医院人事档案管理的规范化建设探析

2020-02-26陈伟伟

卷宗 2020年34期

陈伟伟

（山东省青岛市黄岛区妇幼保健院，山东青岛 266400）

人事档案的完整、准确、安全，对组织全面、准确地了解和考察人员情况具有重要意义。近年来，医院人事档案管理工作水平较早期有了较大幅度的提高，医院人事档案的重要性和价值被人们逐渐认识和理解，基于规范化的人事档案管理被赋予了更加重要的管理意义，如何破除当前医院人事管理中的问题壁垒，建设医院人事档案管理的规范化体系，是医疗制度改下医疗机构档案管理工作面临的重要课题。

1 必要性及意义

面对当前飞速发展的社会经济及不断完善的社会制度，人才作为着社会发展的根本和动力源泉受到社会各界的高度重视[1]。人事档案管理是医院人才部署和管理工作之中的重要一环，随着医疗人才体制的改革，关注度也随之提升。因此，形成规范化的人事档案管理体系对促进医院人才建设来说具有重要意义。

1.1 人事档案管理是人才管理的基础

人才管理事关医院的医疗服务管理，做好人才管理才能确保医院的医疗工作高质量的开展。在医院中，每名医务人员的人事档案都能有效准确地反映出一个人参加工作以来的动向及表现。因此人事档案管理水平的优劣，直接影响医院人力资源管理的成败，同时也决定了其在未来发展中的核心竞争力。

1.2 人事档案管理是人事制度改革的依据

人事档案管理工作的开展需要与医疗发展水平与需求相匹配，需要医院管理者制定科学有效的制度与模式来规避矛盾，因此，规范化的人事档案管理，为医院人事制度的改革提供了充分依据。

1.3 人事档案管理是人才开发的重要资源

人事档案管理推动人才信息库的完备，为人员分析、评价提供了依据，为科学的人力资源配置提供了信息保障，进而更好的为人才使用者提供科学合理的决策依据，促进医院人才开发。

2 面临的问题

2.1 规范化管理意识淡薄

规范化管理意识淡薄主要体现在两个方面，一是大部分医院管理的着眼点是医疗技术、服务能力和医疗环境等方面，因此对于人事档案管理甚至是档案管理工作的重视程度不足，从指导、监督、资金等方面给予的支持还不够，规范化管理体系的建设还处于边缘化状态[2]。二是医院档案管理人员的规范化意识担保，机械的按照以往的管理惯例，负责收集整理材料，存放、保管档案，并没有认真探究过程管理的规范性，操作层面存在不规范行为。

2.2 智能化建设有待提高

信息化智能管理手段具有传统的人事档案管理方式所不具备的优势，克服了人事档案信息整理、筛选、加工、利用等环节中的规范化问题，是建设规范化人事档案体系的重要组成部分。然而，部分医院在智能化建设能力还比较弱，从智能化程度、到智能化应用情况来看，都处于比较初级的阶段，导致了规范化实施难度大。

2.3 专业化制度仍需完善

管理制度是管理行为实施的依据，人事档案的规范化管理离不开制度的约束和保障。然而，部分医院在管理制度建设方面，仍存在一定问题。一是缺乏必要的专业化人事档案管理制度，对于人事档案规范化管理标准不清晰、不专业，导致管理行为模糊，没有参照依据；二是已有制度执行情况差，虽然建立了相关的专业化制度，但是实际工作中却没有按制度执行，随意性强。

3 医院人事档案管理的规范化建设策略

3.1 提高对档案规范化管理的认识

规范化人事档案管理的推进，需要医院各层级管理人员的树立正确的工作认识。首先，医院的领导要给予高度支持，主持推进规范化人事档案建设，明晰任务目标，划分管理职责，做好规范化建设的监督检查；其次，档案管理责任部门要强化认识，认真履行人事档案的规范化要求，切实做好档案管理工作；第三，相关部门要给予配合，在资料提交、信息核对中，要保持严肃、认真的态度，对于档案管理部门提出的规范性要求，要严格遵守执行[3]。

3.2 建设人事档案智能信息化管理平台

信息化工作的高效开展需要硬件与软件的有效结合缺一不可。在软件建设方面，要根据医院的实际需要，建设智能化信息化管理平台，发挥智能平台档案导入、统计、搜索、导出、控制等功能，提高工作效率；在硬件建设方面，按标准配置人事档案管理所需的设备设施，为信息化平台的应用提供保障。

3.3 完善人事档案规范化管理制度

管理制度是否科学完备，是否具有实操性，是体现一个医院管理水平高低的重要指标[4]。制度的专业化、标准化决定了制度的规范化，在制度编制过程中，要注意两个要点，一是起草人员专业，必须是具有专业管理能力的专业人员，必要时，可以邀请相关专家参与；二编制流程规范，一定要严格按照编制、审查、复核、决策的流程来实施制度编制工作。总之，要建立起科学、标准、专业的档案管理制度，促使档案管理有规范标注可以参照。完善的制度离不开高效的执行，要通过制度宣贯、制度培训、制度考核多举并重，提升管理人员响应的积极性，促使人事档案管理制度落地。