我国高校财务报销的难点分析与应对

●胡 服 徐 冉 胡 艺 杨春丽

在深入实践党的群众路线活动中，我国高校教职工对财务报销意见很大，感到财务报销存在签字难，要求严，手续繁，排队等候时间长等“报账难”问题，那什么原因导致的呢？高校财务应采取什么样的措施有效解决教职工反映强烈的“报账难”问题?笔者深入剖析高校“报账难”的原因，探讨应对策略，提出“三熟六策”具体措施，以期获得教职工的理解与支持，缓解教职工“报账难”的强烈情绪，缩短报销时间，提高报账效率，促进高校健康可持续发展。

一、高校“报账难”的现状

1.签字难。所有报过账的人都反映找负责人签字“难”。由于高校财务管理规范，风险防范严密，导致报销任何一笔经费至少要本部门负责人和财务负责人签字同意才能报销，但报账人员有时因时机不凑巧或因票据问题、经费问题等要么找不到相关负责人签字，要么找到相关负责人了但却不签字。

2.往返多。由于相关负责人经常参加各种会议和公务活动，不可能一直在办公室，而报账人员到办公室有时找不到只有回去，过后再来，一来二去，多次找不到负责人签字，特别是上课任务重课时多的老师，为报销一笔经费跑两趟还不能办完肯定就牢骚满腹，意见极大，感到“报账难”。

3.等候久。首先报账人员在找相关负责人签字时因负责人工作忙或正在开会需要等候较长时间，或因相关负责人出差就要等候更长时间；其次在报销审核时由于到财务报销的人员较多，业务量很大，有的报账人员一次报销二三十笔业务，一个审核岗的会计人员一个上午就只能办理完此人的业务；最后如果报账人员到现场才整理报销单据，那就需要更多的时间。

4.规定多。高校为保证资金支付的合法、合理和效益，就必须制定各种各样的规章制度，以制度管人，按规定办事。而经费报销又是高校资金管理的核心，是资金支付审核监督的最后一道关口，规定一多，程序就多，手续就复杂，报账人员就感到“报账难”。如报销发票上开具项目是“办公用品”，按规定必须附上售货单位出具的办公用品清单并加盖发票专用章，并且在发票上要有经办人、验收人或证明人的签名等，这就让不熟悉财务报销规定的经办人觉得真是“报账难”。

二、高校“报账难”的深层次原因分析

1.严格执法，据实核算。财务人员既是国家及学校财经法纪最忠实的执行者和守护者，也是教育资金安全最有力的保障后盾，更是教育资金使用支付的最后一道牢固防线。因此在审核各项资金报销支付业务时，必须严格按照财经法规的要求进行，按实际业务发生情况如实进行会计核算，任何违法违规的经济行为和非法票据都不能逃过财务人员的“火眼金睛”，从而导致相关报账人员无法报得资金或无法按其意愿支付款项，进而提出“报账难”的意见。

2.规范更高，审核更严。高校会计核算越来越规范，财务审计、专项审计、收费检查等越来越严格，高校对各种发票等原始凭证的取得或填制，真假发票的鉴别，支出报销单的填制，附件张数的填列，报销凭证的整理、粘贴与审核等都进行了详细的规定，提出具体的要求，同时对票据的合法性、真实性、签批手续的完备性以及项目资金的可用性等进行了严格的审核，一方面确保了学校资金的安全,保证了日常会计业务处理的及时性、合法性和准确性，但另一方面却给报账人员提出了更严更高的要求，导致其多笔报销业务由于票据不规范，或手续不完备，或依据不充足而无法办理，从而提出了“报账难”的意见。

3.财权下放，业务分散。高校财务管理始终坚持“一切以教学科研为中心、一切为教学科研服务”的原则，强调服务意识，提升服务质量，实行“重心下移、责权下放”，按照事权与财权相结合原则，适当下放资金支配自主权，同时又实行严格的预算管理，从而导致高校下属各部门（学院）具有高度的经费支配自主权，各学院负责人均有权审批一定金额范围内的经费开支，高校下属的学院越多，业务就越分散，审批报销的工作量就越大，需要等待的时间就较长，从而导致“报账难”。

