医院基建档案管理中的问题及对策

2020-02-25郭合莲

卷宗 2020年30期

郭合莲

（清徐县妇幼保健计划生育服务中心，山西太原 030400）

医院基建档案是医院基建工程项目自计划、管理、实施运行，到工程竣工的整个建设过程中整理、归档、保存下来的文字、图纸、音像等有关档案资料，是医院的一笔宝贵财富。基建档案不但可以给医院新建、改扩建、维修、管理等工作提供重要参考依据，还对促进医院实现可持续发展具有重要作用。我院原有院区基建项目发展较为滞后，住院及办公用房较为紧张，院址太过狭小，随着医疗业务、保健服务范围的扩大，已无法满足人民群众对于医疗保健的需求。因此，我院为加强医院基础设施建设，投资新建了一幢门诊住院综合大楼，主体设计为六层框架结构，总建筑面积为5234.7㎡，主要包括门诊部、住院部、手术室、保健部、功能科、检验科、办公后勤七个区域，项目建成后将大大提升医院的智能化、现代化、一体化医疗水平。医院在一期工程建设过程中形成了大量基建档案资料，在基建档案管理过程中发现了一些问题，并提出几项改进措施。

1 医院基建档案的作用

一是在工程项目建设中的作用。基建档案可为项目建设的落实提供重要依据，工程项目的经费预算、设计、开工、招标等各项程序都需以基建档案资料为依据。基建档案中的数据、文字、照片、图纸以及声像等档案资料真实地记录了项目施工的整个过程，可为工程项目的验收测评提供全面、有效依据。

二是在工程项目管理中的作用。在基建工程项目设计施工至验收竣工的整个过程中，档案资料记录的信息会被多次利用，并通过反复实践对这些资料进行验证，可靠有效的档案数据能促进项目更加快速、精确地完成，大大节约财力、人力和时间。

三是在项目试运营中的作用。基建档案完整记录了项目建设中的设备设施、技术人员、资料质量等信息，给项目资产报增和固定资产投资统计提供了原始依据，极大地方便了对项目的管理，有利于提升项目的质量，促进项目实现可持续发展。

2 医院基建档案管理中的问题

2.1 建档意识不强

我国国家档案局、发改委在2006年6月份联合印发的《重大工程基础设施建设前期档案验收办法》中明确要求，项目竣工验收时要对项目档案进行验收，如果工程基础设施建设前期未通过或未经项目档案验收合格，那么整个工程基础设施建设将不得通过或进行竣工验收。而目前我国相当一部分医院负责人和管理基建的人员不清楚也不知道该项规定，很多医院的负责人认为，医院基建档案管理仅仅是在工程竣工之后对档案资料进行整理归档，属于工程建设的末端环节。对工程档案管理工作往往持敷衍塞责的态度，存在重视工程项目建设进度而忽视基建档案管理的现象。部分医院在验收基建工程项目时才急急忙忙地找补基建档案资料，常常会出现基建档案资料不真或不全的情况，致使工程项目留下欠缺和遗憾。

2.2 资料归档不及时

医院基建项目的建设周期较长，工艺复杂，形成的档案资料较多，且这些建设资料有很大一部分分散存放在不同的人手中。如部分资料存放于乙方施工人员手里，部分资料存放于甲方技术人员手里，部分资料存放于中标单位，部分资料存放于监理单位。再加上档案管理工作人员未全面掌握基建档案资料管理的工作程序和档案技术专业知识，不具备管理工程档案的实践经验，导致医院基建档案存在整理、收集以及归档不规范、不及时的情况。

2.3 管理手段落后

大部分医院基建工程的筹建办公室或指挥部是在施工现场，工作条件较为简陋，用房很是紧张，形成的大部分基建资料被随便堆放在办公室中，没有或只有很少一部分档案管理工具和橱柜，缺乏电子档案、声像档案硬件存储介质，无法实现对基建档案的定期整理和转移，很难确保基建档案质量安全。

3 医院基建档案管理的对策

3.1 重视基建档案管理

医院基建档案可以真实反映建设工程实体的面貌以及工程管理的过程，对今后医院的使用、管理和维护具有非常重要作用。同时，医院基建档案也是评价工程项目建设的一项重要依据，“泰山杯”、“鲁班奖”等工程项目奖项的评价都是以工程项目档案为基础，一般是先对工程项目指标进行量化分析统计，然后对现场情况进行实地勘察，最后进行综合评价。不仅如此，医院基建档案还可以体现工程项目建设的决策过程。基于上述种种原因，医院负责人和基建档案管理人员应彻底转变思想观念，高度重视医院基建档案管理工作，全面、规范、有效地收集、整理、归档在基建项目实施的整个过程中形成的所有具有保存、利用价值的档案资料，从而更好地发挥基建档案的重要作用。

3.2 确保档案与工程同步

要想确保医院基建档案管理质量，必须做到早着手、早规划、早准备，对工程项目形成的基建档案资料要及时收集、整理、归档，确保基建项目档案管理工作与工程项目建设工作齐头并进，同步开展。首先，应当在做好工程进度规划的前提下，为基建档案管理工作拟定总体规划，并在此基础上对基建档案管理的各项工作进行细化，制定行之有效的实施方案，且确保各项工作得到全面有效落实。其次，应明确规定医院基建档案收集的质量和范围，不断提升医院基建档案管理工作的规范化程度。基建档案管理人员应与工程项目技术人员进行有效沟通，做好档案资料移交衔接等各项工作，保证收集的各项基建档案资料真实、完整、有效、全面，为做好医院基建档案管理工作奠定坚实基础。

3.3 推动档案管理现代化

随着科技的不断发展，医院基建档案正在向数字化方向发展，因此，可利用计算机等设备对传统基建档案资料进行数字化转化，并对这些数据进行编辑和分类。与此同时，应加大对软硬件设施的投入力度，建立基建档案管理信息化平台，实现对档案资料的信息资源共享。另外，还应对基建档案进行微机化管理，建立自动化管理体系，提高基建档案管理的电子化和自动化程度，不断提升基建档案管理的质量和效率。