基于“互联网+”的科技档案管理创新

叶倩YE Qian；叶甜YE Tian

（①国网河南省电力公司电力科学研究院，郑州450000；②中国科学院档案馆，北京100190）

0 引言

以信息化发展为基础，通过大数据技术、计算机网络技术以及人工智能技术等，推动科技档案管理的创新，实现科技档案的数字化和电子化，促进科技档案管理的共享和保存，进而提高科技档案的利用率，为大多数科技工作者提供档案支持。

1 科技档案管理的困境

近年来，我国科技档案的管理机制不断完善，管理水平不断提高。但是，由于各种因素的限制，仍然有很多问题需要解决，主要体现在以下几个方面：

1.1 科技档案的归档水平低 我国很多单位对于科技档案管理的重要性认识不足，对于科技文档的重视程度不足，因此科技档案的归档水平较低，管理不完善。尤其是一些较大规模的科技活动，只有档案的立项保存，缺乏正规化的管理，难以真实反应科技活动的真实过程和重要数据等，归档文件不全，缺少评估以及记录的文件，导致了科技档案不全。

1.2 科技档案利用率低 当前，我国对科技档案的使用程度较低，尤其是与社会需求不匹配，再加上在科技档案管理的不同环节之间的碎片化和不兼容，很难在所有技术档案的质量上取得突破。此外，我国的科技档案管理系统中，无论是档案工作者、还是科技档案管理的系统软硬件仍不能满足现阶段网络化时代的发展需求，科技档案管理的信息化建设过程仍然任重道远，因此，有必要构建完整的档案管理服务系统，积极与信息化技术相结合，促进科技档案管理的发展和进步，提高科技档案的利用率水平。

1.3 科技档案存在较为普遍的分散管理问题 从科技档案的现状来看，有些部门认为每个部门管理档案更加方便，甚至有些部门的科研人员也一直希望科研成果成为私有财产。结果，大量科学技术文献分散在不同部门或科学技术工作者之间。而这些技术文献或者文档中有非常关键的数据，如果文件被隐藏或篡改，会导致科技档案的价值丧失。

1.4 科技档案的有关法律法规相对薄弱 当前，我国关于科技档案的法律法规建设仍然相对落后，尤其是在保密性上，没有完善的法律法规，法规的重点尚不清楚。保密的相关规定在建设中远远落后，并且管理规则显然与现代信息化的要求不匹配，这些问题对科技档案管理的信息化建设以及网络机密性造成了一定的困难，导致科技档案无法依法行事，科技档案的机密性严重不足。同时，目前还没有完整的科学和技术报告系统，也没有明确的定义规定和操作规范，从而难以有效地促进科技档案的共享和使用。

1.5 管理模式不适合互联网时代 我国绝大多数机构或者企业的科技档案管理模式仍然相对落后，没有顺应时代发展的潮流，造成的结果是大多数科技档案的保密规格过高，无法有效利用，难以更好地促进社会发展。的确，在这些科技档案中，很多数据确实需要进行保密，但也也有部分材料可以对社会公开，而这种全面保密的做法限制了科技档案发挥其应有的作用，也不符合目前共享的需求。

2 通过“互联网+”管理科技档案的创新思想

互联网的飞速发展为科技档案管理的发展带来了新的机遇，利用其提高科技档案的创新性和生产力，将对传统的科技档案管理产生巨大影响。

2.1 档案的标准化管理和提高其效率要求引入互联网 根据当前的科技档案管理现状，科技档案管理通常不能非常及时、高效地收集档案文件，在总结分析时往往难以满足业务需求。即使保留了某些内容，其中的许多内容也无法发挥应有的作用。档案零散和信息不足等问题使科技档案无法有效地作为参考，更不用说最大化其收益了，就共享信息资源而言，标准化的信息平台构建也迫在眉睫。同时，过于繁琐的归档和借阅程序将花费研究人员大量时间，降低了研发效率，迫切需要更便捷的使用方法。

2.2 资源共享，开发和使用档案需要引入互联网 当前，互联网已经影响了许多行业，例如电子商务，在线电影和电视以及交通运输。档案工作从为企业和机构提供服务到向社会提供综合服务的转变已成为档案工作者的共识。在线科技档案管理将有助于在科学技术创新领域提供集成化和社会化的信息服务，其整合是大势所趋。而且，随着科学技术的发展，信息时代公众采取的各种科学技术行动变得越来越复杂，对信息及时性、移动性和便利性的需求也增加了。公共信息服务的便利性增加为科技档案满足公众不同的需求服务提供了必要的条件。

3 在“互联网+”环境中开展科技档案工作的条件

3.1 数字化内部环境 内部环境主要是指新时期科技档案的创新发展，这不仅在一定程度上弥补了传统档案工作的不足，而且为内部环境增添了新的特色。科技档案管理逐步形成了现有网络、数字化和信息化的集成管理工作。网络技术的使用可以提供数字信息的相互集成，搜索和使用，从而满足档案信息化的需求，呈现出良好的发展趋势。

