制约高职教务管理系统的关键性问题研究——以数字化校园及诊改背景为例

翟宏昌

（抚顺职业技术学院，辽宁 抚顺 113122）

教务管理系统为高校提高教务管理效率和水平起到了举足轻重的作用，为此，许多高职院校都引入了综合教务管理系统，使教学管理信息化逐步走向深入和成熟[1-3]。一个成功的教务系统会极大地促进学校的管理水平和工作效率，但现实情况是不同的高校管理办法和流程都不尽相同，在这个高校运行顺畅的系统未必会适合于另一所高校。背景相似的高校在使用同一个系统时也会出现应用水平的高低而导致的使用问题。目前许多高校都在大力建设数字化校园，提高信息化管理水平。教育部也明确要求各高校要基于高职院校人才培养工作状态数据，建立校本数据中心，在此基础上建设内部质量保证体系并进行内部诊断与改进工作。在此背景下建设教务系统就有一定的特殊性，因此研究该背景下制约教务系统的关键性因素就至关重要[4-5]。

一、背景

教职成司印发的《高等职业院校内部质量保证体系诊断与改进指导方案（试行）》 (教职成司函〔2015〕168 号），（以下简称《指导方案》）明确提出，要建立基于高职院校人才培养工作状态数据、学校进行自主诊改、省级教育行政部门根据需要进行抽样复核的工作机制，促进高职院校在建立教学工作诊断与改进制度的基础上，构建网络化、全覆盖，具有较强预警功能和激励作用的内部质量保证体系，实现教学管理水平和人才培养质量的持续提升。根据以上要求，我们必须做好两项工作：一是做好人才培养状态的数据采集；二是在数据采集的基础之上建立院校内部质量保证体系并进行内部诊断与改进工作，在此背景下高职院校建设教务管理系统会有一定的特殊性。

二、信息化条件下教务系统的现状

根据教育部《教育信息化十年发展规划（2011—2020 年）》关于“加强高校数字校园建设与应用。利用先进网络和信息技术，整合资源，构建先进、高效、实用的高等教育信息基础设施”的要求，高职院校要立足本校实际情况，建设数字化校园系统，而教务系统属于数字化校园的一个主要的构成部分。目前，高职院校一部分是引进的，由国内公司开发研制的教务系统；另一部分是由本校自己开发并维护的。根据调查和研究，许多院校对现有的教务系统满意度不是很高，有的院校只使用了教务系统的部分功能。其主要原因：一是教务系统本身的不完善，主要表现在教务系统和教学管理流程不相符；二是教学改革和教育理念的改变而引发的教学管理制度的改变，从而影响了教务系统的建设。为了更好地使用好教务系统，研究数字化校园背景下制约教务管理系统的问题就显得非常迫切和必要。

高职院校教务管理系统的全面实施大致分可以为三个阶段：第一阶段是2000 年以前，教务系统基本是以c/s 架构的；第二个阶段是2000—2014 年，主要是以c/s 架构及b/s 架构为基础的；第三个阶段是在教育部人才培养状态数据平台及诊断与改进工作背景下，要求统一建设校本数据中心，进一步加强数字化校园的建设[6]。

随着我国教育信息化的发展，数字化校园理念应运而生。它要求采用最新的计算机技术、网络技术、数据库技术、通信技术，通过一定的规范来统一信息标准、集成校园的各种资源，进而构建安全、可靠的便于扩展、可进行二次开发的容易维护的智能化、数字化的校园系统。对于共享的数据一般有完整性、准确性和一致性要求，一般包括OA 系统、学工系统、教务系统、人事系统、科研系统等。教务管理是高职院校教学管理的关键环节工作之一。高等教育规模扩大、教育制度的变化特别是学分制、基础课程的分级管理等都给教学管理带来了一系列需要解决的问题。随着全国专委会制定的《智能化校园建设导则》的颁布和推出、高职院校人才培养状态数据采集对数据的要求越来越规范、诊改工作在高职院校的逐步推广，高职院校教务系统的推进和实施就要做相应的改变。面对当前形势，教务管理系统就要勇于变革，抓住机遇，完善教务系统内容，使教务系统更加充分地服务教学，促进诊改工作，更大程度上提高教务管理工作效率和管理水平。

