档案安全保障管理机制的构建研究

耿真真

（定州市环境执法大队，河北 定州 073000）

档案指的是人们在各种社会活动中产生的具有保存价值的记录性文件，它的形式多种多样，从过去的纸质文档到现在的电子文档，都属于档案的一种，档案对于单位、对于国家而言都有着极为重要的作用，一旦档案信息遗失或泄露，必然会带来严重的信息安全风险，因此尽快构建档案安全保障管理机制就显得格外重要。具体来说，就是要通过健全完善组织机制、健全完善风险机制、健全完善制度机制等方式，保证档案安全管理效果。

1 健全完善组织机制

档案信息在单位乃至是国家发展中扮演着不可替代的重要角色，然而根据实际档案管理工作经验来看，目前绝大多数单位都未能做好档案信息的安全性保障，存在安全保障管理机制不健全的问题。而尽快健全完善组织机制，则是解决这一问题的必要手段，具体来说，在确定组织机制的过程中，单位方面应组织深入细化分析，以提升档案管理综合效益为原则开展工作。举个例子来说，在招聘档案管理人员的时候，应该给予人事工作人员以更大的自主权，在保证应聘人员符合基础招聘条件的情况下，允许人事工作人员进行适当调整和考核，从而保证入职的新员工都能具有较高的综合素质，从根本上提升档案管理团队的工作能力，为解决档案安全保障方面的问题打下坚实的基础。同时，单位方面还应对同类型单位的档案管理组织机制进行学习和借鉴，取人之长补己之短，结合自身档案工作的具体情况，重新架构组织机制，提升档案安全管理有效性。

2 健全完善风险机制

档案安全保障管理机制的建设有一定难度，而其中最困难的一个步骤就是构建风险机制，能否保证风险机制与实际情况相符、能否保证风险识别及应对的有效性，都挑战着档案管理人员的能力和综合素养。实际上，没有任何一种制度或机制能完全不存在任何风险，风险始终客观存在着，如果不能找到行之有效的应对策略，则档案安全风险就无法得到有效控制，档案管理将会失去应有作用。因此，在架构档案安全保障管理机制的过程中，工作人员应着重考虑本单位情况，对档案保存、方案调用、档案加密等方面存在的风险因素进行统一识别。在此基础上，利用有针对性的风险应对措施规避或有效处理安全风险因素，结合单位档案安全管理的现行措施、根据单位档案主要形式等，确定行之有效的风险应对机制，避免档案安全风险进一步演变成安全问题。同时，还需要考虑不同档案资料的重要性，对其进行等级划分，并根据重要性等级采取对应的安全风险应对策略。

3 健全完善制度机制

档案安全保障管理机制包含多个方面的内容，而尽快健全完善制度机制，是完善安全保障机制的必经之路。在传统管理机制框架下，部分单位的档案资料并未出现安全问题，但这并不意味着过去的管理制度在今天仍然有可行之处。在时代发展、社会进步的情况下，信息化技术正在档案资料管理当中发挥越来越大的作用，过去的管理制度、管理理念的落后性逐渐凸显出来，很可能给档案安全管理带来不可挽回的负面影响。因此，在今后的工作中，档案管理人员务必须要以保证档案安全为根本性原则，对过去的管理制度进行分析，明确旧制度与新形势的冲突点，找出传统管理制度的不足之处，并以针对性措施完善档案管理制度，加强档案信息全过程管理工作。另外，为了切实提升档案安全性，应在档案成型后期加强审查，对档案内容进行反复核对，避免档案信息失真等一系列问题。同时，要尽可能提升档案资料保存管理水平，对纸质档案的保存环境进行严格把控，避免纸质档案破损、受潮等，对电子档案进行层层加密、利用身份密钥避免档案信息泄露。一旦出现档案资料安全问题，应第一时间向上申报并进行处理，不能为了推脱责任就掩盖问题，以免造成更加严重的档案信息安全事故。

4 结语

在档案事业得到越来越多关注的今天，很多单位的档案管理工作已经初步取得了成效，在档案信息化建设等方面有了长足进步，但是这并不意味着档案管理已经完善。比如说，档案信息的安全性时至今日也没有得到妥善保障，档案信息丢失、档案信息录入错误、档案信息部分遗漏等问题比比皆是，这对于档案管理而言无疑是一个重大漏洞。为解决上述问题，可采取措施构建档案安全保障管理机制，确保档案信息安全性，使之在应用中发挥更大作用。