“双一流”建设背景下地方高校二级学院办公室管理与思考

岳 鹏 飞

(西安工程大学， 西安 710048)

目前，地方高校当中的二级学院办公室属于高等教育教学管理工作当中的重要组成机构，更是高校、二级学院教育教学、管理工作得以有序开展的基础，其能对学校当中的所有职能部门进行有效关联，同时也是关联教师与学生等相关工作的重要窗口，是承上启下、沟通内外的桥梁和纽带。“双一流”建设背景下，要更好地发挥高校二级学院办公室的作用，以人为本，提高效率，为教学、科研、学科、师生服务，加快一流大学和一流学科建设，促进学校更好更快的发展。

一、学院办公室工作的主要职能

当前院校分级管理属于全新的一种模式，设置目标就是要对院校职责、权利等进行明确，对管理工作行为进行合理规范，对管理权利进行下放，对管理工作方式进行有效调整。增加二级学院的自主权，激发学院综合改革、自主创新的动力因素，强化提升高校的管理工作成效以及综合绩效。在这样的体制之下，二级学院的办公室需要对常规事故进行管理和安排、协调和沟通，同时其要为教师与学生提供服务，发挥督促与促进的作用。

1.做好常规事务管理与安排

学院办公室需要直接同院校当中的诸多职能部门、教职工作者、学生等进行对接，二级学院每年参加各种类型的教学改革、综合测评、专项评比、科研合作、举办或承务学术会议等不同形式的活动，工作进度的安排比较紧张，工作任务比较重，并且会涉及到很多个不同的部门。所以，办公室一定要对诸多工作事务进行合理统筹，遵照一定原则对日常工作进行合理安排。而作为二级学院的办公室还负责教师国内外访学与进修、人才招聘、资产管理及学院日常维修改造等各项工作，所以必须做好学期、年度工作计划，避免冲突，影响正常院务工作的开展[1]。

2.为决策者提供必要性的决策依据

办公室当中的相关工作者手中有很多学院相关的信息、资料等，其是非常重要的参谋助手，能够基于调查研究工作的强化，基于中心工作的实际开展为领导工作者提供必要性的决策依据，为领导工作者提供一些处理日常事务的可行性方案、建议等，急领导所急，想领导所想。作为助手，要让领导有足够精力思发展，抓大事[2]。做好一名助手，不但要有专业知识，更要处理好个人与领导、个人与集体的关系，要有高度的责任心和实干精神，树立良好的团队合作意识，做好决策者的参谋助手。

3.做好沟通协调与服务工作

办公室工作涉及到的内容非常广泛，其属于系统工程，为了能够让其得以有序开展，办公室相关工作者一定要同各个部门、系中心进行协调与配合。办公室就像是高校的一个大管家，其最为关键的职责就是要进行沟通与协调，沟通与协调工作几乎可以说是无处不在的，要用多种方法，还要讲究协调中的语言艺术。做好服务师生工作。教师和学生是整个学校、学院的支撑，二级学院办公室为教师工作进行有效指导，管理学生的学习与生活。基于学校的未来发展方向，将学校相关政策进行贯彻落实，基于大局利益为教师与学生提供良好的服务工作，为院校的未来发展奠定坚实基础，为教职工作者谋求更多的福利，为学生的发展提供更多帮助，为大家营造和谐的工作氛围[3]。

4.做好督促推进工作

任何一项工作的落实执行，都离不开办公室相关工作者之间的督促，这样的督促不仅能够对系中心工作进度进行推动，同时也要对院校领导的工作落实情况进行督促。在实际工作当中要一直将领导工作者明确的工作目标进行贯彻落实，作为工作进度有序开展的关键性动力。在各项工作的实际开展中，因为院校系中心存在职能交叉、界限不清等诸多情况，很多问题长时间未获得有效处理，要求基于相关工作者的督促进行实际落实，将其中存在的关联厘清，明确各个工作者的责任与权利，推动各项工作的落实执行。对整个院校的事务进行统一部署，将工作任务进行细化分解，明确职能部门、时限、工作机制与关联教师与学生的重难点工作，基于良好的政治素养与 使命感、责任感，对相关工作进行及时督促，限期完成[4]。

