论事业单位财务共享环境下的内部控制问题

●胡 丽

财务共享模式由美国福特公司首次实践，表现出良好的实施效果，不但能够显著降低单位财务管理的成本，还能够有效精简机构人员，提高财务管理的效率，是目前我国事业单位寻求管理提升的可参考选项。

因为信息科技一直在升级， 财务共享服务中心的技术门槛下降，我国许多事业单位纷纷效仿，掀起了建立财务共享中心的浪潮。但是，由于财务共享模式对传统会计模式进行了流程再造，业务流程发生了巨大的改变，原先的内部控制体系随之失效，事业单位必须针对财务共享模式的特点重新建立一套内部控制体系，以保证财务共享中心在为单位带来便利的同时具有足够的安全性。

一、研究的理论基础

浦宝英、黄寿昌（2018）借助案例探讨怎样形成可以从根本上杜绝代理人作假的内部控制模式，以此为目标而诞生的就是“保留金额”的模式。这种模式指的是代理方决定进行作假的对应最低回报数额，假如进行作假的设想回报数额比保留数额更大，才能够让代理方认为作假是值得采取的行动。根据相关的数据和资料分析，得出的判断为要缩小代理人的作假概率，在一开始就做好防备工作比起出问题之后再采取惩处措施来得更为积极有效。借助设置高质量的内部控制尽可能挖掘出所有作假事件，这样能够很大程度上保护保留金额，减少和预防未来可能发生的代理方作假事件。并且，保留数额的高低和作业链长短是正向关联性。作业链越大，则各个业务和项目中的工作分配就会更加细致，对于代理方来说要想顺利开展作假事件就需要经过更多的关卡，对他们来说难度和危险系数也就增大了，因此作假的概率就会减少很多。

国外研究人员对于共享服务的讨论和调研已经到了一定的成熟阶段，不过目前的水平还没有形成完整的体系。Richter 和Bruhl 整理并归纳了不少这方面的资料和案例，总结起来认为可以划分成决定条件、步骤、管理和结论四大板块。在这当中，结论这一板块的相关资料不够充足，没有足够的数据和深入透彻的研究。同时因为学术手段、知识体系、计算模式等的不一致，不少研究资料缺乏可比性。在这一个问题上，希望之后的学术研究能够注意并改善，判断各个项目中存在的关联性和共同点，牵线搭桥形成一套更为通用的体系，提高日后的研究效率和质量。

当我国企业经历改革开放实现跨越式发展，国内的大型企业和一部分学者也开始关注财务共享的理念。信息技术的迅猛发展对公司业务最好的组织手段带来不可忽视的作用，让目前的公司架构再一次改革，公司架构的界限也要进行调整；在财务集中化、专业化和外包的趋势下，财务共享将会成为未来企业管理变革的潮流（王荭，李桂芳，2004）。

对内部控制的研究，成果颇多。刘明辉、张宜霞（2002）从系统论和契约经济学的角度，对内部控制的深层含义进行探讨，认为内部控制表面来看是要将企业设置成一个系统，其构成要素之间为实现企业目标的相互作用、相互制约；内部控制的本质是为弥补企业契约的不完备性而存在的一个控制机制。潘琰、郑仙萍（2008）对内部控制基本假设进行了研究，在界定了内部控制基本假设的内涵和厘清内部控制基本假设的特征之后，提出了控制实体假设、可控性假设、复杂人性假设和不串通假设四个基本假设。王竹泉、隋敏（2010）结合了几种关于内部控制要素的主流理论，在对人性假设、企业理论和中国传统文化角度进行分析的基础上，提出了以控制结构和企业文化为内容的内部控制要素新二元论。

朱荣恩等（2003）研究了美国颁布的萨班斯（SOX）法案，在借鉴了美国对财务报告内部控制研究经验后，参考国内的情况对财务报告内部控制有效性评价提出了一些启发性的建议。周小燕、罗绍德（2013）结合定性分析和定量分析，在定性判断的基础上，用模糊综合评价法构建定量分析模型，对内部控制有效性程度进行进一步评价。

关于财务共享模式对内部控制的影响，李慧智（2016）表示财务共享是把组织框架提升到新的高度，同时帮助工作步骤优化、增强工作质量、提高速度、尽可能避免不必要的支出，把现代信息科技作为有力助手，财务业务工作模式当作第一步开展工作，不过在这种情况下不可避免会给过去的财务会计工作带来一些内部控制方面的难题。吴一平（2014）研究财务共享中心的内涵、结构设想、步骤、人工职责分配及现代信息科技手段的运用等方面存在的难题，以及内部控制可以采取的解决办法。

二、财务共享中心的理论分析

在完成了第二次工业革命后，西方国家的经济迅速发展，逐渐形成了一些大型企业集团，为适应越来越激烈的竞争环境，这些企业和国外的一些学者们率先踏上了探索新型高效管理方式的道路。共享服务就是这一时期探索的产物。它的核心思想是将分散于各个组织而性质相同的内部活动集中到一个新的半自主业务单元，从而通过共享资源来降低成本、提高效率。财务共享服务则是共享服务其中一种主要的应用方向。美国的福特公司在上世纪80年代建立了世界上第一个财务共享中心，从此，财务共享开始了实践探索阶段，并且经过时间的检验，表现出强大的竞争优势。

