水利工程档案的收集和利用管理

2020-02-25闫英梅

卷宗 2020年30期

闫英梅

（唐山市水土保持与水利工程管理中心，河北唐山 063000）

水利工程建设项目在施工过程中会涉及较多的档案资料，这些档案资料可以对水利工程项目的建设和运营情况全面反映。档案资料不仅直接关系水利工程项目的建设、管理、验收和运营情况，同样也起到监督的作用，可以为日后工程项目运营管理提供有效的依据。

1 水利工程档案管理在水利工程建设中的作用

一是档案资料可以对水利工程建设全过程进行反映，并将参与水利工程项目的设计单位、施工单位和监理单位结合在一起，能确保工程项目顺利进行。完善的档案资料可以为水利工程项目运营管理提供相应的参考价值；二是档案管理目标与水利工程建设目标可保持一致性，水利工程档案管理更加注意细节，细节往往对工程项目有重要的影响，强化对水利工程档案的管理可以及时发现问题，能明显提升工程建设的效率和质量。

2 水利工程档案收集需要注意的问题

1）确保水利工程档案的收集贯穿工程项目施工的全过程。贯穿全过程是水利工程档案收集工作的显著特点。所谓全过程就是水利工程档案的收集要体现在工程项目的设计阶段、施工阶段、验收阶段和运营阶段，这样能确保水利工程档案的完整性。为了保证水利工程档案的完整性，促使档案收集工作变得更加规范、标准，需要制定科学合理的档案收集管理制度，可以组织一名或者多名工作人员参与档案的收集，并定期组织工作人员参与业务培训，努力提高工作人员的专业素养，提高他们档案资料的收集能力。

2）严格按照要求归档水利工程施工质量评定资料。质量评定是水利工程建设项目不可缺少的环节。水利工程施工质量评定资料的规范与否直接影响档案资料的收集和管理。现阶段我国水利工程多数原始档案资料还存在用圆珠笔或者铅笔书写的情况，在字迹模糊、潦草的情况下容易出现档案资料遗漏、不真实等问题。因此水利工程施工质量评定资料需要严格按照要求来归档[1]。

3）注意水利工程设计施工变更档案的收集。水利工程项目作为一项民生项目，其建设周期较长且资金投资量也较大。此外，水利工程项目建设期间不可避免会设计大坝灌浆、基坑支护、地下连续墙等隐蔽性工程技术。上述工程技术开展中涉及的问题较多，施工工序较为繁琐，难免增大了档案资料收集的难度。加上水利工程项目受地质、土壤、气候等条件的影响，也会引起施工方案的变更。因此在工作人员在收集水利工程档案资料时需要考虑到设计施工变更情况。

3 水利工程档案利用管理需要注意的问题

1）确保档案管理制度的标准化。档案管理工作需要建立在标准化制度之上。水利工程档案管理中确保档案管理制度的标准化设计内容较多，主要包括水利工程建设项目的批复文件、设计资料、档案的分类和归档等。此外，还包括技术档案的整理、鉴定和保管，以上内容均需要确保有具体的制度可依。

2）确保档案管理方法的标准化。档案的积累、立卷和归档等是水利工程档案管理的主要内容。不管是哪个环节都需要确保档案管理方法的标准化，妥善开展档案管理工作。技术方案工作程序图在水利工程档案管理中具有重要作用，可以密切各部门之间的联系，确保各部门工作可以正常运转，实现对水利工程档案的程序化管理[2]。

3）确保档案管理统计的标准化。档案管理统计的标准化主要是立足档案工作实际发展情况来说的，档案整理进度、调查和统计分析等需要确保有标准化的统计方法。水利工程建设中各阶段使用的施工技术都需要以档案的形式记录下来，做好统计。标准化的档案管理统计可以为工作人员提供有价值参考。

4 进一步加强水利工程档案收集和利用管理的措施分析

1）努力培养专业化档案管理人才。水利工程档案管理工作离不开高素质的档案管理专业人才，因此相关单位需要努力培养一批专业化的档案管理人才，为水利工程档案管理工作提供强大的人才支撑。其中在综合性档案人才的培养上需要注意以下几点问题，一是强化档案管理人员的法律意识，保证档案资料的严密性和安全性；二是努力提升档案管理人员的职业道德素养，提高档案资料收集的主动性和依从性；三是定期加强对档案管理工作人员的专业化培训，努力提高工作人员的业务能力；四是加强对档案管理人员计算机使用技能和相关软件使用技能的培训，增强工作人员的信息化办公意识，提高水利工程档案管理的信息化水平[3]。

2）构建档案管理完善的法律法规。水利工程档案的收集和利用管理需要建立在完善的法律法规基础之上。目前我国与档案管理有关的法律法规存在一定的滞后性，尤其是水利工程项目伴随时代的发展呈现出新的发展特点，档案管理相关法律法规难以紧跟工程项目的发展而不断完善。这样就容易促使水利工程档案管理较为混乱。基于此就需要在当前形势下结合水利工程项目实际建设情况制定完善的法律法规，从法律角度约束参与档案管理的工作人员。

3）严格管控档案资料质量。参与水利工程项目的建设单位需要妥善收集好相关资料，做好前期的资料收集工作，并将收集的资料归档，确保档案资料的完整性、系统性，按照工程常态化对档案资料进行管理。水利工程项目涉及的档案资料有多种类型，如文件、音频、视频、图片等，不同载体的档案资料都需要确保完整性，确保档案资料涉及水利工程项目设计、施工、监理以及竣工的全过程。文件归档需要严格按照要求进行，对档案资料做到规范化管理。此外，档案资料的分类、组卷等环节需要确保联系性，按照规范制作备考表档案盒背脊以及卷皮，确保档案资料的装订质量。归档后的档案资料需要安全保管并利用，避免档案资料出现老旧破损等问题。如果归档的档案资料需要移交，则需要双方一同检查档案，检查合格后才能签字确认，交由档案资料的接收单位[4]。

4）加快档案管理的信息化建设。在现代化科技不断发展的背景下，水利工程档案的收集和利用管理也需要纳入信息化元素，借助现代化信息技术开展档案管理工作。首先参与水利工程档案管理的人员需要改变原有的管理理念，树立信息化档案管理意识；再者单位需要加大在水利工程档案信息化管理上的资金和设备投入，构建完善的信息化管理系统；最后积极推广电子档案，实现纸质档案到电子化方案的转化，全面发挥档案资料的价值[5-6]。