医院档案管理的6S精细化管理实施分析

2020-02-26刘筠

卷宗 2020年34期

关键词：档案文件档案室整理

刘筠

（天津市第三中心医院分院，天津 300000）

6S精细化管理方法起源于国外，到了21世纪，6S精细化管理方法开始得到广泛应用。该项管理方法能够使管理工作更加规范化、制度化，因此，医院档案管理工作也引进了6S精细化管理方法。

1 医院档案管理的重要作用

1.1 有利于推动医院发展

医院档案包括基建档案、后勤档案、医疗档案、重大病例档案等多种档案，这些档案资料可以说涵盖了医院的各项工作，也推动着各项工作的有序进行，若医院档案管理工作无法有效落实，就会影响着医院其他工作的进行，进而影响着医院的发展，医院档案管理工作包括及时的收集和整理资料文件、存储文件等，在医院其他工作需要时及时的提供档案资料，档案的完整性以及有效性进一步推动着医院的整体发展。

1.2 有利于推动医院文化建设

医院档案室是档案管理工作的主要地点，档案室包含了大量的资料，其中也包括医院的发展历史以及发展理念等，医院的工作人员可以通过档案资料来了解医院，并建设特色的医院文化，医院档案管理工作可以间接为工作人员营造良好的工作氛围，提高医务人员的服务意识，进一步推动医院文化建设。

2 6S精细化档案管理分析

6S精细化管理理念是新时代发展出的一种现代化管理理念，它是基于5S管理理念进化而来，具有持久性、美观性以及效率化的特点，其管理的对象包括人、事、物三种，而将6S精细化管理理念运用到档案管理当中，就是将档案作为管理对象，其管理包括整理、整顿、清扫、清洁、素养以及安全等六项内容。6S精细化管理使得管理更加科学性和高效性，进一步实现了规范管理，这种管理方法在当今的各个领域都被广泛应用，在医院档案管理中运用6S精细化管理理念，可以有效推动医院档案管理工作的规范化发展，使得医院档案管理的管理水平得到提升，提高医院档案管理工作效率，进而推动着医院各项工作的开展。

3 医院档案管理的6S精细化管理实施

3.1 医院档案管理的整理工作

6S档案管理内容中的整理要素在医院档案管理中的应用十分重要，医院档案管理的整理工作主要是负责将档案进行有用档案和无用档案的划分整理，按照档案的价值将医院档案进行合理化的分类，然后将有价值的档案文件进行科学的保管和储存，无价值的档案进行清除，进一步节约医院档案管理的空间，使得档案管理工作更加有序简洁，形成规范性的档案管理。医院的档案具有档案信息量大、档案来源途径多、档案种类复杂以及档案整理杂乱的特征，因此，医院档案整理工作十分困难，其工作量巨大给档案管理人员带来许多负担，而利用6S精细化档案管理措施，可以将医院档案进行合理化的分类，提取档案文件中的精华进行保留，将无价值的粗糙文件进行删除，不仅减轻了档案管理的负担，还使得医院档案的后续使用更加方便。例如，若医院按照6S精细化管理流程进行档案管理，可以将医院档案分为机关下发文件档案、医疗技术档案、医院重要档案、基建文件、科研文件以及医疗设备文件等，这种分类整理方式为医院文件使用工作提供了方便，进一步规范了医院的档案管理。

3.2 医院档案管理的整顿工作

整顿也是6S精细化管理的一种措施，在医院档案管理中实施整顿措施，其具体应用为将整理好的医院档案并进行归置，按照其档案分类的不同做好标记，同时，不同分类的档案存储位置也不同，应当合理化储存档案，归档工作还要由不同的部门进行整顿。例如，在某医院档案管理过程中，医院财务部门的档案资料由医院的财务管理人员进行收集整顿，并在财务部门进行存档；医院人力资源相关资料档案由人力资源管理人员进行收集整顿，然后上交到医院档案室进行统一存档；医院各科室办公室所产生的档案资料，由办公室的工作人员进行档案的收集整顿，并统一交到医院档案室进行存档；医院经营项目相关资料以及重大病例资料等，由医院的经营部进行存档；医院医疗部门所产生的资料由医疗部门进行整理，并交到医院档案室进行存档；医院后勤部所产生的资料由后勤部门进行整理，然后交到医院档案室进行存档。在档案存档的过程中，负责相应档案整顿的工作人员要严格按照资料时间以及资料类型做好标记，还要保证页码顺序正确，每一页都要做好编号，由部门负责人签字后存放在指定位置。

