国际化背景下高校外事接待工作研究

朱 芮

(吉林化工学院 国际合作交流处，吉林 吉林 132022)

外事工作是一项政治性和政策性极强的工作，包含了外事接待、合作洽谈等所有涉外的工作。不仅要尊重各国的文化信仰，也要维护祖国的荣誉、民族的尊严，在此基础上开展与各国的交流活动。对于高等院校而言，开展外事活动是加强学校国际化建设与对外交流的重要枢纽。在高校的外事工作中，外事接待工作的顺利与否直接决定了高校对外交流的深度和广度，是外事活动中十分重要的一项内容。同时，外事接待工作不仅可以体现出高校外事管理水平的高低，还能体现出一所学校的文化底蕴。

一、外事接待应当坚持的原则

(一) 着装规范

着装是一种无声的语言，得体的穿着打扮有助于塑造个人甚至一个国家的形象[1]。在外事接待中，首先观察到的就是双方的着装，总体而言就是要朴素、大方、整洁、得体。不能追求个性、过于时髦、颜色鲜明，这些都会让人觉得随便。在外事接待中，男教师穿衬衫西服适宜，年长一些的女教师西服套装、裙装适宜，年轻一些的教师可以稍正式的休闲西服，既不失礼貌又充满了朝气。

(二) 举止文明

一个人的素质和修养通过在公共场合的仪态、言谈举止体现出来。在外事接待过程中，往往在双方洽谈之前，先注意到的是双方的举止，因此外事接待工作者的举止代表了学校的形象，也是给对方的第一印象，更是双方互相进一步深入了解的重要依据。虽然每个人都是独立的个体，都有不同的风格，但是在高校接待中，要收敛个人性格，规范个人的行为，一言一行都代表着学校的形象，同时也体现了中国的形象。总的说来，在外事接待中，应当稳重自持，尊重对方，不亢不卑，落落大方，表现出应有的气质和风度[2]。

(三) 准备充足

在外事接待之前，要做好充足的准备工作，准备工作越充足，后期的接待工作就会越顺利。准备工作主要包含3个方面：第一，制定完善的工作计划。外事接待人员需要对整个外事接待活动做好计划，包括洽谈目的、洽谈流程、部门对接等，同时也要提前掌握所接待人员的具体信息，包括人数、性别、年龄、国籍、文化；第二，制定应急预案。由于外事接待的特殊性，要对接待过程中可能出现的问题和突发状况做好心理预设，并制定解决方案；第三，做好接待辅助工作。接待辅助工作的细节可以体现出高校对外事接待的重视程度，包括了欢迎海报的设计、安排会议地点、洽谈需要的材料、双方国家的国旗、安排接送机人员等。以上3个方面决定了外事接待活动的质量。

(四) 文化尊重

随着世界各国交往的日益扩大和各国相互依存的加深，文化尊重无论在官方还是民间涉外活动中都更加重要。即使是在中国，不同的地区不同的民族，礼仪和风俗、饮食都有着巨大的不同，更何况世界上有近200个国家和地区，礼仪和风俗更是天差地别，甚至同一个肢体语言都代表着相反的含义。能够做到包容和接纳不同的文化习俗，恰恰可以展现出我国的大国风采和胸襟，因此在国际交往中，我们既要发扬我国礼仪之邦的优良传统，友好待宾客，注意礼貌细节，又要尊重国际上的习惯作法，了解各国的礼貌礼节、文化传统、宗教习俗，在对外交往中才能真正做到举止得体、以礼相待。因此在外事接待过程中，要提前了解所接待人员的风俗文化[3]。

(五) 不卑不亢

双方院校的合作交流是建立在平等、互惠互利的基础之上，外事接待人员不应该以仰视的姿态来接待外宾。在外事接待中，我们要尊重我们的交往对象，尊重别的国家，尊重别的文化习俗，于此同时也要尊重我们自己[4]。要在尊重对方的基础上，展现出自尊、自重和自爱。所谓不卑不亢就是在别人面前没必要低三下四，委曲求全，卑躬屈膝。当然我们也要避免妄自尊大、自以为是、目空一切。要虚心学习对方国家先进的科学技术、教学方法、管理经验。

二、外事接待的流程

(一) 前期准备工作

外事接待中，前期准备工作是否充足，影响了后期执行接待工作是否能够有章可循、顺利进行。在接到外事接待工作的第一时间，首先应当确定外事接待负责人及工作者。同时收集信息，主要包括来访外宾的基本资料，如国籍、所在学校、职务、政治立场、性别、年龄、饮食习惯，还要掌握外宾来访的时间、航班、洽谈目的等内容。以上信息都要认真调查研究，以做到外事接待工作的针对性和实效性[5]。外事接待者根据以上信息，制定外事接待计划。

详实的外事接待计划主要包含了以下几个方面：第一，根据外宾来访人数和航班，做好接机准备，制作接机牌和会议桌牌；第二，根据饮食习惯，确定用餐，保证用餐地点干净整洁，禁止铺张浪费；第三，制作欢迎标语，标语表达了高校对来访者的欢迎，外宾到校后首先会看到欢迎标语，因此欢迎标语应悬挂在醒目位置，并用双语呈现；第四，根据到访目的，确定会议流程，通常包含主持人开场，校领导致辞，双方洽谈，签约，交换礼物，合影留念；第五，通常外方来访团需要参观校园、实验室等，因此需要外事接待工作者提前设计好路线。除了详细的外事接待计划，还要设计出应急预案，以便应对不同的突发状况，因此要提前考虑到各种可能出现的突发状况，反复推敲，并给出拟解决方案。

