谈高职院校人事档案信息化管理

王　超

谈高职院校人事档案信息化管理

王超

（山东商务职业学院，山东 济南 250000）

高职院校人事档案信息化管理就是通过将信息技术与人事部门的档案资源的有效结合，将一般的纸质档案转化为电子档案，通过大数据的有效手段，对内部档案资源进行整合，实现有效保护档案管理，提高人事部门日常的办事效率，促使专门从事档案资源管理的工作人员提高管理效率。档案管理工作人员通过积极地构建信息化管理模式，将高职院校内部人事档案管理数据化，最终实现人事档案的资源共享。

高职院校；人事档案；信息化管理

随着近年来高职院校的快速发展，师资力量不断完备和充足。在高职院校的老师，一边要学习进修，一边工作，所以学校的人事档案经常变动，加上随着信息技术的不断发展，对于学校的人事档案的管理提出了新的挑战。高校迫切需要通过信息技术的结合，将人事档案进行大数据化管理，建立人事信息管理系统，实现人事信息系统数据的搜集和登记，为高校的人事档案管理提供充足的条件，服务于高校的长远发展。

1 信息化管理系统的建设思路

由于档案信息管理中存在信息孤岛的问题，所以当下最需要考虑的是集成问题，要从实际的需求出发，从电子文件在系统中形成和归档，不断地进行整理和规划，形成电子化的档案信息管理，通过对各个环节进行集成系统的应用关键，实现信息的数据化管理，在管理的过程中注意规范化。

档案信息管理的核心任务是档案业务，档案管理工作人员是管理档案的主体，这是需要时刻牢记的，而在档案进行信息管理之后，受益者则是全体教职工人员，他们是信息资源的享用者，能够第一时间感受到信息力量的强大[1]。通过信息技术的手段，实现对档案资源的合理规划和使用，能够进一步建设更好的业务系统，提升信息建设中的服务意识。

应该牢固掌握信息管理过程的流程，充分认识到信息发展建设的重要性，学校内部的需求是推动信息资源进行管理的动力，通过对档案的储备、管理到访问都要经过严密的审批，环节流程的变化、档案管理的业务系统建设、信息内容之间的交互，对于不同阶段的信息管理具有不同的要求，这就需要相关工作人员要增强自身的专业素质，借鉴其他学校信息管理的成果经验，加以改造，调动符合自身发展的要素，满足学校发展的要求[2]。

最后，信息的应用和发展是最重要的环节，也是最后能够体现信息化管理效果的实现，这一阶段需要对信息系统软件进行挑选、购买、调试和使用，加强信息系统的配置使用，对管理工作人员进行合格培训，使他们了解到具体的操作流程，整个档案的管理系统由管理工作人员负责，信息技术人员要根据后台的反馈及时修复，完善措施。

二、业务流程和功能需求

在高职院校的人事管理档案中，档案呈现了跨越多个阶段、多个部门的特点，从形成、移交、保管再到最后利用的阶段，都是相当复杂的，而且每个阶段档案的管理要涉及到诸多的部门审核，包括多项业务流程。

1.业务流程

第一阶段：信息的数字化。这方面主要涵盖了两方面的内容，第一是现有馆藏的档案信息化的处理，包括了档案的整理、扫描和图文信息的录入；第二方面包括了现有档案信息的执行，主要就是通过办公自动化，用扫描仪来将档案形成数字化信息，通过严格的规范和要求将其上传至系统当中，成为档案信息。

第二阶段：信息规范的整合。首先确定统一的格式规范，培训信息管理工作人员的标准化管理要求，各个部门的业务人员再将信息上传，将其录入系统当中，系统自动地将档案信息进行归纳和保存，能够方便信息的查询和统计，形成一个规范的系统管理。当然，对于一些不合规范的档案信息，工作人员要及时修正和处理。

第三阶段：信息的存储。信息的储存指的就是当管理工作人员在对信息进行审核的时候，整理和归纳信息，在保证信息是完好的，没有任何纰漏的前提条件之下，对信息进行系统的录入，添加入库信息，填写储存位置和细节。

第四阶段：信息的管理。档案的信息管理是一个复杂的系统，主要涉及了信息的基本内容、修改、借阅、转档和销毁，这些管理业务可以交叉同时进行，没有一个标准的流程。对于管理的工作人员来说，操作的档案信息是统一放在指定的类别的，不同类型的数据信息，它们所构成的内容不同，这就需要管理人员通过利用信息技术的检索来查找相关档案信息，完善工作的流程，保证档案在管理的过程中不出现问题。

第五阶段:档案信息的利用。当档案利用的操作对象，需要使用相关档案时，是可以提取出来的，通过对管理人员的申请，调取使用的档案资源，用完之后再返还。当借阅档案时，借阅者一定要做好相关信息的登记，以免档案资源的丢失。通过档案资源的借阅，能够方便各个部门的信息共享，档案信息消除等[3]。

以上信息的数字化主要是由各个部门实施，信息的整理和归纳由档案管理工作人员来负责，而信息的管理和利用也要由人员进行专门管理，这样各司其职，才能保证档案信息管理的规范化和科学化。

2.功能需求

档案的信息管理是需要依托电子信息技术的，先进的技术虽然很重要，但是管理的科学化和规划才是保证档案信息管理的重要举措，除了要清晰地认识到档案管理的业务流程之外，还要根据实际的需求，将档案进行分门别类。

信息的数字化阶段：指的就是档案信息管理的工作人员，要对档案进行规范化的处理，提供简洁明了的操作界面，方便借阅者浏览，呈现清晰的图文格式，对于一些复杂的操作步骤尽量简化，能够方便相关人员进行查阅和浏览，详细记录操作的流程和功能。

