高校档案管理的观念更新论析

庞 军

（宁夏医科大学，宁夏 银川 750004）

随着时代的不断发展，各行各业管理理念应该积极地保持与时俱进，从而才能促进管理工作效率提高。对高校来说，作为重要的人才培养基地，需要紧跟时代发展变化，从教学到管理的各个环节都应该主动创新，其中档案管理是高校日常管理工作的重要组成部分，在信息技术快速发展的社会背景下，高校应该积极实施档案管理的观念更新工作，从而能够促进档案管理工作质量水平整体提高，为师生带来更好的档案管理服务。

1 秉承创新原则

在当今社会，创新是各行各业维持长久生命力的基础技能，随着知识经济时代的到来，高校档案管理工作的重要性越来越突出，所以高校档案管理工作应该紧随时代发展变化，秉承创新原则来开展档案管理活动，让档案管理的工作价值充分体现出来。因此高校应该解放思想，引导档案管理工作人员学会使用长远的目标来应对档案管理工作中存在的各种困境，从知识经济时代和信息时代视角来探究解决问题的方案，这样具备前瞻性思维之后，档案管理工作中问题的解决也会更加快速、科学，对高校档案管理工作的有序开展具有很大帮助。此外，还应该根据我国市场经济发展状况和高校档案的社会属性及特点，从多个方面来彻底改革旧的管理模式，比如档案管理体制、管理工作人员、管理基础设施、管理能力、管理效用、服务意识等方面入手，实行全开放型、创新型的科学管理手段，来达到档案管理、学校教育教学改革实现同步发展的目标

2 加强对技术创新的重视

随着信息技术的快速发展以及普及应用，给各行各业的发展带来了很多机遇。对高校档案管理工作而言，由于信息量大，管理任务繁重，所以在传统的管理模式下，档案管理工作效率比较低，不利于高校从中发掘更大的科研价值。基于信息技术飞速发展的背景下，高校应该积极引进先进的信息技术，并将其应用到档案管理工作中，以提高档案数据信息的处理效率与准确率。此外高校还可以自主研发先进的档案数据处理软件，那样方便挖掘和处理更有研究价值的数据信息，从而档案数据处理软件就能够在教师的科研工作中发挥积极效用，促进科研工作效率提高，又可以帮助学生及时获取专业知识，成为辅助学生学习的良好帮手，总之有着很大的利用价值。另外，高校应该采取有效措施来提高档案管理工作团队的综合素养水平，比如定期组织工作人员参与计算机技能培训学习，引导他们学习新的计算机技术、档案管理理念、管理方法等，以提高他们的档案管理水平，同时也要增强档案管理人员的科研意识，使他们能够积极关注档案管理科研动态，更新档案管理知识体系，掌握先进的信息技术，这样档案管理能够在高校实现可持续发展目标的基础上发挥更大利用价值。

3 建立新型档案管理工作机制

档案管理机制建设水准高低能够给高校的档案管理工作质量带来很大影响，高校作为重要的人才培养基地，也应该在档案管理工作方面加强关注，为高校的稳定发展做好充分准备。科学的管理机制能够为档案管理工作的有序开展指明方向，所以高校应该从档案管理人员、管理方法、管理内容、管理模式等方面着手，来建立全新的、符合时代发展现状的档案管理体制。首先，档案管理机制应该具备时效性，这样在处理档案数据时能够更加科学、准确，来为师生提供专业化的信息服务，也会让档案的搜集、整理、保管、统计等各个环节趋于现代化，以满足师生的多样化需求[1]。其次档案管理机制应该具有全面性，因为档案信息设计范围较广，而且在高校中师生人数众多，提高档案管理机制的全面性，有助于对师生个人信息进行科学化管理，比如教师的教学经历、科研成果、教学成就、道德品质等都可以收录到档案中，那样也有助于实现人才资源优化配置，将教师分配到其所擅长的工作岗位上，这样教师的工作积极性和工作热情都会提高，从而对教学质量提升也有积极意义。再者对学生来说，他们的理论课成绩、实践课成绩、特长等信息资源都需要收集整理，这样既能够为教学计划与教学内容的制定提供参考，还可以加强教师对学生的了解，从而有利于构建良好教学氛围，促进学生全面发展，综上，在制定档案管理工作机制时应该尽可能满足全面性需求，那样档案管理工作覆盖范围会更广，成为助力高校提高综合实力的基石。

4 提高资源共享意识

调查结果显示，有不少高校在开展档案管理工作时，还是采用落后的档案管理模式，容易造成档案管理工作服务范围受限，比如单一的为档案部门提供专业服务，而和其他部门之间却无法进行资源共享。众所周知，在知识经济时代到来之际，对于档案信息的需求也趋于多元化，但是现在档案信息却被局限于档案部门中，所以高校应该主动摒弃这种传统的管理模式，并自觉树立起资源共享意识，提高档案的利用效率。例如随着信息技术越来越成熟，高校可以以信息技术为媒介来建立档案信息共享平台，像高校与企业之间就应该积极展开合作交流，在确保毕业生信息安全的基础上给企业提供学生个人档案信息，这样既能够提高学生的就业效率，帮助学生尽快找到理想的工作岗位，高校也可以直接从学生档案库中为企业匹配人才，来大大降低企业的招聘成本，这样档案管理工作的价值也就充分体现出来了。

5 增强服务意识

在高等院校中，服务意识也是档案管理工作中一个不容忽视的重要课题，因为服务意识的强弱会给高校档案工作的正常开展和可持续发展带来很大影响，而且高校承担着重要的人才培养职责，高校需要和知识经济时代接轨，并且还要适应社会主义市场经济提出的新要求，面临知识经济带来的各种挑战，所以提高服务意识显得尤为重要。其实高校档案管理工作本身就是一种通过保管和提供档案来为社会进行服务的工作种类，高校档案管理工作的开展方向是否正确，会最大限度地影响高校档案价值的体现，其中高校档案部门的工作态度就是决定档案管理工作能够发挥效用的重要因素[2]。所以说高校档案管理工作的各个环节如果能够将为了学校的发展、学生的成长而提供服务作为目标的话，那么高校档案工作的生存和发展空间就会被无限拓展，成为办学质量提高的助推剂。

综上所述，档案管理工作在高等教育体系中具有很大的应用价值，作为给国家和社会输送专业人才的高校，也应该在档案管理方面保持观念更新，通过实施遵循创新原则、加强对技术创新的重视、建立新型档案管理工作机制、提高资源共享意识、增强服务意识等举措，来引导高校档案管理工作实现更好、更快发展的目标，满足经济时代背景下师生提出的多元化信息需求。