三、影响教务系统实施的关键性问题

教务系统是一个复杂的数据系统，它包括教学计划、考试、成绩、学籍、评教等模块。教务系统的复杂性决定了不可能一蹴而就，而是要先抓住教务系统的主要部分[7-8]。教务系统实施过程中的最关键之处是要打通如下关键环节。

（一）教务系统使用过程中重要模块应用问题是关键

1.教务系统的培养方案及教学计划是教务系统的核心

培养方案是高职院校按照专业进行教学和管理的纲领性文件，是保证人才培养全过程质量控制和落实教学计划的重要文件，其主要任务是确定人才培养目标并根据总目标设置相应的基础课、专业课及实践环节，是组织教学、完成教学任务的基本依据，是教务管理系统的起始环节。有了培养方案就可以按照专业进行教学计划和教学安排。开课管理是本院教务系统的特色环节，是确定教学计划之后在排课之前的一个中间环节。其任务是落实教学计划中提出的若干关键性及特殊性的要求，例如合班课程的安排都是属于这个环节。制定好教学计划之后，通过开课管理环节可自动生成学期的教学任务书、教学安排表等，并在教学安排表中生成合班、教学班，任课老师信息，教材信息等，最终形成开课通知单。教务系统的开课通知单是排课、选课、成绩管理、教材管理、考试管理的数据来源。因此做好开课管理是合理编排课表的必要条件。用好教学管理模块主要是要处理好几个关系并解决好几个难题。

一是处理好几个关系：梳理好教学标准、培养方案及教学计划之间的逻辑关系，梳理好教学计划和执行计划之间的关系，处理排课与教室资源之间的关系。

二是解决好两个难题：要解决好排课算法的科学性；要解决好选课与不足的硬件之间的关系。

2.学籍异动的管理一定要详细和完善

学籍管理工作是学校教务管理的重要组成部分，而学籍异动是学籍管理中最繁琐、工作量最大最容易出错的环节，是最应该受到关注的部分。学籍异动通常指学生学籍上的非程序化变动，主要包括参军、休学、复学、退学、转专业、转学（转入及转出）、专升本、保留入学资格、提前毕业、延期毕业、留级、降级、旁听等，是学籍管理领域的常用术语。学籍异动还会给学生提供学籍预警信息等。如果处理不好这个环节，教务系统就会出现多米诺骨牌效应。这些问题都会对教务系统的考试、选课、成绩、补考等环节产生巨大影响，如果处理不当，会造成学籍管理人员许多不必要的工作量。现在国家每年都从应届大学生中进行征兵，而且会给予升学、就业等方面的优惠政策，入伍后要保留学籍，复学后要恢复学籍。这部分的学生数量与日俱增，而且休学、参军的学生复学的日期还不太确定，都给教务管理带来了很大的不确定性；另外还需要考虑如下问题对学籍的影响：学制的不统一例如五年制、三年制、扩招后的学生学籍问题，学籍管理人员的频繁换岗遗留问题等都是学籍模块本地化要首要考虑的问题[9]。

3.成绩模块要处理好教学计划及学籍间的关联

成绩管理是学籍管理的重要环节，是教学计划和学籍管理之间联系的纽带。教学计划变动和学籍的异动会直接对成绩管理产生重大影响。对学生而言考试成绩非常重要，不能出一点差错，因此教务系统在生成成绩名单的环节很关键。一方面要理清异动学生名单、五年制学生名单，不能缺失；另一方面要理顺补考名单和毕业前补考名单。新教务系统引入后这些都是考察的重点，需要模块操作者及时和厂商沟通，确保名单的准确性。

（二）两个无缝衔接是教务系统本地化的重要保障

1.充分对接好研发人员和使用者间的无缝衔接

教务系统无论是校本开发，还是购买商业公司的产品都存在一个重要的盲区——开发人员与使用者对学校管理方面的了解严重不对称。改进措施是：一是由不同模块的使用者不断提出需求和使用过程中存在的问题及解决方案，这些细节都应该记录在案；二是系统管理员将这些需求和问题提供给公司的研发人员，开发者解决后反馈给系统管理员，然后将解决方案提供给模块使用者，问题得以圆满解决。这个过程看似稍显繁琐，但是如果研发人员及模块使用者即使发生变动也不至于影响系统的运行和管理，系统管理员会牢牢掌控教务系统的管理和运行。许多院校对此问题研究不够深入，必然会导致使用者的问题和公司的问题而导致的上下不衔接的空档，很多高校教务系统用不好，教务系统本地化存在问题，原因就在于此。