二、 办公室管理中存在的问题

当前，院校两极的管理工作模式获得广泛推广与应用，基于学院层级的管理工作模式充分发挥了事务处理中的优越性与实效性。基于此，二级学院的办公室变成高校进行体制创新的重要组成部分，工作成效、质量等都会对整个高校产生重要影响。因为诸多因素的制约影响，二级学院办公室在很多方面依然存在问题，比如职能定位、团队建设、激励考核等。

1.工作面过宽，职能不明确

二级学院办公室要对院校的常规性工作进行处理，同时要对其他职能部门的工作进行有效对接，对诸多办公室事务工作进行有效处理，对诸多工作、敦促的落实情况进行明确，对院校中的人、财、物等进行有效管理，积极开展后勤保障等工作，管理工作面非常宽，很多工作都是临时性、突发性、事务性的。在高校“放管服”的背景下，学校各相关职能部门下放了大量工作与任务到二级学院，由于二级学院办公室人员本身缺乏，无形中为二级学院增加了更多工作量，办公室人员疲于应付各种日常工作，按部就班地完成工作任务，无目标无条理，难以主动性、创造性地开展工作。

2.人员方面并未进行系统化的学习

实际上，二级学院办公室属于院校开展管理工作的关键枢纽，工作内容非常繁杂，会涉及到的内容也比较多，复杂、繁重的工作让相关工作者在事务性工作中投入了大量的时间与精力。学院办公室属于直接对教师与学生提供服务的一线窗口，办公环境较为嘈杂，这让办公室相关工作者开展事务性工作事项的时间呈现出碎片化，这样的情况导致相关工作者难以有更多的时间对自身专业知识、技能等进行强化提升。同时办公室管理相关工作属于管理工作的重要内容，需要相关工作者使用科学合理的方式，同时要求其具备良好的专业素养，掌握管理学、心理学、信息技术等诸多专业知识。所以，碎片化的工作时间与复杂的事务性工作，导致相关工作者无法腾出时间进行自身强化学习与提升，其会对二级学院办公室相关工作者的综合素养与工作效率等产生不良影响。

3.人员缺乏，任务日益繁重 ，晋升空间有限

“双一流”建设背景下，办公室工作人员不仅需要做好学院的日常服务、管理工作及随时对接学校各个行政部门安排的工作，还需要做好“双一流建设”、学位点评估、人才引进、招生宣传等工作，不仅工作压力大，同时工作强度也非常大，很多二级学院的办公室中，其人员配置只有3人左右 ，一般是办公室主任、教务员、教学秘书各1人，各类科研秘书、研究生秘书、学科秘书都是兼职，流动性特别大，办公室主任经常身兼多职，这样的情况，无法确保学院的日常工作能够获得及时、有效的处理，更难以保证日常工作的精细化程度。办公室相关工作者不具备对应的晋升空间。一般地方高校二级学院办公室设科级岗位1个(办公室主任岗)，但二级学院办公室主任在学院内部没有晋升空间，只能竞聘学校职能部门的处级岗位，近十年，作者所在高校只有一名二级学院的办公室主任晋升处级岗位，由此造成办公室其他工作人员更难以晋升，严重影响了办公室工作人员的积极性，创新意愿和工作效率受到明显影响[5]。

4.考核激励机制不健全、不完善，内动力不足

目前高校二级学院办公室人员的考核工作体制参照学校职能部门行政人员考核政策执行，在执行过程中，缺乏科学的管理评价体系，实际工作当中不存在严重的失误情况，做的好与不好都会被列入到合格的行列当中，也不会因此而影响相关工作者的职业发展、薪酬待遇等。考核激励机制与岗位要求不符，存在缺失，导致办公室工作者的实际工作较为松散。办公室工作者丧失了上进心，失去了对进步进行追求的向往，对其个人发展产生严重影响，更会对院校的未来发展产生严重影响[6]。

