浅析企业文书档案管理的问题及对策建议

2020-02-25罗鹏飞

卷宗 2020年30期

罗鹏飞

（中国石化新疆煤制天然气外输管道有限责任公司，北京 100020）

1 企业文书档案管理存在问题

1.1 档案管理人员业务水平不高

目前，部分企业文书档案管理人员并不都是档案管理专业人才，兼职情况较多，缺少专业管理经验和技能，不能很好地了解和贯彻档案管理制度规定。另外，缺少经常性专业技能培训，档案管理人员不能及时掌握最新要求和变化，导致档案收集和分类会不准确，档案规范性受到影响，工作质量以及效率都难以获得提升，造成归档工作滞后。

1.2 企业对档案管理工作重视不够

部分企业在开展文书档案管理工作时，对档案管理工作并没有清醒的认知以及长远的规划，对档案管理工作定位低，认为文书档案管理工作不能给企业带来直观效益，只要能够完成任务，文件的保存归档是次要的，就是简单整理资料的问题，因而忽视了这项工作。特一些机关部门档案管理人员身兼数职，精力不能覆盖所有工作，部分员工甚至出现消极怠工，随意堆放过程管理文件，造成文件丢失，导致文书档案管理工作存在很多漏洞，对工作开展非常不利。

1.3 文书与档案衔接不够

文书和档案是不同的工作，二者相互之间有联系，但是也有一定的差异。文件是档案的前身，档案是文件的归宿，文书工作彻底完成之后，才能进行档案整理归档工作。二者之间的衔接不当是最为重要的问题之一。在实际中，部分文书人员档案意识不强，前期文书工作没做好，导致归档工作也很难进行，会造成管理过程出现脱节。例如：部分部门文书为兼职档案管理人员，对档案管理了解不够，产生的文件不能及时进行整理，或者文件不能形成闭环，不符合归档质量要求，档案管理部门得不到有力支持。

1.4 文件管理过程混乱

部分企业没有统一公文处理标准，综合管理部门对公文印发也不够重视，未进行相关专业培训，未对各类公文格式以及使用范围做明确要求，导致企业各层级文件成文标准不统一，在公文格式、编号填写上混乱；在行文文种上混用，给收文单位造成困扰并且严重影响本企业形象。例如：在文书档案整理过程中会遇到文件编号不连续、编号错误等情况，对上行文、下行文以及平行文使用范围不清楚，随意混用。

1.5 业务部门与档案管理部门配合不够

文书档案收集过程中，部分业务部门因为某种原因不能按时将部门产生的文书档案移交，档案管理部门工作人员多次催促移交，业务部门以工作繁忙等理由推脱不交，造成该业务口文书档案收集工作停滞，形成归档缺项。同时，随着时间变化，过程管理文件越来越多，该业务口产生未收集归档文件越积越多，并且有可能还会因为时间久远造成早期部分文件丢失，形成恶性循环，严重影响档案管理工作效率以及归档文件参考价值。

1.6 档案管理信息化建设不够

目前，随着信息化发展，企业档案管理工作大部分依靠档案管理系统，为文书及档案管理人员提供了便利。部分单位仍然采用传统人工方式整理，造成档案收集效率低下，文件查阅也很不方便，需要花费大量时间来查找。另外，部分企业对档案信息化管理重视不够，档案管理信息化水平低，人员计算机操作水平低下，档案系统建设标准不一致等，不能满足现阶段信息化的归档要求。

2 提高档案管理水平的建议

2.1 提高档案管理人员专业技能

在文书档案管理工作当中，企业需要及时解决档案管理人员技能不足问题。针对专职档案管理人员缺少的情况，应多设置兼职档案管理员。企业档案管理人员要严格要求自己，做到以下几方面工作。首先，要加强组织业务部门对档案管理制度的学习宣贯，改变部分人员档案管理不是简单的文件整理的错误认识。其次，要主动了解业务部门开展工作内容，指导归档。第三，组织相关人员到同行业档案管理优秀单位学习交流，进一步学习先进管理模式，拓展思路。

2.2 提高对文书档案管理工作的重视度

提高相关工作人员对文书档案管理工作的重视度非常重要。首先，企业领导者要重视此项工作，要求档案管理部门必须及时制定制度规范，对文书档案管理工作进行严格的约束。同时，对文书档案的管理工作必须要有长远的规划，使其和企业的发展目标相结合，从而促使企业能够获得更多的发展。其次，对于文书档案管理工作的重要性，档案管理部门应不断加大宣传力度，提高所有员工对文书档案工作重视和支持。第三，落实奖惩制度，将档案管理量化指标考核，对工作中表现较为积极的员工，及时给予奖励，而对于一些较为消极的，导致工作失误的，要进行相应的惩罚。

2.3 认真理顺文书与档案管理工作

只有做好文书工作，才能够让档案管理工作更加顺利。所以，文书工作人员必须拥有更强的档案管理意识，按照档案管理制度，加强文书资料的收集工作，不断完善文件附件，确保文件资料收集完整、准确，通过有效的分类和整理，让文件材料相互之间形成联系，在相互利用的过程当中更加便捷。

2.4 严格执行公文处理标准

文书资料的混乱不利于文件归档工作的开展。企业应当加强各层级文书人员对《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）等标准规范进行经常性培训，结合企业实际，制定企业文件标准，从制度上对文件格式及行文规则进行规范。文件管理部门应经常对业务部门以及所属单位公文处理进行指导、监督和考核。

2.5 加强与业务部门之间沟通协调

加强与业务部门之间的协调沟通，对文书档案收集工作很有帮助。档案管理部门应不断宣传文书档案的重要性，制定相关规定明确档案移交时限，提高业务部门从领导到工作人员的重视程度。要求业务部门在规定的时间内将管理过程文件完成审核并完整移交。另外，档案管理部门人员应实时掌握业务部门档案收集进度，对存在问题的给予及时指导、解决，帮助其按时移交。

2.6 完善档案信息系统建设

运用档案管理系统对文书档案进行数字化管理，对提高文书档案管理水平有很大帮助，电子归档可永久保存，也利于查阅，避免了纸质文件因保存时间过久而出现损坏的情况发生。由于企业公文处理系统已普遍应用，针对这种现状，企业可以根据实际情况，建设统一标准的档案管理系统，与公文系统很好的集成。加强信息化系统培训工作，实现文书资料信息线上采集、收集等工作，做到实时归档。由于电子档案比较容易网上传播，特别要注意涉密档案管理要与普通档案区别对待，做好防范措施，严格审查防止涉密文件上传到公共网络，防止泄密事件发生。