对企业档案管理服务创新模式深层次编研的探究

2020-02-25孙会勤

福建质量管理 2020年18期

孙会勤

(市北区重点项目促进工作办公室山东青岛 266033)

前言

一般而言，企业档案工作的重要价值主要在良好的服务中得以体现。但是，现今存在着很多企业的档案管理模式为一种“你调我查”的非主动类型的服务，且借阅方式缺乏创新，仍然以传统的借阅为主。究其原因，产生这种问题的背后，一方面是因为现阶段的档案馆内所收藏的数字化资源较少，缺乏先进的检索模式，因此工作效率低下；另外一方面由于企业对档案工作重视程度不高，没有配备专业人员，企业内部没有建立一个科学的档案管理服务模式。

针对这些情况，要改善企业档案管理存在的问题，要通过档案编研的层次进行深化研究开始进行。

一、对档案编研的层次进行深化

在开展档案编研的过程中，档案的原始信息发挥着重要的作用，因此要极大程度地优化档案的原始信息。此外，企业的主要工作内容与企业实际经营过程中所形成的各项数据与档案编研之间存在着密不可分的关系，这也将会直接影响到档案的编研过程。因此档案工作人员在进行编研时，需要整理好档案的原始数据，同时也需要相关人员在实际的工作过程中，以具体的工作需求为基础对档案信息数据进行调整与处理。在这一过程中也必须确保档案的真实性，要对企业有实际价值和意义的有效档案进行编研与汇总。只有把这些档案编研的基本流程进一步完善好，才能真正实现企业的利益发展需求，通过这些方法的运用和实践也能够进一步促使企业朝着良好的态势发展。

在实际的操作中，常常面临现实的问题。企业如果想要科学地管理档案的信息资料，则需要注重以下几个方面的内容。首先，在档案管理之初，将会面临的问题是档案的种类繁杂且数量较多的现状，这也就需要企业的档案管理者在对档案信息资料进行管理的过程中有所选择，优先选择那些相对来说较为重要的档案信息资料，并按照利用者的需求程度，按照不同的层次合理地规划与划分信息资料，从而实现对档案信息资料的科学化管理.其次，因为企业的档案信息资料往往与企业的利益之间存在着密切的关系，因此，在对档案信息进行编研的过程中，可以邀请一些行业领域具备较强经验或者享有一定权威的档案管理专家对档案进行编研，以确保档案编研真正地实现合理化与科学化。再者，在进行档案管理信息的处理过程中，常常会存在与企业有关的管理部门的档案资料或国家行业指导方针下的档案资料，这些都需要及时整理。如果在进行档案资料整理的过程中发现一些较为细节化的档案信息资料，则这些资料也可以起到推动编研过程更具整体性与细致化特征的作用。

二、全面开发利用深层次的编研工作

开展档案编研的主要目的是满足员工们的工作需要以及实现社会利用效率。以原有的档案内容作为基础，并通过对档案信息内容进行更为细致的整理、分类、汇总等编研工作，也可以成为企业历史研究中的核心资料。

(一)以为企业决策服务开展编研工作

企业的档案工作对于企业的各级部门、对企业全体员工来说都非常重要，其涉及的范围也是非常广泛。现阶段，以文字、声像、图表以及电子信息存储等载体存在于企业各个档案之中的企业文件等，这些都是市场经济下企业不断积累的一笔巨大财富。其作为企业的重要信息类资源，对企业开发利用程度实际上意味着其能否为企业的发展方向提供一定的决策资源。

在经济全球化的浪潮之下，面对着为信息的利用者(领导层、管理者以及一线员工)提供有效的资源，促使他们能够从档案信息资源中发现灵感，并获得企业经营或者产品创新的新思路，不断明确企业的重点发展方向，并通过创新研制出新的技术与产品，从而最大限度地发挥档案信息管理应有的作用。

为了促使档案信息资源真正地走出去，去到企业的各个部门，到达每个真正需要的人手中，进入企业广阔的提高、决策以及发展的大环境中，与相关办公部门的工作实现紧密的接轨，并切实在企业的重点工作和中心工作任务上发挥应有的作用，促使企业获得新的增长点。比如可以定期开展一些档案信息展览工作，对企业所发生的大事件进行编写记录，并对企业的发展项目、历年的经济发展指标以及组织机构变革和以往发生的一些重大事故的分析等放入档案汇编当中。这样一来，有利于收集到一些利用率较高的已收藏材料，在企业内部建立一个资料收集、整理与利用的良性循环体系。值得一提的是，要完成这些工作都需要档案管理者具备较高的岗位责任意识和前瞻视野。

在进行档案编研的过程中，也要密切地关注企业在某一个特定阶段的发展目标、人才选用思路以及市场开拓的方向等事关企业发展的核心竞争力，并获得长远发展机遇的难点与热点问题，进行有针对性的档案资源管理与开发利用。

(二)以馆藏档案工作为重要基础

一般来说，档案馆的编研工作的开展必须要以馆藏工作为基础。档案管理者的重要职责与方向在于，在实施编研工作的基础上，通过对那些还未被利用和开发的有潜力的档案进行开发与整理，把那些对于现实工作具有一定指导意义和参考价值的档案，储存到电子信息平台，让其变为真正可以灵活运用的信息，以及时地推动企业的历史编志编研等工作的开展，促使这些资源实现更大的经济与社会效益。与此同时，需要注意的是，很多企业内部的档案工作人员的档案编研能力是较为薄弱的，而这一项工作的工程量巨大，涉及了多个部门，同时对社会的需求量大，所要参考的信息资料也非常多，如果单纯只依靠四五个人是难以按时完成编研工作的。针对这一情况，我们需要将以藏馆作为重要基础，打破现阶段所面临的“闭馆”现状，加大档案馆与档案室之间的联系，并进行网络化编研工作。由此，档案馆可以将那些没有收集到的档案管理资源进行开发、利用与编研，这也是档案馆完成创造工作的重要方式。同时，加强企业档案馆与档案室之间的合作，双方共同进行编研工作，也能够有效地增强编研的效果，开发出更多富有深刻价值的档案信息，发挥档案管理重要的现实作用。

(三)制订有序的档案编研工作计划

档案具有较高的凭证意义和参考价值，因此很多档案资料实质上都很有必要编写成册。但是在一些企业内部，因为人力、物力、财力等许多客观性因素的限制，并不能够在目标的时间内完成任务。因此，应该要制订明确的档案编研工作计划，率先完成一些较为重要的资料的编写，按照既定的流程，有计划地开展档案编研工作。具体内容包括：对上级所发布的指导性文件，根据每一年的年编惯例，进行连续的具体的编写；对大型资料，抽调一部分具有丰富经验的档案管理人员进行专门的汇编工作；企业在开展重要活动之前，需要编写好相关可用到的资料，在整个活动过程中也需要做到活动记录以及整理性的工作，为以后的相类似活动提供相应的信息资源。在进行编写选材的过程中要掌握一定的度，但凡涉及企业重要方针政策的资料都要尽可能地精练、全面；而凡与具体运作过程精密相关的资料内容也要进行完整、全面、准确地编写，让利用者能够很快地找到自己所需的资料。