挖掘企业档案知识属性 赋能项目竞标文档编制

□ 文| 俞伦祥

市场竞争日趋激烈化、规范化，通过项目竞标获得新项目已成为常态。企业档案是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值的文字材料、计算材料、实验数据、图纸、图表、照片、声像等各种形式载体的文件。企业档案是企业的劳动成果和智慧结晶，是反映企业活动的真实记录，是企业最重要的科研信息资源储备形式，是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。档案的属性是反映档案本质特征的东西，通过对档案本质特征的研究和了解，进一步发挥档案在企业中的作用，是档案工作者所追求的目标。档案的知识属性是档案的主要属性之一，企业可以通过文档智能协作平台建设，发挥企业档案作为企业知识资产和信息资源的作用，开发企业档案资源的知识属性，赋能项目竞标文档编制。

企业项目竞标文档编制的特性

项目竞标材料编制具有复杂性、专业性、保密性的要求，同时又具有规范性、继承性、协同性的特点。目前项目竞标材料编制，根据项目招标材料要求，依据职责分工把项目竞标材料分配给相关研发人员，研发人员再在各自的终端上分别进行编制。

在项目竞标材料编制过程中，研发人员需要投入大量的时间和精力，编制过程中通常会遇到以下问题：（1）已结束项目竞标文件未收集和管理。研发人员在项目竞标结束后，项目竞标的电子文档自己保存，打印的纸质文件按照要求提供给招标方，或者销毁，未对电子文档和纸质文档进行收集、分类、整理、归档，不便于今后项目竞标查阅和使用。（2）未充分挖掘利用档案信息资源。研发人员编制项目竞标材料，往往从零编制，花费大量时间和精力。而档案作为企业的重要信息资源，保管了大量的项目竞标所需要的信息，研发人员没有利用好档案信息资源，没有挖掘项目档案的知识属性，在同类材料中耗费大量时间和精力。（3）研发人员文档协作受到限制。研发人员分别在各自的电脑终端上编制项目竞标文档，相互协作受到时间和空间的限制，交流不充分，项目竞标材料汇编后，经常会出现材料相互之间逻辑不紧密，与招标方案有偏差等问题。

挖掘企业档案知识属性

根据知识管理的积累原则、共享原则、交流原则及协同管理等理论依据。利用信息系统技术和数据库技术，针对竞标材料的特点，构建基于知识管理的项目竞标文档智能协作平台，建设项目竞标文档知识库，挖掘企业档案知识属性。

（1）收集和积累项目竞标文档。项目竞标文档散落在研发人员手中，因未做强制要求归档，很多电子文件和纸质文件在项目竞标完成后，未进行归档。而这些材料是企业重要的档案信息资源，对今后的项目竞标具有重要的参考和借鉴作用，档案工作人员要对项目竞标形成的电子文档和纸质文档做到应收尽收，应归尽归。（2）建设项目竞标档案知识库。在收集和积累项目竞标文档后，对文档进行归档处理，同时为了便于项目竞标的查询和利用，建设项目竞标档案知识库，知识库内应包含项目竞标文档和项目竞标需要的项目档案信息资源，充分挖掘档案的知识属性，对项目竟标档案进行分类，方便后期查询、借鉴等。（3）搭建项目竞标文档智能协作平台。搭建项目竞标文档智能协作平台，主要功能包括文档协作、项目竞标档案知识库、在线交流沟通等功能，作为研发人员在线文档协作编辑交流平台，并能够适时的调用项目档案知识库内容。

赋能项目竞标文档协作

通过项目竞标档案知识库的建设和搭建项目竞标文档智能协作平台，确保研发人员能快速的查询利用项目竞标档案知识，并利用协作平台进行协同编辑，赋能项目竞标文档编制。（1）项目竞标通用材料自动生成。项目竞标材料除了技术方案外，其它材料具有通用性，可以借用之前项目竞标档案作为参考，如项目竞标的商务文件、价格文件、科研管理文件、质量文件、售后文件等绝大部分材料在由具体的职能部门负责人定期维护后，研发人员在项目竞标文件编制时，根据需要可以自动生成。（2）项目档案核心知识库快速调用。针对项目竞标最为重要的技术文件，通过建立项目竞标档案知识库，收集和积累项目竞标档案和项目相关的产品、课题档案。挖掘档案的知识属性，方便研发人员快速查询利用及借鉴之前项目竞标档案，帮助快速完成方案编制。（3）研发人员在线协同编制。通过项目竞标智能协作平台建设，研发人员在线编制项目竞标方案，适时查阅各分册内容，对方案进行修改和批注。解决了传统项目竞标文档，在各自电脑上进行编辑存在的信息不对称问题，克服了时间和空间上的障碍。（4）研发人员在线即时沟通。一个项目竞标团队形成一个团队群，进行线上的交流，突破微信、即时通等存在泄漏项目竞标秘密，不符合保密要求限制，可以进行无障碍多人协同交流。（5）项目竞标材料格式自动纠错。系统根据不同招标文件要求，预先设定文本各种模板格式，也可以根据项目招标文件格式要求，自定义模板格式。系统对项目竞标材料格式自动生成，对格式错误自动纠错，确保标书模板符合要求，格式统一，文本美观。通过基于知识管理的项目竞标文档智能协作平台建设，挖掘企业档案知识属性，实现项目竞标文档编制智能化、高效化、协同化和规范化目的，确保研发人员快速、高质量生成项目竞标材料，赋能项目竞标文档编制。同时该平台可根据需要，快速的设置成为任何基于文档协作需求的平台，如应用于年终工作总结报告、企业年度工作报告、内控报告、项目任务书等各类文档的协同编制的平台。