3.3 医院档案管理的清扫工作

在医院档案管理中运用6S精细化管理理念的清扫理念，其清扫工作就是对档案整理区域及存档区域进行清扫，清扫工作的主要职能是保障医院档案能够整洁存放，避免档案因环境的影响而损坏，对档案起到了一个保护的作用。要做好档案的清扫工作就要制定合理化的卫生管理制度，保证档案管理人员做好档案整理和存储地区的清扫工作，落实各类型档案归档部门的职责。例如，医院可以设置每周对档案进行一次简单的清扫工作，主要是使用紫外线对医院档案进行清扫，然后再安排每个月进行一次大范围的清扫工作，大范围的清扫就是对整个档案室进行清扫，不能够遗漏每一处死角，清扫结束以后还要对档案室的空气湿度和温度进行测量，适当进行通风工作，保证室内温度适合储存档案，通常情况下，温度在14到24摄氏度之间是适合存储档案的温度，空气湿度保持在50%左右较为合适，档案室内地面不可有积水，档案室除了档案以外不可存储其他杂物，确保档案管理环境符合标准，才能够进一步做好档案管理工作。

3.4 医院档案管理的清洁工作

在6S精细化管理理念当中，医院档案管理的清洁工作是将医院档案的整理、整顿以及清扫工作制度化的一项工作，即制定科学合理的工作制度来保障三项工作的有序进行。例如，为了保证档案管理存储的有序进行，可以扩建医院档案室，并划分出几个不同的区域，将不同类型的档案进行合理化分区管理；不断完善医院档案室的设施，如消防设施、扫描仪、紫外线消毒设施、杀虫剂以及防盗设施等，保障档案的安全和规范管理；在天气出现变化时，如出现降雨天气等，要对档案室的温度和湿度进行控制，避免因环境潮湿造成档案文件的损坏；在医院放长假之前，一定要严格检查档案室环境的各项指标，还要注意切断电源、关好门窗，档案室的要钥匙应当由专门人员进行管理，避免档案丢失；档案管理人员在日常工作时，一定要按照规章制度来进行操作，避免因操作不规范造成档案文件的损坏或缺失。

3.5 培养档案管理人员的素养

良好的素养也是6S精细化管理的准则之一，在医院档案管理的过程中，档案管理的工作人员十分关键，档案管理工作人员的技术水平和工作态度直接影响着医院档案管理工作的质量，也是保障档案管理各项工作能够落实的前提条件。因此，要进一步培养医院档案管理人员的综合素养。例如，邀请专业性强的医院档案管理人才来为本医院的档案管理工作人员进行培训，培训主要从几个方面进行：一是要让医院档案管理工作人员认识到该项工作的重要意义，了解医院档案管理的相关政策和法律，进一步端正医院档案管理工作人员的工作态度；二是结合医院档案管理的工作案例，培训档案管理工作人员的理论知识以及实践技术；三是向医院档案管理工作人员传授工作经验，并强调档案管理的各项技术要点，进一步提高医院档案管理工作人员的技术水平，使得医院档案管理工作更加系统化、科学化。

3.6 医院档案管理的安全工作

基于6S精细化管理理念的安全管理，在医院档案管理中进行安全工作，保障医院档案的安全。随着时代的发展，医院档案文件的载体从纸质版文件逐渐转换为电子版档案文件，目前医院的档案文件是两种形式共存的状态，因此，医院档案管理的安全工作也应当进一步优化。医院应当根据不同载体档案文件的特点进行安全管理，针对性开展相应工作，避免档案文件丢失或错乱。例如，对于纸质版档案文件的安全管理，就是要做好防火、防潮、防虫以及防盗工作，防火工作就是要注意档案室的温度情况、可燃物情况等，档案室的温度不宜过高也不可存放其他物品，尤其是可燃物品；防潮工作就是要注意档案室的空气湿度，以及地面积水情况，在进行档案室清扫工作时，一定要保证地面无残留积水；防虫就是要在春夏的多虫季节进行杀虫工作，防止虫子啃食档案；防盗工作就是定期核对档案，每次存档与使用档案过后还要将档案室锁好，防止档案丢失。对于电子版档案文件的安全管理，主要是进行防火墙的安装，使用360等杀毒软件定期进行杀毒，防止不法分子从电脑中盗取医院档案，进一步提高医院档案管理的安全性。