4.规模大增，会计不增。随着高校扩招，规模扩大，教职工和学生人数越来越多，资金越来越大，经济业务量更是猛增，并且核算要求越来越严，核算项目越来越细，但会计人员数量却一直保持在10 年前的水平，会计人员存量不足，增量不增，会计人数限制导致财务部门无法针对学校实际增设服务窗口，扩大服务范围，分散服务地点，现有会计人员都是满负荷，甚至是超负荷工作。

5.变动频繁，业务不熟。学校各学院经常根据自身情况随时更换报账人员，而新的报账人员对财务报销规定和报销程序均是一知半解，特别是有些老师的科研课题经费因自己上课而委托学生帮忙办理报销业务，这些学生更是对学校财务报销规定和报销程序一窍不通，填什么样的单据和如何填不熟悉，找哪个领导签字不知道，按哪个程序办理不清楚，自然就感到“报账难”。

6.技术陈旧，手段落后。当前高校会计人员使用的设备陈旧，性能低下，经常出现故障，一旦停机维修就会降低工作效率，让办理业务的报账人员等待时间更长。同时报销审核的手段还停留在手工人眼状态，每一笔业务都需要审核会计逐字逐项仔细审阅、逐笔金额仔细计算、审核，并现场录入到账务系统中，审核和录入速度相对较慢，耗时较长。

7.预算控制，及时出账。为了防止超预算、无预算报销，会计人员在审核报销单据的同时就须按规定将其信息录入到账务系统或预算系统中，实时监控项目资金余额。在录入时经常会出现项目资金余额不足支付，或无预算项目情况，这时就必须由报账人员申请追加预算，否则就无法报销。但追加预算按规定很难快速办到，导致报销时间较长。

8.规定不熟，培训不搞。导致高校报账人员票据不合法，手续不齐全，报销单据填写不规范，以及难以在较短时间内办完经费报销事宜的原因是报账人员对学校经费报销的各项规定、单据填写要求、经费报销流程等不熟悉，支付款项时对取得的票据是否合法，能不能报销根本无意识。而导致这一情况的更深层次的原因是学校没有针对报销举办培训、讲座等宣传，导致报销人不熟悉法规和报销程序。

9.领导难找，签字困难。按规定报销任何一笔经费都必须有领导的审批，否则会计人员是不予审核的。但因会议多、公务多，各级领导、财务领导经常外出参加各种会议和公务活动，很难长时间坐在办公室等待报账人员的到来，经办人需要多次才能签到。

三、解决高校“报账难”的建议与措施

解决高校财务“报账难”，提高报账效率，缩短报销时间，加大宣传培训是重点，减化审批手续是关键，改进技术手段是条件，增加会计人员是基础，做到“三熟”是捷径，领导坐台是亮点，提升综合素质是保障。

1.加大宣传培训，着力解决报账人无财务报销意识。

（1）财务部门应当把正在执行的规章制度、报销流程、报销标准、报销要求、票据常识、真假票据鉴别方法与技巧、填单标准、填单要求与注意事项等统一归纳整理，制作标准样本，印制成册，印发成文，重点解决报账人员报销无标准、无参考、无样本，无查阅等“四无”现象。

（2）领导要高度重视，财务部门要切实做到位，大力开展财务报销知识宣传活动，定期举办财务报销知识讲座，报销知识竞赛，报销知识辩论、报销知识征文等活动，及时发布各种财务规定和报销要求，安排专人提供报账咨询等，着力解决报账人员无头绪、无意识状态。

（3）加大报销知识培训力度，定期举办财务报账人员培训班，进行实做培训，着力解决单据填写不规范，审批手续不完备，报销要求不清楚，票据审核不过关等严重影响报账效率的问题。

2.减化审批手续，着力解决报销审批繁杂问题。

（1）修订规章制度，减化审批手续。高校应根据《会计法》《高等学校财务制度》《行政事业单位内部控制规范（试行）》及其他规定，结合实际修订支出报销审批办法，减少审批环节，扩大审批权限，优化审批流程，减少中间环节。

