探讨信息化时代中学如何做好档案管理工作

2020-02-25彭举英

卷宗 2020年30期

彭举英

（山东省莱州市第一中学，山东莱州 261400）

档案管理工作是各个中学的日常工作中至关重要的组成部分。档案馆保存的档案资料是各个中学拥有的宝贵资源，一定程度上能够帮助中学制定后续发展目标，起到促进学校发展的作用，为信息化时代下中学档案管理工作的顺利进行提供便利。但是与此同时，也有很多问题有待解决。

1 档案管理信息化的优势

信息化时代使得很多工作得以采取信息化的管理模式。信息化管理方法为档案管理工作带来的便捷条件也是显而易见的。便利的管理方法使得种类多样，数目繁多的档案资料规范的陈列在资料库中，在必要的时候发挥真正的应用价值。档案管理信息化工作模式具体指利用信息化管理技术，将原有模式下的档案管理制度、措施进行升级改造。在升级改造过后，档案资料的传输速度得到提升，档案管理工作效率也得到了加强。传统模式下的档案管理方法需要人工将大量的纸质档案资料运输到指定的保存地点，需要保证运输的档案资料的完整性，但是运输过程中存在不可抗因素，容易出现丢失或遗落的情况。而信息化可以节约人力物力，同时还能够为档案资料提供保障。

2 当前档案管理信息化的问题

2.1 数据结构不统一

档案数据类型多种多样，不同类型的档案资料存储的数据格式也大不相同。因此，档案管理人员进行归档整理工作时，还需要额外花费精力将存储的档案资料的数据格式进行统一，规范整理。如此一来，档案资料的规整速度就会大幅度下降。这是由于传播载体的特殊性导致的。因此，尽快解决信息化技术数据结构的杂乱性问题是十分必要的[1]。

2.2 档案信息不整体

由于大量档案资料是由纸质档案转化来的，因此容易出现大量存储信息上传不完整的情况发生，比如档案传输人员遗漏信息等问题。加之中学其他管理部门对于档案信息传输工作的重视程度较低，使得部分资料没有如实得到记录，重复或遗漏的现象都会使档案信息不准确。

2.3 档案管理信息化水平低

近些年来，仍然存在很多中学采取传统的档案管理工作，未能及时跟上信息时代的发展步伐，没有及时建立起信息化档案资料存储库，导致中学档案管理工作水平严重落后于其他中学。加之资金不足等问题的出现，档案管理人员也无法及时适应管理手段的变化，拖延了档案管理工作的改革提升速度。

2.4 安全系数不高

众所周知，信息化时代的到来有利有弊。网络信息技术的应用在为档案管理工作带来便捷条件的同时，也带来了许多隐患。许多档案管理人员极其容易忽略网络安全问题。中学的档案信息管理工作没有安全保障，对中学档案管理工作的未来管理也是十分不利的。

3 提升档案管理信息化的具体途径

为了有效应对上述不足，实践中应积极探索与创新，并且各个中学要结合自身的实际情况，落实以下策略：

3.1 统一档案管理数据结构

为了能够促进中学档案管理工作的正常建设和快速发展，同时降低中学档案管理工作人员的操作难度。中学管理部门应当先行建立完善的档案管理工作机制，将数据统计规范这一问题摆在突出位置，为后续档案归档等工作提供便利条件，优先避免由于录入格式不规范造成的麻烦。

3.2 提升档案信息管理手段

当前情况下，许多中学选择利用双轨并行的档案管理工作模式，在日常工作过程中转移档案存储资料到电子档案存储库上，再提高传统档案管理工作的工作手段。保留原有管理模式中有效的部分，对信息化时代下的档案管理手段进行改革和提升，在实践中逐步探索，避免一次性改革的失误和问题的发生。

3.3 优化档案信息管理水平

信息化时代下中学的档案管理工作更新改革建设需要从多方面入手，无论是学校还是档案管理的工作人员都要重视档案管理工作。中学可以从两方面进行档案信息化改革工作，一是明确权责，二是建立严格的规章制度。做到每一个步骤都有人负责，每一个步骤都有条例可依。

3.4 提高档案信息安全系数

信息化时代的网络环境存在很多问题。由于网络信息具有一定程度的开放性，中学存储的档案信息资料的安全性一定程度上也会受到威胁。为了避免学校的档案信息被窃取，中学应该组织档案管理工作人员进行信息加密工作培训，对档案信息进行加密处理。与此同时，还可以学习使用防火墙等措施，保护学校的档案管理系统。在开发、管理档案管理系统时，要注意提高所使用的软件的安全系数，确保达到相关部门的审核标准[2]。