2.教务系统与数字化校园及诊改工作的无缝衔接

教务系统属于数字化校园的重要一环，也是人才培养状态数据平台采集数据的一个重要子系统，更是诊改工作的不可缺少的重要组成部分。校本数据中心建成后必须能从教务系统里自动抽取数据作为数据平台的数据源，人才培养数据平台是它们之间建立关联的文档接口。诊改工作的基础是人才培养状态数据平台，平台的数据来源于各业务系统。教务系统是平台数据来源最大的组成部分。在“高职院校内部质量保证体系诊断参考指标（坐标）体系”中，包含5 个诊断项目，15 个诊断要素，37 个参考诊断点，共涵盖了学校、专业、课程、教师和学生五个层面。教务系统对这五个层面的数据都有所涉及。因此要确保这部分数据源头清晰、数据准确。目前要做好两大工作：一是要建立教务系统与人才培养状态数据平台的“6.师资队伍”“7.2 课程设置”这两部分的对接。因为这部分数据量最大，准确性要求非常高，是数据平台的骨干部分。对接后作为教务系统的一个重要功能，发挥系统的作用，可以有效地减少人工采集数据出现的错误率，显著提高数据采集的工作效率。二是要做好就业、财务、学工等应用系统与数据平台的对接工作，最终达到实现校本数据中心的目的。此项工作涉及面广，涉及部门多，必须争取学校层面的介入，加大资金投入，才能实现预期目标。

目前教务系统和数字化校园建设的主要问题表现在：一是缺少顶层设计，“孤岛”问题显著，各子系统之间互不相连；二是数字化校园子系统注重硬件建设轻视软件建设，投入资金很多，但软件部分后续应用不给力；三是没有全面掌控并熟悉各个系统的“领头羊”统揽全局，导致问题一大堆，解决乏力。

（三）要解决好制约教务系统良好运行的其他影响因素

一是报表的打印及报表定制方面的问题。教务系统目前有c/s、b/s 以及c/s b/s 结合的架构，b/s架构的打印功能需要插件的启用，操作很不方便，还有待提高。而选用c/s 与b/s 结合打印功能就要好很多。

二是遇到问题后，系统需要直接使用数据库查询语句去修改，非常麻烦，不易上手，维护性差，版本升级时容易忽略。

三是厂商答应的数据迁移得不到有效执行，最后不了了之。因此需要在签合同阶段都要把这些问题考虑进去。

四、数字化校园及诊改背景下制约教务系统的解决对策

在数字化校园及诊改的背景下，教务系统面临不少新的问题，要解决好这些问题需要着力解决好如下几个方面问题[10-11]。

一是做好顶层设计，要让管理者充分认识到教务系统与数字化校园建设及诊改工作的关联性，自上而下抓好管理，落实责任，畅通解决问题渠道。

二是以人才培养状态数据平台为接口，建立校本数据中心，做好教务系统、学工系统、就业系统、财务系统与诊改工作的充分对接。

三是明确教务系统各模块操作者及系统管理员职责，对系统推进过程中提出的需求要记录在案，确保系统管理人员和操作者对这些需求和问题同时掌控，不因人员变动出现操作上的断层。

四是在引进成熟的教务系统的前提下，进行院校级的二次开发。使教务系统能充分适应本校实际的教学流程，进而解决教务系统本地化“水土不服”问题。

五是对操作人员进行全面培训并加强队伍建设，让操作人员有强烈的归属感和幸福感，在评职方面给予适当倾斜。

因此，数字化校园与诊改背景下建设教务系统存在诸多特殊情况，只有着力解决好影响教务系统的关键性问题，才能更好应用教务系统，建立完善的校本数据中心，为诊改工作打下良好基础。