文件与档案关系问题的思考

□ 文| 姜 月

文件与档案实质的关系是同性质的事物还是不同性质的事物。对于这一问题我国的档案学界有两种说法：第一种、有部分学者认为它们属于不同性质的事物，属性相同但是也有许多不同，最关键的就是在使用功能上面有差异。第二种、也有部分学者认为，它们属于同一性质的事物，因为内容与形式相同，所以属于同一性质事物。以下内容对文件与档案的共同点与不同点进行一些浅谈。

文件与档案属性所存在的共同点

根据档案学界现有的理论来说，文件与档案主要是区分它们的本质属性决定它们的关系。本质属性也能作为决定它们的关系的基础之一，对于档案的本质属性是为保留历史记录包括：最原始的数据信息、文字信息、图片信息等记录。它的产生对社会产生了很大的价值，为政府单位、组织单位以及个人提供真实、可靠、客观的原始参考资料，具有保留原始记录性。对于文件的本质属性是人们在社会活动中定稿印制形成的原始材料，文件的形成同样对社会产生了一定的价值，为各单位及个人提供了资料的参考，同样具有保留原始记录性。所以说它们的本质属性是相同的，除了它们的本质属性相同，它们的形式以及内容也有一定的共同点，比如内容的共同点在于：处理文件保存中需要进行鉴定、整理、分类的工作，然后保存为档案，文件在处理过程中内容其实并没有变动，否则存入的档案就会存在失真的可能性。例如形式的共同点在于：文件与档案保存的信息无论是文字、数据、图表或者其他形式上都是一致的，在处理保存过程中基本不会出现任何改变。所以说文件与档案无论是从属性、内容、形式上都可以说是属于同一事物。

文件与档案属性所存在的不同点

虽然说文件与档案属性、内容、形式都相同，属于同一性质的事物，但是它们之间也存在着很多不同点，让它们也可以称为不同性质的事物。它们最大的不同在于社会职能，文件的社会职能属于“现行效用”，主要是以传达文件制作人的意愿，推进实际事物的开展。

档案的社会职能属于“收集社会活动的记录”主要用于行政作用与科学文化作用的资料参考与应用。所以部分学者会因为它们之间的社会职能的不同，认定它们属于不同性质的事物。对于社会职能的不同而质疑它们的本质问题，用社会职能的不同决定它们之间的关系，这是很多学者产生的意见与分歧点的根源。

同一属性不同类型的交叉关系

笔者认为从文件与档案之间的关系上看，可分成三个部分。

属性关系：文件和档案的属性，档案由文件转化形成，其内容形式相同，档案属于文件，文件能够转化为档案。

并列关系：它们的属性相同但是概念不同，甚至从概念上它们是相互排斥的，可以说文件与档案是一个属性两种概念的并列关系。

交叉关系：它们之间存在着相同点与不同点的交叉点关系。文件主要指的是现行文件以及非现行文件，档案主要指的是收集社会活动的记录并形成的载体文件，它们所记录和保存的文字、数据、图表以及其他各种形式都相同，但是文件概念和档案概念又各不相同，所以它们之间是存在交叉关系。笔者认为，文件和档案属于同一属性不同类型的交叉关系，也认同它们是属于同一事物的。但是这个“事物”的实质意义究竟指的是什么，目前并没有很详细、很明确的定义。所以，从它们的属性相同、各种形式相同、各种内容相同上来看，它们属于同一种事物。文件的整理完成能转化为档案，档案的主要来源也来自各类型文件，文件的形成是作为一份信息资料，随着时间的推移文件资料也就逐渐地转化为档案，最终变成了档案。所以，笔者认为文件和档案是属于同一属性不同类型相同的“事物”。它们的发展阶段或者它们之间的关系都让档案学界各位学者值得思考与探索，它们的不同发展，不同行使的使命，不同的概念都为我们提供了相同的价值和相同的贡献。

结束语

判定文件与档案之间的关系在于是否科学、是否正确、是否客观。概念不同不能代表它们事物本质的不同，也不能因为社会职能不同而决定它们相同的价值与贡献，在文件资料的发展过程中，从现行效用转化为参考资料的档案，它们的本质并没有产生改变，改变了的只是职能的主次关系。所以不能仅仅因为它们的社会职能改变了，概念不同而否定它们相同本质的关系，最后笔者认为文件与档案，它们之间的关系应该可以视作同一属性不同类型的交叉关系。