信息的规范化整理阶段：档案管理人员需要自动提供档案信息管理归类，依靠强大的数据确定信息的整合和融合，提供档案信息的检查功能，档案的管理要发布公告等等，同时在整理数据档案时，提高相关工作人员的工作素质和专业化能力，保证档案管理过程的完整性和高效性。

信息的存储阶段：主要是面向档案管理的工作人员，他们要对档案信息进行批量审核，优化档案审核的流程，提供方便快捷的查询功能，保证信息能够完好无损，储存在电子信息系统当中，通过在信息的存储过程中，及时更新信息，完善信息，提高信息的利用效率[4]。

信息的管理阶段：在该阶段，对于各类信息的管理，要通过信息技术来进行管理和规划，实现信息的高效分享功能。完善档案信息的借阅记录和时间的统计，在管理当中，及时地对于为处理的信息进行修正，提高管理的方案和效率，保证管理的科学化。

信息的利用阶段：主要是面向的各个部门的主管和干部，及时发布档案管理的信息通知，方便信息的查看，提供信息的查询功能，能够有效地实现信息资源的共享，通过电子信息技术，还可以让相关人员进行在线阅读，提升信息的共享效率。

三、系统设计与实现

高职院校的人事信息管理的设计理念主要有以下几点：第一，实现信息的数字化，将原有的纸质档案信息进行电子化处理，实现办公的自动化，通过信息化平台将档案信息录入系统；第二，实现信息管理的规范化，通过加强档案信息环节的监控，严格规范档案信息的流程，信息的审核和修改也要及时跟进，最终实现档案信息的规范化。第三，信息的集成化，通过利用电子信息技术，将档案信息进行进行上传，自动归类，对于人事档案信息的管理，可以通过类别和职称进行分类，提供查询和统计；第四，实现信息资源的最大共享，通过对高职院校人事信息化管理的完成，实现公开个人信息跨组织、跨部门的查询和统计，最大限度地实现数字化共享，提高人事档案管理的利用效率[5]。

四、加强档案建设

1.完善管理机制，建立档案管理制度体系

通过建立人事档案管理制度体系，有利于进一步保障档案管理工作的开展，制度的建立能够有效促进工作人员的合理分工。详细划分自身的工作内容，及时完成相关档案管理的任务，积极落实档案管理工作的开展。如何建立行之有效的档案管理体系，可以依据国家相关法律政策来制定，也可以参照国家上的一些准则。但是需要注意的是，制定档案管理体系必须要建立在适合学校发展的基础，这样建立一套体系使得档案管理工作人员加强落实档案管理的力度，提升部门内部的效率。同时也可以建立工作人员的奖惩制度，明确相关工作的内容和方向，让工作能够有效地展开和落实。

2.完善信息化管理建设

档案作为人事部门重要的信息资源，在面对当下互联网的冲击，必须要提升信息的管理水平。通过信息技术的运用，能够加强档案管理和服务的速度，提高日常的工作效率，节约时间成本。通过将一些纸质的档案转化为电子档案，能有效防止信息的丢失和避免人为的破坏，这样档案管理更具有实效性。除此之外，依托于电脑客户端的档案管理信息资源不再过于单一，工作人员对于信息的采集不再停留在文字信息上，互联网可以将文字、语音、图片和视频结合在一起，构成档案信息资源庞大资源体系。在对信息进行管理时，可以将一些群众关注并且可以分享的信息发布在相关平台上，增强现代社会的公开性和民主化，实现资源的有效共享。

3.创新档案资源管理的理念

创新理念是实现资源管理高效化的有力措施，这对于档案资源管理的工作人员来说非常重要。创新档案资源管理的理念，可以帮助相关工作人员顺应时代，提高工作的积极性。一方面他们可以与时俱进，不断学习掌握信息化的技术，提高对电脑的运用，以便在工作时，提高信息资源输入的效率；另外一方面，要充分认识到资源管理的重要性，高度重视和保护信息资源，档案的管理要跟上时代的步伐。

4.加强信息化管理人才的培养

人才的培养在一定程度上有利于促进信息化档案资源的管理，所以相关人事部门要引起高度重视，通过创新各种方式，不断地促进档案管理人员的学习，更新他们知识，使之熟练地操作信息技术，实现档案管理资源的高效化。领导要高度重视加强管理人才的信息技术的培训，合理配置资源，通过有效的途径让管理人员获取更多的培训方法，同时也可以向上级部门申请，各个部门之间开展信息技术人才交流分享会，提高对信息技术知识的掌握，共同推动内部档案信息管理的有效实施。档案的管理非常重要，一旦信息泄露，后果将不堪设想，所以在管理人员技术方面的培训也显很有必要，严格保护人事部门的档案信息，是工作人员的职责之一。

综上，在当前大数据时代背景之下，通过对档案资源信息化的管理，不断地优化信息统计，能够顺应时代的变化，将资源数据化，并且结合部门内部的实际情况，通过注重档案资源的管理、加强建设档案资源管理体系、完善当前信息化管理和创新资源管理的理念，都能有效地促进高职院校人事部门工作的有效落实。

[1]赵莹.高职院校人事档案信息化管理初探[J].劳动保障世界,2017(5):58.

[2]包明涛.高职院校人事档案管理信息化[J].中国管理信息化,2015(24):204-205.

[3]任沫霖.浅析高职院校人事档案信息化管理[J].课程教育研究,2015(35):23.

[4]陆俊先.高职院校人事档案信息化管理研究[J].中国管理信息化,2018(8):159-160.

[5]李琳.高职院校干部人事档案管理信息化的现实意义与实现途径分析[J].中国管理信息化,2018(10):178-179.

2020—06—12

王超（1983—），女，汉族，山东泰安人，山东商务职业学院教师，研究方向：档案管理。

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1673-4564（2020）05-0136-03