6S精细化管理对医院档案管理的价值分析

符方毅

（海口市第三人民医院 科教科，海南 海口 571100）

档案管理是医院的一项基础性、服务性、记录性与支撑性工作，良好的档案管理能够推动医院的整体发展。由于医院在发展过程中，形成的档案信息十分复杂，所以其档案管理难度较大。在当前医院信息化建设大力推进的新形势下，医院也应该革新之前的管理理念与管理方式，通过实施档案精细化管理，进一步提升医院档案管理的规范性，为医院医疗事业的持续发展提供真实充分的参考性资料。

1 6S精细化管理的内涵

6S精细化管理主要由之前的5S管理理念发展而来，基于我国企业的日常生产管理实际现状，相关管理学家又将“安全”要素，融入5S管理理念中，最后形成6S现代管理理念。作为一种先进有效的现代管理理念与方法，6S精细化管理一般是指协调管理企业生产活动中的生产机械、生产人员以及生产材料等相关要素，由此进一步提升企业工作质量与工作效率。从内容上讲，它通常包括整理、整顿、清扫、清洁以及素养、安全这六项内容。它在医院档案管理中的应用，可以为医院相关业务的展开提供更加优质高效的管理平台。从这一点讲，我们也可以把6S精细化管理视作一种强调执行力，注重纪律性的先进医院文化。

2 目前院档案管理中存在的问题

受多种因素影响，当前我国医院档案管理工作并不理想，粗放化特征较为明显，极大地阻碍了医院其它正常工作的有序开展。

1）档案信息化建设程度低。许多医院管理层对档案管理工作重视不足，在信息技术高速发达的今天，依然采用传统落后的人工方法进行档案管理。这样一方面使得档案的收集速度十分缓慢，档案内容分类杂乱无章，日常查阅较为困难。另一方面也增加了因为人为失误引起的档案遗漏、档案丢失等档案管理风险[1]。

2）档案管理的相应硬件设施不完善。目前许多医院档案管理硬件设施落后，影响了档案管理质量的提升。有些医院为档案管理工作分配的档案室十分狭小，也没有投入足够的资金，用于及时革新档案信息化管理所需的相关硬件设施，这样医院档案管理人员就很难借助先进的管理设施有序完整地保存好医院日常工作中的各项档案资料。

3）档案管理人员职业素养不高。部分医院的档案管理人员并非来自科班的档案管理专业人员，而是由本院的大龄职工担任，他们缺乏系统的档案管理专业知识，也未受过良好的计算机应用技能培训，这就降低医院档案管理工作的规范性与科学性，影响了医院档案管理整体效率的提升。

3 6S精细化管理对医院档案管理的主要价值

1）整理对医院档案管理的价值。所谓整理，主要是将无用品与相关有用品科学区别开来。对于医院档案管理工作来讲，因为其档案来源较多，档案类型复杂，数量繁多，具有明显的分散性、凌乱性与庞大性特征。所以工作人员需要通过整理将医院的各项档案进行严格科学的分类，以便及时归档存储那些有应用价值的档案资料，同时删除那些无应用价值的档案资料，精简医院整体档案，有效节省医院档案室的空间。去粗取精地筛选出医院日常运营中产生的价值性资料，进一步提高医院档案管理的规范性。通常医院需要利用6S精细化管理标准整理的文档资料有以下六种。第一，上级部门所下发的一些法规性文化、会议文件与重要批示。第二，诸如医疗卫生法规、医疗事件鉴定书以及病历信息等医疗技术资料。第三，医院自身的一些大事记录、规划章制度等文件。第四，课题计划、申请书、鉴定书等科研资料。第五，设备采购合同、应用、维修记录等相关设备仪器资料。第六，医院基建工程的合同、建设方案、材料采购凭证等基建资料[2]。

2）整顿对医院档案管理的价值。对于医院档案管理工作而言，整顿主要是将整理环节划分出的价值性档案资料进行科学归置与标识，方便后期档案资料的查阅与利用。在具体的整顿过程中，不同类型的档案资料，应该由不同部门进行归档，存放在不同区域。第一，在医院行政活动中产生的相关价值性资料，应该由行政办公室人员负责收集整理，而后转交至医院档案室及时存档。第二，对于一些财务档案资料，理应由医院财务部门员工负责收集整理并存档在医院财务部。第三，诸如各类病种治疗档案、经营部绩效考核以及经营部门的工作计划，则由经营部统一存档。第四，一些人事档案则应由人力资源管理人员负责收集整理，而后交至医院档案室及时存档。第五，医务类相关资料由医疗部门搜集整理，交至医院档案室存档。第六，后勤资料与基建项目资料，则由后勤部搜集整理、分类标识。

3）清扫在医院档案管理中的价值。在医院档案6S精细化管理工作中，清扫主要是将档案管理库房清扫干净，保持整洁。这既有利且确保档案管理人员的身心健康，也可调整档案管理人员的工作情绪，激发他们的工作热情。诸如定期进行档案室大扫除、彻底清除档案室卫生死角、严密监视档案室的日常环境参数等，都属于清扫在医院档案管理中的应用内容[3]。

4）清洁在医院档案管理中的价值。对于医院档案6S精细化管理来讲，清洁主要是将整理、整顿、清扫这三个版块的工作内容转化成相关制度形式，由此进一步明确医院档案管理人员的工作职责，为医院档案管理工作的规范有序展开提供有力支持。比如在医院档案室的扩建项目中，增设各个子档案室，由具体的档案管理人员专门负责；完善医院档案室的硬件设施，配置相应的防盗门窗、消防器材，安置紫外线消毒灯、购置灭虫剂、购买档案资料扫描仪、制定详细的清扫制度，并依据档案管理人员实际工作成效，给予一定的奖惩等，这些都有助于逐步提高医院档案管理的制度化与精细化水平。

5）素养在医院档案管理中的价值。素养则是指医院管理层在日常工作中应该重视档案管理人员的职业培训工作，通过提升档案管理人员的职业技能水平，促进医院档案管理制度的高效落实，由此逐步实现医院档案的规范化、程序化与精细化管理。

6）安全在医院档案管理中的价值。医院档案是医院医务人员日常工作的基础凭证，几乎包含了医院日常经营管理中的所有内容。有效维护医院档案资料的完整性与安全性是医院档案管理工作的核心任务。在具体的管理工作中，从做好纸质档案的防火、防虫与防潮工作，确保纸质档案存放环境安全，至对电子档案进行备份处理，设置防火墙技术、安装相关杀毒软件等都可以有效保护医院档案信息，确保医院各类档案资料完整安全[4]。

4 结语

总之，科学的档案管理，不但可以有效监督医院全体医务人员的医疗服务行为，提升医务人员的整体工作效率。还能够提前发现医院发展中的潜在隐患，降低医疗风险的发生率。因此医院领导层应该高度重视医院档案管理工作。通过运用6S精细化管理方法，切实优化医院档案管理质量，逐步改进医院档案管理中的各类粗放性问题，最终促进医院的持续良性发展。