设档案岗位[4]，档案编研人员普遍匮乏。档案编研队伍建设和资源投入的不足，而档案工作又琐碎繁重，这种矛盾现象的存在直接影响编研工作的效率，导致编研工作进展缓慢，甚至根本没有力量开展编研，不能有效发挥档案编研工作为企业各项工作服务的作用。

4、编研思路狭隘，编研成效不大

长期以来，档案编研选题、内容形式单一，仅局限大事记、组织机构沿革、文件汇编、画册等传统编研形式上，编研成效有限，难以迎合现实利用需求。另外，对信息技术运用不充分，编研力量不足等因素，也加深了编研思路的狭隘与保守。笔者曾就编研工作与多家大中型国企、央企档案人员交流，大家对“编研是档案工作的重要组成部分，也是提升档案工作价值与地位的重要途径”这一事实深为其然，但同时也表示，“除了大事记、组织机构沿革等传统的编研成果外，也想不出其他更好的形式”，编研工作突破难度大。

三、新形势下企业档案编研工作的突破

1、思想“解困”——转变观念，主动围绕企业价值创造服务

企业的根本目标是创造价值、实现利润最大化。作为企业的一项基础性工作，档案工作也应以“为企业价值创造活动服务、为企业实现利润最大化服务”为根本动力，满足企业现实工作的需求。正如加拿大档案学者高德·拉伯楚克（ Gord Rabchuk）所言：“企业档案管理的成功主要依靠两个基本因素：（1）所提供的服务或产品确实有需求;（2）保证必须的灵活性以满足利用者不断变化的需要。”[5]企业档案工作不应该仅限于做好档案的收集、整理、保管，被动提供档案利用，其高级形态应该是以档案信息资源为武器，发挥出档案资源价值，主动参与，主动融入，为企业各项业务提供切实有效的帮助。故而，档案人员应认识到档案编研的文化价值、教化功能、服务功能，重视编研工作，树立超期服务意识，围绕企业中心工作，确立选题，对浩如烟海的档案信息进行梳理，将杂乱的档案信息变得清晰、条理、有序，主动服务于企业价值创造，提升档案的认知度。

2、手段“解困”——积极运用新兴技术，提升编研工作智能化

新兴技术加速了新形势的发展，同时也是新形势的红利，档案编研工作应全方位运用各种新兴技术，为高效、灵活以及多元化开展档案编研工作提供强有力的技术支持和保障。对此，吴志杰提出构建涵盖编研模板设计、编研选题推荐、智能抽取与检索、可视化等技术与功能的一体化档案编研平台，使编研手段实现由“人工为主”向“以机器为主、人工为辅”的转变[6]。实践层面，有些技术已经得到成功运用，如编研素材的智能检索。为解决声像档案因著录、文字说明等不完整造成照片、录像数据检索难度大的问题，解放军档案馆、国泰君安证券股份有限公司分别运用人脸检测、识别技术对照片、录像中的人脸脸部特征值进行提取、关联[7][8]，实现了声像档案的精准高效检索，从而为人物专题编研提供了有效辅助作用。

3、模式“解困”——扩大编研主体，实现编研工作合作化

扩大编研主体，改变由档案人员单独完成编研工作的情况，是破解编研力量不足难题的一种有效方法。一方面，从企业内部寻求合作，通过与编研选题涉及的相关部门之间的合作实现不同部门之间优势互补，以提升编研成果的深度。如，编写业务选题时应多与相关业务部门合作;编写党组织工作选题时应多与党委部门合作。需要说明的是，与内部部门合作，契机很重要，档案人员应抓住企业重大活动、重要工作等契机推进合作。另一方面，从企业外部寻求合作，通过与档案中介服务机构合作，让符合资质要求的第三方机构参与其中，实现社会化“大编研”，以提升编研成果的广度。如，利用第三方力量协助搜寻编研素材、提议编研选题、参与编写等。不过，在与外部机构合作编研过程中，需要格外注意企业信息保密与编研成果知识产权归属问题。

4、思路“解困”——拓展编研成果边界，加强档案专题数据库建设

新形势下，档案编研成果形式多样化、类型多元化，编研成果边界不断拓宽，建设档案专题数据库已成为档案信息资源开发利用的一项创新手段和重要途径。与传统的编研成果相比，以数字化为展现形式的档案专题数据库集合了某一专题不同全宗、不同类别的档案数据，具有系统性、复合性、针对性、便捷性等特征[9]，既可以满足利用者对档案信息资源“全面”的需求，也能满足对“准确”、“快速”的需求，尤其是在计算机系统作用下，其利用方式、利用效果更具有利用优势，因而日益成为各级各类档案部门大力开展的重要工作。编制档案专题数据库，遵循分析主题、确定主题、采集数据、加工整合、编排整理等步骤[10]，其中确定主题决定着档案专题数据库的价值和作用，直接关系建库成败，是整个编制过程中极其重要的一步，应力求科学论证、严格审查。另外，档案专题数据库建设过程中，应从实际建设结果和利用效率两个方面检验，避免只是对基础数据库简单抽取或仅是单一的检索工具，重建设轻维护，缺少技术支持等问题，切实为企业创造出经济效益与社会效益。

档案编研是档案信息资源开发利用的重要举措，不仅是衡量企业档案馆（室）基础工作和业务水平的重要尺度，也是企业档案工作发展的重要标志[11]。新形势下，企业档案编研工作应紧跟时代发展步伐，围绕中心工作，转变编研工作模式，掌握与运用新兴技术，寻求合作，不断探索、拓展编研成果边界，促进档案编研工作实现跨越式发展，使档案信息资源为企业价值创造提供更大作用。

参考文献：

[1][6]邬雪军.做好电子信息时代的档案工作[J].浙江档案，2000（11）.

[2]吴志杰.新技术环境下档案编研工作探析[J].北京档案，2019（6）.

[3]彭插三.档案编研信息化及管理体系构建[J].档案学研究，2017（S2）.

[4][5]徐拥军，张斌.企业档案工作的困境与出路[J].北京档案，2007（11）.

[7]胡湖.基于人脸识别的照片档案挖掘利用架构[A].档案管理与利用——方法 技术 实践[C]：国家档案局档案科学技术研究所，2013：5.

[8]彭蒙蒙.人脸识别技术在声像档案挖掘利用中的应用探析[A];2019年全国青年档案学术论坛论文集[C];2019年.

[9][10]庄长华，冀建嶂.论档案专题数据库建设[J].云南档案，2006（6）.

[11]陳忱，吕艳兵.浅谈企业档案编研工作[J].机电兵船档案，2019 （2）.

（国泰君安证券股份有限公司  上海   200060）