3.2 外部环境网络化 毫无疑问，外部环境的联网也是互联网环境下科技档案管理的重要变化，外部环境包括社会环境和外部技术环境。科技档案的外部环境趋向于数字化，网络化和信息化。在信息技术飞速发展的影响下，外部环境更加复杂，可以有效地促进管理创新和改革。

3.3 科技档案面临的挑战 在互联网+环境中，科技档案馆面临许多挑战，可以总结如下：首先，缺乏档案意识，主要是由于某些项目单位没有认识到科技档案的重要性，不重视科技档案的积累。其次，由于缺乏全面的数据采集，相关的科技人员没有及时注册和传输文件信息，导致文件信息丢失。第三，有必要改善文件存储的操作：没有相应的块来创建文件存储，或者文件存储不具有防虫，防火和防盗功能。第四，很多从事档案管理的人员综合素质低下，收集、分类、编目、存放等不符合程序要求。

4 基于“互联网+”的科技档案管理创新策略

4.1 全面收集文件并建立专门的数据库 科技档案的收集是档案工作的基础。有必要扩大科技档案的数量和内容，弄清需要档案的具体工作部门，并在每个具体环节引入管理方法。统一归档时间，对科技档案的每个文件的目录进行分类，并收集研究项目的全过程，对信息进行全面记录，并定期汇总和评估档案材料。改进相关硬件，安装快速的文档信息管理系统，创建科技档案管理数据库。但是由于一些部门的科技档案信息过于庞大，很难一一地组织科技档案。有必要通过信息技术加强数据的收集和处理，自动组织和信息数据库的系统集成，有效降低人员成本，并保证信息收集与处理的质量，实现档案管理的标准化。

4.2 转变思想观念，实行专业管理 科技档案是科学研究工作的结果，因此，有必要将科技档案管理的工业与科学研究相互结合起来，以实现共同进步。在科技档案管理结构方面，需要专门机构和专业人员来管理科技档案，需要对相关的管理人员进行综合性的培训，包括技术培训、道德培训、法律培训以及知识培训等，提高科技档案管理人员的综合素质，使其满足当前科技档案管理信息化的发展要求，促进科技档案管理的信息化进程。

4.3 完善控制机制 在对科技档案信息化的过程之中以及完成后，将根据特定改革的状态对文档管理工作的所有部分进行重组，并确定适合科技档案管理的各种职位，可提高工作人员和技术的一致性以及文件管理效率。结合科技档案管理系统的建设，专注于创新科技档案管理理念，促使科技档案的管理由传统的管理模式逐渐向全过程管理转变，组织相关的档案管理人员加入到研究项目之中，并以实物形式收集和组织科技档案。确保记录与研究管理之间的同步，档案工作者必须参与科学技术项目的整个过程，例如研究与实验，归纳与鉴定，促进与转化等，以确保技术文档的完整性。在将互联网与科技档案馆整合时，应更加重视主要工作，有必要在档案馆中建立实用的科学技术检索系统，提高档案利用的效率。完善文件管理系统是互联网+形势下科学档案管理的根本保证，高度重视科技档案信息化管理工作，并通过激励制度和考核制度，提高相关人员的积极性，以提高科技档案管理信息化管理的效率。

4.4 充分利用科技档案 首先必须从强调拥有过渡到强调应用上。档案管理人员应积极建立公开档案信息管理模型，并不断研究档案的价值，以使研究人员可以更轻松地访问和使用档案，并努力将死档案转变为实时档案。通过科技档案信息化，将信息技术与档案管理整合，为科技档案的开发和使用奠定了基础，也为最大限度地利用科技档案提供了机会。因此，科技部门应当高度重视互联网上科技档案信息资源的开发，为单位的科学技术生产活动提供优质服务。开发科技档案时，有必要根据部门和相关研究项目的一般工作需要，对原始数据进行汇总、分析、过滤、计算、研究和处理，并形成专题汇编，以提供严谨的文档服务。一些与数据库中涉密无关的信息应发布在互联网上，以便利科学技术人员的使用，从而使档案真正为人民服务。关注“移动互联网”的发展趋势，积极开发和定制用于移动终端和手机、微信等客户端访问、请求、处理、下载或上传的界面，真正实现更多便捷、免费、互动的信息资源访问需求。

5 结束语

总体而言，以当前的“互联网+”水平，应积极更新我国企业科技档案管理系统，以大大提高企业科技档案管理的整体效率。同时，我国所有企业都要高度重视科技档案的管理，并将其引入企业战略规划体系。企业开展科技档案管理活动，应积极整合互联网技术，以实现各种科技档案资源的快速、准确汇总和共享，并以“互联网+”模块形成的科技档案管理系统为基础，确保在互联网+时代的背景下不断创新和发展。