内部控制在材料管理中的应用——以A环境保护研究所为例

□王 巍，关 合

（1.北京劳动保障职业学院 北京 100000；2.轻工业环境保护研究所 北京 100089）

科研经费是公益性科研事业单位经费的重要组成部分，科研经费中材料费的投入占比大且逐年增加。以A 环境保护研究所为例，近3 年科研经费中的材料费平均为1 000 万元左右。科研经费中的材料费主要为实验中的低值易耗品支出，因此实验材料低值易耗品管理不仅关系到科研活动的质量，还关系到预算能否严格执行和资金是否合理有效使用。随着公益性科研事业单位经费管理改革，如何对实验材料中的低值易耗品进行科学管理，充分发挥科研经费的使用效益，成为公益性科研事业单位财务管理工作的重要内容之一[1]。

1 A 环境保护研究所低值易耗品内部控制建设的目标

内部控制目标是要求内部控制完成的任务或达到的标准，用来促进企业组织有效运营，以确保各部门均能发挥应有的功能。作为科研单位，A 环境保护研究所的主要活动是科研，即开发新产品、新材料和新技术。科研单位的目的不是盈利，而是将财力、人力、物力合法合规地用在相应的科研项目中，因此A环境保护研究所低值易耗品内部控制建设要实现的目标有以下几点[2]。

1.1 材料安全和使用有效

从内部控制角度来看，低值易耗品的记录要准确。通过设置管理流程，保证低值易耗品如数入库，监督低值易耗品的领用过程，确保实物流转清晰，实现低值易耗品账实相符、相关信息均有记录。构建低值易耗品管理系统与财务联动机制，完善经费指标，实现低值易耗品入库与财务结算勾稽、确认。低值易耗品的内部管理流程主要集中在实物管理上，建立完善的低值易耗品出、入库管理流程，避免单纯的一进一出式记录，确保3 人经手低值易耗品入库，减少挪用等现象。保障低值易耗品在库以及实际数量，监测低值易耗品的使用率，将使用率与科研活动的进程匹配，提高低值易耗品的安全性[3-4]。

1.2 低值易耗品财务信息真实完整

从内部控制的角度来看，低值易耗品的财务信息要真实、完整，做到预算内执行，账实相符。一是预算编制要科学合理，能够满足科研项目的需求。二是真实支出低值易耗品费用，不虚报、不漏报，使低值易耗品的实物流、资金流和价值流相匹配，确保账实相符，材料库中的低值易耗品数据与系统中的数据实时核对并无误。三是区分市场竞争项目和财政资金项目。财政资金项目每年要独立核算，财政资金项目购买的低值易耗品要做到专料专用，避免低值易耗品在不同的项目之间混用。对于不同的低值易耗品运用于哪个科研项目，都应在低值易耗品管理系统中及时反映，确保实时监控低值易耗品的流向[5-6]。

1.3 有效防范舞弊和腐败

低值易耗品采购、验收入库、领用出库都应符合规定，避免出现与供应商勾结、拿回扣等违规行为，防范舞弊和腐败行为，因为这些行为会导致科研成果出现损失，也会降低科研效率，造成很大的财务风险。低值易耗品的数量和金额都是由项目评审专家判断后得出的，主观倾向较大，因此要严格规范项目的评审过程，制定完善的流程，保证低值易耗品数量和金额的科学性及规范性。低值易耗品的采购和发放应该有严格的上报流程，并进行现场盘点清算和监督，对低值易耗品的使用采取严格的管控措施[7]。

1.4 提高科研服务的效率和效果

监督管理的同时，要提高效率和效果，避免科研人员因烦琐的预算申报、财务报销等工作影响科研活动，减少因低值易耗品问题出现不必要的麻烦。在低值易耗品管理系统中，可以根据系统中的历史数据预测低值易耗品的数量，以便上报预算的时候参考。可以在系统中设置平均值作为参考，为科研人员提供更多便利，让科研人员将更多精力集中在科研事业上，提高科研效率，更好地保障科研效果。

2 A 环境保护研究所低值易耗品管理的重大风险

2.1 低值易耗品入库数量和预算指标不一致风险

低值易耗品的采购量都是事先确定的，但是多数低值易耗品需要分批采购，以保证低值易耗品的质量，降低保管成本。在这种采购方式下，每次采购低值易耗品的数量和质量都有所不同，入库时并没有对单次采购量与预定数进行对比，没有形成闭环管理。

2.2 低值易耗品实物管理在财务管理中存在数据不对接风险

目前，A 环境保护研究所低值易耗品控制只进行到第一阶段，即实物控制，并没有将实物控制与财务系统相连接，财务与实物相脱节。

在实际工作中，低值易耗品可能一次采购，也可能分批采购，通常情况下分批出库。入库和出库过程应该在低值易耗品管理系统中按照实际情况如实反映，但是目前在会计记录中仍采取系统更新前的方法，即一次入账、一次出账。财务和实物相互脱节，造成了账实不符的情况。

2.3 低值易耗品现有的管理系统存在功能模块操作风险

在设计和使用低值易耗品管理系统时，没有考虑到所有可供选择的低值易耗品。由于实验所涉及的低值易耗品种类多，差异也很大，只能由业务人员自行录入，该系统无法设置预设项。同时，由于系统开发的局限性，录入的信息无法删除，金额录入错误也不能修改，只能由系统管理员修改，无形中增加了相关部门的工作量，从而直接影响了低值易耗品管理流程的运行效率[8]。

低值易耗品管理系统中存在无法管理研发项目混用的低值易耗品。低值易耗品管理系统仅就项目内部的低值易耗品进行实物管理，并不能对所有项目进行管理，目前也没有很好的方法对此进行监控。录入系统的原始数据不完整、不真实，会产生一系列管理和预测问题。