（2）执行集中审批制度。凡涉及需要校级领导、学校财务负责人审批的业务，由报账人员每周五报送下周本部门领导审批同意的《资金使用申请表》（须以纸质形式）到财务部门，由财务部门预审并汇总后填制《资金使用申请汇总表》，然后报财务负责人审批，最后由其报分管校领导审批。会计审核岗位就依领导审批过的《资金使用申请汇总表》办理报销审核业务。

（3）执行授权审批制度。执行授权审批制度是一项有效的措施。凡是年初财务预算已经安排的项目和资金，一项业务一次使用或支付金额在50 万元以下的，由学校授权财务负责人审批，无须校领导在每笔报销单上审批。

3.改进技术手段，着力解决财务报销硬件限制。

（1）更新财务部门设备，提高设备运行速度，避免因设备运行速度较慢、经常停机维修等导致报账人久等的不良情况；改善办公环境，提供一个宽敞、明亮、整洁、舒适的报销大厅，给到大厅报账的人员一种安静、祥和、高雅、贵宾的氛围。

（2）改进技术手段，充分运用现代先进科学技术，使用网上预约报账、无现金报账系统，实现网上审批审核。

（3）充分利用现代科技技术和网络优势，实行无纸化报账。报账人把需要报账的单据扫描到财务报销系统中，在网上先由本部门负责人审批签字后，再转到财务负责人审批签字，最后转到会计审核岗位，由其在网上审核“票据的合法性、手续的完备性，资金用途的合理性和项目经费的可用性”，审核通过后即可通过网上银行、POS 机、转入公务卡、酬金卡等形式将其资金支付到收款人账上，全面实现办公室办公一体化。

4.做到“三熟”，着力解决报销审批无知状态。

（1）熟悉报账规定和要求。报账人员只有熟悉学校的报账规定和要求，才能明白什么票据可以报销，按什么标准报销，到什么地方去报销，报销时需要填写什么样的单据，如何填写单据，后附票据如何粘贴等会计基础规范，彻底解决票据不规范、不合法等而返工现象。

（2）熟悉报账流程和审批环节。报账人员只有熟悉报账流程和审批环节，才能清楚知道学校财务报销流程：一是经办人取得合法有效票据；二是经办人填写《XXXX 报销单》或其他单据；三是部门负责人审批签字；四是财务部门领导审批签字；五是超过规定金额须由分管校领导审批签字；六是会计审核岗位审核并填制记账凭证；七是出纳岗位付款（转账、现金、公务卡、酬金卡等）。

（3）熟悉审批签字领导。决定经费支出能否报销的关键因素就是相关领导审批签字。因此清楚什么样的业务在哪个环节需要哪个领导审批签字和熟悉审批签字领导是解决“报账难”的最有效的捷径。

5.领导定点坐台，着力解决签字难问题。高校报账审批签字领导应当每周固定一至两天专门坐在办公室或报账大厅为报账人员报账审批签字（这个固定的时间应当让所有需要报账的人员知道），彻底解决报账人员找领导找不到而多次往返的情况。

6.增加会计人员，着力解决服务容量限制问题。增加会计人员数量，增设和分散报销审核窗口。毕竟人的精力有限，再熟练的审核会计也无法应付成百上千份单据（每一份单据都要靠人眼手脑仔细审核，鉴别，计算，核对等），因此高校安排岗位和人员时应当向财务部门倾斜，优先增加会计人员数量，这样才能让财务部门增设和分散更多的报销审核窗口，甚至可以上门服务，把集中拥堵的报账人员分散开来，从而彻底解决报账排队等候现象。

7.提升综合素质，着力解决等候久返工多问题。加强财务人员和报账人员的综合素质培养，注重职业道德教育，注意交流语气，实行服务承诺和挂牌上岗，使用审核会计服务态度和服务质量评议，定期对审核会计从考勤纪律、工作业绩、服务评价、监督检查结果等四个方面开展综合考评，加大奖惩力度，切实改进工作作风，努力营造“我工作，我快乐；我多干，我多得”的工作氛围，全力打造一支政治过硬、道德高尚、业务全面的高素质会计队伍，有效解决报账等候久返工多的现象。