(二) 执行接待工作

1.迎宾

工作人员在接到外宾返回学校的途中，可将详细的外事接待计划交于外宾，并阐述此次活动的计划。与此同时，根据外宾的状态，可介绍沿途的风景信息和当地特色。在校内接待工作者，需和接机人员保持联系，确定到校时间，提前做好迎接准备。

2.会议及相关活动

在会议开始前，工作人员应当对会议室内硬件设备进行调试，确保可以正常使用；摆好桌牌，并在每个位置摆好会议材料，提前联系好摄影摄像人员。进入会议室要注意座位的安排，坚持以右为尊，主宾在右，主人在左。会议结束需要拍照，如果是合影，需要将欢迎标语、双方国旗、全部人员都拍摄其中，一般由主人居中，礼宾依然按照以右为尊的次序，主宾双方间隔排列。

3.参观

一般在外事接待中，都会安排参观校园活动，在此环节，需要提前安排好翻译人员和解说人员陪同，设计好参观路线。可参观学校的自然风光，楼区建设以及先进实验室的展示，同时也要了解学校历史，以便外方提出的问题能够回答。

4.宴请

在外事接待中，宴请是沟通双方感情的纽带。宴请中，值得注意的是安排好座次，我国的餐桌大多是圆形，主要陪同坐在面对门的位置，以便招待客人[6]。在菜品安排上可采取客随主便的策略，但是要考虑到对方爱不爱吃，能不能吃。所谓爱不爱吃，要考虑到外方的个人口味，是喜清淡还是喜咸辣。所谓能不能吃，就要考虑到外宾的国籍、宗教信仰等信息。比如伊斯兰教禁食猪肉，美国人不吃螃蟹等。

5.互赠礼物与送别

在外事接待中，互赠礼物环节最能凸显出民族特色，因此在选择回赠礼物方面，需要挑选具有民族特色具有传统意义的礼物，避免礼物过于昂贵。在行程结束后，应有相对应职位的校领导和外事接待工作者进行送别。

(三) 后续总结工作

在外事接待中，后续总结工作不可忽视。在总结中寻找经验，为下一次的外事接待做好准备。总结优秀的接待经验和做法是我们提高接待质量的最有效方法，同样认真分析接待工作中的不足，也是提高外事接待质量的必经之路。在不停的总结中达到尽善尽美。除了总结工作，在外事接待后，还有相应的后续工作，比如新闻稿的撰写、合作项目的推进、会谈记录收录并做好存档[7]。

三、提升外事接待的质量

(一) 加强高校涉外人员的礼仪培养与学习

外事礼仪在外事接待中占据有极为重要的位置。重视礼仪，不单单体现了个人的修养和素质，还展示了学校的形象，表达着对外宾的尊重与合作的诚意。若涉外礼仪知识储备不足，在外事接待中很容易造成跨文化冲突，产生不必要的误会，因此，要了解不同国家的礼仪和习俗，包括不同国家肢体语言的不同、对数字的禁忌、在饮食中对某些食物的禁食等。比如尼泊尔、希腊等国家，用摇头代表“同意”，用点头代表“反对”；在安排住宿时，对于欧美国家的客人要避免13这个楼层；对于伊斯兰教的客人，避免在餐桌上出现猪肉[8]。掌握这些涉外礼仪知识，间接地展示了高校的风貌，也势必会提高外事接到的质量，促进合作与交流。

(二) 统筹学校各部门力量

一所高校的外事接待活动能否顺利进行，不仅需要外事部门的整体运作，还需要学校其他部门的配合[9]。随着我国高校的国际化道路不断发展，外事接待中面临着多级协调、分层负责的局面。在外事接待中，与学校各部门保持密切沟通，寻求各部门的紧密配合。因此统筹学校各部门的力量，可以助力高校的国际化发展更上一层楼。

(三) 建设高素质的外事接待队伍

在外事接待活动中，接待质量的高低同样取决于高校外事接待工作人员的素质和能力[10]。首先，要加强外事接待工作者对学校全方面的了解，包括学校的历史、组成教学院、特色专业、重点实验室等；第二，外事接待工作者要时刻遵循外事无小事的原则，多汇报勤沟通，保持高度灵活的应变能力；第三，提高英语交际能力，为了展现高校国际化水平和文化氛围，因此需要外事接待工作者不断学习和加强语言知识。

四、结 语

高校的外事工作，是促进高校国际化发展的重中之重。提高外事接待的质量也因此变得尤为重要。从高校涉外人员的礼仪培训入手，多学习世界各国的风俗习惯，熟记涉外礼仪中约定俗成的基本原则和国际惯例；与此同时，加强学校各部门在外事接待工作中的配合，所有从事外事工作的人员应当不断努力学习，提高自己的业务水平和能力，力保外事工作更好更顺利地进行。高校外事部门间也应当不断增进交流和学习，通过积极的经验交流，博采众长，互相学习和借鉴。