3 A 环境保护研究所低值易耗品管理重大风险的应对方案

目前，A 环境保护研究所课题数量多、研究领域差异大、低值易耗品的重叠较少、低值易耗品涉及危化品，考虑到事业单位人员和办公用房紧缺，专人、专门保管低值易耗品不仅实施起来具有一定难度，而且有悖于成本效益原则，对科研人员研究工作的开展产生不利影响。因此，在充分借鉴内部控制基本原理的条件下，为A 环境保护研究所提出以下应对低值易耗品管理重大风险的方案。

3.1 加强岗位责任控制

根据不相容岗位相互分离的原则，A 环境保护研究所需要设立资产管理岗位和低值易耗品管理岗位，与项目负责人共同完成低值易耗品的入库和出库业务。在低值易耗品管理系统中，以资产管理员为切入点，建立流动的低值易耗品管理岗位。低值易耗品管理员可以由科研项目成员兼任，兼任此岗位的人员在从事科研项目的同时，承担着保管项目所需低值易耗品的责任。

3.2 加强业务流程控制

通过梳理低值易耗品的入库、出库和盘点流程，将流程固化到低值易耗品管理系统中，只有经过授权人员审批确认后才能进行下一环节，确保所有业务流程的信息都有记录，出现问题后可进行追并追究相关责任。

在入库流程，低值易耗品管理员负责提交入库申请，审核通过后库存增加。低值易耗品管理员提交入库申请单需要经过项目负责人同意，项目负责人同意后由资产管理员审核。资产管理员审核时需要低值易耗品管理员提交实物照片，照片以附件形式上传。资产管理员审核时必须见到实物，看到上传照片才可以审核通过。

在出库流程，项目领用人员可以提交出库申请，经项目负责人同意后，系统自动向低值易耗品管理员提交并由其确认。低值易耗品管理员确认后，流程结束，库存减少。如果低值易耗品管理员不是领用人，则只能提交报损类出库申请。

在盘点申请流程，资产管理员可以提出盘点申请，低值易耗品管理员负责盘点，经确认后才能改变库存数量。资产管理员下发盘点任务，低值易耗品管理员负责盘点，盘盈或盘亏的低值易耗品会有红色提示，必须由项目负责人审批。盘盈或盘亏超过5 000 元的低值易耗品需由法人签字确认，没有确认的低值易耗品不能发起出库申请[9]。

3.3 加强单据控制

在低值易耗品管理系统中设置更为完善的单据内容，通过系统记录低值易耗品入库、领用的全过程，实现表单电子化。从入库开始，信息录入系统后便不能轻易修改。如确需要修改，就要由系统管理员进行后台操作，这可以在很大程度上保证单据的可靠性。

3.4 加强库存管理控制

A 环境保护研究所低值易耗品具有特殊性，有些低值易耗品需要特殊的保存方式，例如冷藏，有些低值易耗品有腐蚀性或者放射性，同时各种低值易耗品保质期长短不一，因此不方便统一保管，只能采用按部门和项目分别保管。这样的保管方式要求每个项目设置一个专门的区域存放低值易耗品，由低值易耗品管理员保管。低值易耗品的出入库必须经过审批，确保盘点时低值易耗品如数在库，便于核对实物信息与台账记录信息，确保账实相符。如果盘点时出现差异，要及时检查。出库审批流程对预算执行也有监督作用，每次出库都要经过至少3 个工作人员的申请、审批，严格的出库流程对资产保管具有积极作用。同时，要增加报表管理。报表用于记录低值易耗品的出入库情况、库存情况、低值易耗品的预算以及使用情况，便于对低值易耗品的总体情况进行实时监控，以免出现低值易耗品积压或短缺。

3.5 加强低值易耗品的预算控制

低值易耗品管理系统能对低值易耗品出入库情况进行全程跟踪，并且在系统中有完整、不可修改的记录。电子系统的优势是记录信息准确并且易于统计。低值易耗品管理系统对不同的项目所耗费的低值易耗品金额进行统计，所提供的信息为编制预算提供了准确数据，能在一定程度上为后续类似项目的预算提供参考。同时，系统中的预算分析表实时反映了预算的执行进度，便于科研人员根据预算情况安排科研活动。

4 A 环境保护研究所低值易耗品内部控制建设的成效

针对低值易耗品的风险点，采取相应的应对措施，取得了很好的成效。一是增加岗位。设置资产管理员，明确其职责，有效解决低值易耗品出入库监督问题。建立和完善符合A 环境保护研究所内部控制建设的内部组织结构，形成科学的决策机制、执行机制和监督机制，确保管理目标的实现。二是通过完善低值易耗品的管理制度，建立行之有效的风险控制系统，强化风险管理，确保低值易耗品在实物和账务管理中良好运行。三是使用管理系统，增加关键岗位，消除隐患，防范和及时发现并纠正各种欺诈、舞弊行为，保护财产安全完整。四是加强低值易耗品内部控制，有效确保国家有关法律法规和单位内部规章制度的贯彻执行。

5 结束语

科研单位作为我国科学研究的中坚力量，承担着科技创新的重要使命。科研经费是保障科研单位正常运行的基本要素。对A 环境保护研究所低值易耗品内部控制建设进行研究与探讨，旨在发现内部控制中存在的主要问题，针对这些问题优化其内部控制体系。从内部控制建设入手，加强科研实验低值易耗品管理工作，做到低值易耗品的购、用、存有据可查，保证低值易耗品的领用和结存记录完整及时。虽然内部控制在科研单位低值易耗品管理中因外部规定存在局限性，但仍可以有效提升科研单位对低值易耗品的管理水平。