三、新时期下二级学院办公室进行管理与建设的思路

目前，二级院校办公室管理工作中暴露出很多问题，其对办公室工作的成效、服务水平和管理质量的提升产生了巨大影响，针对实际存在的问题，高校中的管理工作者一定要积极进行制度建设，以此对各个部门的职能进行明确，根据学院师生总数及办公室的职能合理设置办公室专职人员编制，建立办公室人员培训、职务和职级晋升的顶层设计，通过评价考核、奖惩激励等配套机制提高工作人员的积极性，为学校内涵建设、追赶超越提供强有力的服务与保障。

1.明晰细化二级学院办公室的职能

为了能够将二级学院办公室的实际作用充分发挥出来，一定要明确其具体的工作职能，确保其在实际工作当中有明确的目标，权利与职责非常清晰。明确学院办公室在整个院校当中的地位，在高校的组织架构当中，二级学院办公室属于基层的管理工作部门，承担的是院校诸多工作事务的组织与协调。办公室具有极为关键的地位，其属于是教育教学、创新科研活动的重要枢纽，同时也是非常关键的对外窗口与后勤保障部门。对办公室的职责进行明确，其要关联上下级机构，为领导工作者与教师、学生等提供服务，同时要对教学管理与科研学术工作进行有效平衡[7]。

2.加强系统学习，提升专业水平

办公室工作人员的综合素养、工作能力等会对工作质量、成效等产生直接影响，因此，办公室工作人员在工作之余一定要学习先进的管理理念、管理方法，强化提升自身实际开展工作的能力。院校方面要积极组织开展相关的培训教育工作，为相关工作者提供学习和晋升的机会，强化提升其进行业务交流的能力，学习好的经验与做法，提高管理水平。

3.健全机构，配齐人员，做好职业发展规划

学院办公室任务繁重、头绪繁多，工作的政策性和时效性很强。因此，应建立健全组织机构，配备一定数量的专职办公室工作人员，方能保质保量完成各项工作。学院办公室工作任务大致分为行政、党务、教学、科研与学科、文书档案等几部分，应根据工作量的大小配备办公室主任1名、行政(党务)秘书1名、教务员与教学秘书各1名、科研与学科(含研究生教育)秘书1名、文书档案管理1名，以5—6人为宜，明确分工、明确职责、提高效率。同时学校应做好学院办公室人员的职务晋升与职级晋升的发展通道，为相关工作者的追、赶、超、越提供服务与保障。

4.明确考核指标，健全考评机制，激发活力

院方一定要制定合理有效的考核指标，从多个层面上对相关工作和进行考察，比如工作范围、态度、能力、业绩、创新、操作等方面，都需要形成合理有效的评价机制。把指标体系同院校的绩效考核相关政策进行合理对接，强化工作成效方面的考核，重视相关工作者的日常工作表现，关联薪酬与工作绩效，让多付出的工作者能够获得更为丰富的报酬，激励相关工作者的工作热情，为院校的教师与学生提供良好服务，调动相关工作者的工作积极性，激发干事创业的活力[8]。

5.以人为本，增强服务意识，改进作风

不忘初心，牢记使命，以人为本，增强服务意识，改进作风，作为高校二级学院办公室的人员，要积极强化提升自身工作效率，增强服务意识，改进工作作风，更好地为高校的改革和发展服务。

明晰办公室职责，提高办公室人员管理水平和业务技能，树立爱岗敬业精神，使二级学院办公室各项工作高效有序开展，成为领导放心和师生满意的基层行政组织。新时代背景下，地方高校要建设一流大学、学科等，用一流的办公室工作者为其奠定坚实基础，基于此，让地方高校更好更快地发展教学科研工作。