财务共享中心将繁琐、重复性程度高的基础业务活动集中起来进行流程化后，将这些业务进行细致的划分，共享中心的员工都只被分配其中某一部分的工作，这样有助于增加工作的熟练程度，以提高共享中心的服务效率和质量。同时这也达到了增加作业链长度的目的，有效降低了舞弊风险。此外，共享中心一般都会实行轮岗制度，其中一项重要原因是为减少员工长期从事同一重复性工作而产生的疲劳感，还可以帮助员工熟悉共享中心的业务流程；而在另一方面，轮岗制度也是为了预防舞弊而设计的一项内部控制机制。通过增加作业链长度和实行轮岗制度，财务共享中心能够有效地防止代理问题，有利于实现企业价值最大化的目标。

三、财务共享环境中的事业单位内部控制建设

（一）制度建设

事业单位的内部控制制度是事业单位内部建立的，通过各要素间的互相作用、互相制约来最终实现事业单位工作目标的一系列制度。按其控制的目标区别，分成会计控制和管理控制。会计控制表示利用手段来维护事业单位资产的完整、会计信息的质量、财务业务合法合规；管理控制是指与保证事业单位按照国家意图进行的运营规划、措施的实施，推动单位项目开展的收益、质量、结果和目标的达成有关的控制。财务共享模式下的内部控制发展，一定要了解共享中心运转后流程调整之后再一次规划并高质量进行的情况，尽可能提高财务安全系数。

财务共享中心在进行各类账务处理、凭证报表制作、资金收付管理的基础上，还要实现提高服务效率、提升服务质量等目标。因此，财务共享中心不仅仅要做好会计控制，同时还要做好管理控制。责任会计制度通过制定责任指标和奖罚标准来达到控制的目的。这种责任指标可以落实到机构，也可以继续分解到每一个员工。财务共享中心可以通过建立责任会计制度，对共享中心员工的工作效率和质量、各机构单据寄送负责人进行考核评级，达到监督和激励的作用，提高共享中心的服务效率和质量。此外，信息系统是共享中心的技术支撑，需要建立相应的内部控制制度，做好信息安全和升级维护的工作。

（二）内部控制体系建设

设置内控系统的首要目标就是确保权责合理设置、授权和监督步骤的严格进行、岗位之间的分离和制约科学开展。事业单位设置并开展内控系统一定要确保完整性、关键性、平衡性、适宜性、开支合理性。完整性表示所有工作人员在每一个工作流程都得到应有的管控，都是关键的一环；关键性表示在关键步骤必须更加严格要求、把控风险；平衡性表示设置岗位和职责时必须考虑周全，确保权责合理制约，提高安全性；适宜性表示在设置内控系统时，单位要考虑到自身情况、特点等来设置最适宜的个性化方案；开支合理性表示事业单位的开支要合理合法，在各项工作中避免铺张浪费。

四、内部控制实施要素建设

设置并开展高质量的内部控制，大体上可以重点开展下列工作：

（一）内部环境

内部环境是企业开展内部控制工作的背景，基本上涵盖了改革组织、领导权责分工、工作人员分工及单位的宗旨和文化等。而这里面，领导产生的作用不可小视，单位对于危机和问题的防范处理能力都是需要在领导的重视下才会有较好的发展和培养，变成普遍的意识和责任，在各项工作中都得到运用，提高工作安全性。财务共享模式内部控制的不足之处很可能会被夸张而影响到与之相关的其它参与机构，原本单个风险可能会转变成一系列串联风险。所以财务共享中心一定要把风险防范和处理工作排在前头，积极努力开展相关工作，确保理念上和实际行动上都高质量开展工作。

（二）风险评估体系

风险管理是事业单位内部控制的实质。风险评估是按照已经形成的内部控制结果来开展风险判断和研究工作，接着单位根据开支节约意识来设置风险处理的步骤，让留存的风险尽可能降低。财务共享是比较创新、新颖的管理手段，它的风险要素和过去的财务管理手段有着很明显的区别。在开展工作时单位要积极努力地在研究财务共享工作的同时设置针对财务共享的风险衡量手段，不光要做好处理的准备工作，更重要的是尽可能想办法预防、预测风险，避免问题的出现，提高共享中心的安全性。

（三）控制活动体系

控制活动表示为了预防经由风险衡量找出的风险而建立的一整套条例、步骤。举个例子来看，共享中心为了避免作假而采用多项审查机制、提高资金安全而出台更科学的条例、为了资金安全进行预算管控等手段。

（四）信息与沟通环节

信息与沟通是单位和外部及单位各个部门联系的介质。利用汇总部门高质量材料，归纳总结并整理之后上交给领导和进行决定决策的人，维护单位工作和项目的顺利开展和安全系数。财务共享中心借助科学信息手段开展工作，在信息的沟通和传递工作中也离不开现代信息技术来增强沟通质量和加快速度。

（五）内部监督体系

内部控制发展不可能在短时间内就顺利达到完美状态，必然要经过时间和经营的累积，持续提升。内部监督是为了衡量内部控制目前的设置是否合理、水平是否达标等而进行的工作，需要不断对内部控制工作实施监督和反馈。财务共享模式和过去的模式有着很大的不同和调整，所以在实施过程中一定会遭遇不少的问题和缺陷，而内部监督就是为了找出这些缺陷，在日后的工作中给予修改和调整建议，帮助单位及时发现问题，做出合理的调整修改，完善相应工作而存在的。