基于成本的企业内部信息沟通发展趋势研究

梁瑞明， 徐 艟， 吴洁思

(河源职业技术学院， 广东 河源 517000)

在互联网高度发达的今天，个人即时通讯软件已经越发显得成熟，虽然它已成为目前网络沟通的重要工具，但是作为企业却存在一个问题，一旦采用娱乐功能多的个人聊天软件如QQ、MSN,那么私聊现象以及无处不在的娱乐游戏，会让管理者不胜其烦，最不能接受的是企业员工自发形成的个人聊天圈，每天会将工作时间更多地浪费在“炒股”、“交友”、“偷菜”、 “团购”上，QQ聊天软件动辄弹出的新闻窗口、配套的各种诱人的娱乐信息无形中大大降低了企业的工作效率，这使得众多的企业管理者决心放弃这些免费个人聊天软件，采用企业专用信息沟通工具软件[1]。

在考虑选择企业即时信息沟通软件时，让文字、文件的传递达到最佳，语音、视频的功能做得更强大，抑或企业架构体系做得更完美，这些都伴随着成本的提高。当企业以天价购买该软件以后，随之而来的后期维护成本也让管理者觉得无法承受，以至于很多企业购买了这些软件和服务器之后，使用了一段时间便因为高昂的成本维护而束之高阁，所以对于企业来说这些软件最好是低成本或零成本。随着科技发展，这一切已经变为可能，很多现在大力推广的企业信息沟通软件已经免费，而且这些软件的功能也越来越丰富，稳定性也越来越好，实用性也更贴近企业实际，而这一切还都建立在免费的基础上。下面重点分析从成本的角度，怎样看待企业即时沟通软件的发展趋势[2]。

1 企业的时间等待就是无形的成本投入

过去很多企业在面对公司规模的扩大、人员和分支机构的增多使得企业各部门相互之间的沟通要求也越来越高，如果还是按照原始的人与人之间当面沟通的模式，必然会使公司的生产效率越来越低，管理的执行力也越来越不到位，导致的运营成本也居高不下，很多企业管理者迫切希望采用企业内部沟通信息化的手段，运用现代化的信息沟通技术来解决这个问题，当初很多老板首先想到去购买相应的软件，通过派人在市场上了解各种企业即时通讯软件的优势、性能、价格，再绞尽脑汁地搜寻最佳性价比的产品，投入大量的人力、物力在众多的供应商中去选择最佳，老板们也腾出很多的时间去和众多来访的供应商洽谈、询价并确定最后的中标者，随后又集中技术人员、采购人员及法律顾问去签订合同，合同签好又涉及执行，当然又是会计人员的付款，相关软件的验收、试用及硬件服务器的安装等等，这一切没有一两个月估计是办不好的，因为按照这样的软件购买模式必然要走这样的程序和时间，这期间企业所付出的时间等待成本应该是难以计数的，在当下时间就是金钱的概念中，这种无形的成本投入显而易见不是企业所期望的，所以现在企业即时通讯产品由软件向平台过渡的趋势已经不可阻挡，那种自己投入购买一台服务器，装一套软件，为员工提供企业邮箱的服务的模式，已经越来越多地将这种服务外包给了专业的企业邮箱服务商所替代，要想为中国四百万上网企业提供高效的、稳健的、专业而纯净的即时信息沟通服务，免费的互联网沟通平台及互联网网上办公环境将是首选。在这里的所有服务并不由企业内部所部署，根本不需要任何资金，只要求企业开通一个专有账号，然后向各个员工和分支机构分配账号就可以了，如此简洁的操作步骤，如此快节奏的企业信息沟通服务模块的开通样式，如此无成本的信息沟通平台的建立，其所花费的时间成本只需要用几分钟的时间就可以全部搞定，显然后者的选项自然是占据成本最低的优势制高点，更是可以实现企业管理者预期的内部信息良好沟通的目标[3]。

2 免费基础上的先进技术广泛应用

大家应该破除免费的就不会是好东西，免费的东西自然不会有什么好技术支撑的陈腐观念，目前很多企业所采用的先进即时信息沟通系统都包含了众多先进的技术含量，譬如可以支持第三方插件的扩展和二次开发接口，从而可以将原有软件的功能得以扩展，并使得企业可以针对自己需要，在不破坏软件基本内核功能的前提下，获得更多企业所必需的特有的专业功能，能够对企业现有业务系统的集成，方便企业自我完善，以提高自己的信息系统处理能力；为确保通信网络安全，将先进的通讯协议Ecc算法和128位AES算法加密加以运用，前者是椭圆曲线的加密算法，原理是采用比较短的密钥就可以达到旧有算法相同的加密程度，后者更是先进的高级加密标准，这一标准远远领先即将要淘汰的DES加密标准，从而保证信息和数据的安全；为使外来访客和企业平台客服进行方便交流，可以在网站页面中镶嵌入一段系统生成的代码，让属于客服的LOGO悬浮或固定在企业网站上，只要点击客服图标，外来访客就可以实现和网站的客服展开交流；有的企业信息沟通系统采用全新的《域》技术，让严格的《域》策略确保信息沟通的安全性，通过采用“账号隔离机制”增强企业内部用户和外部用户之间进行安全的通信，这正是引入这种管理方式的目的。所有这些先进技术的使用都无需企业额外投入费用，这也是越来越多的企业倾向于使用这种基于互联网平台的先进信息沟通系统的原因[4]。

3 无成本的众多功能的部署

个人即时通讯软件会被很多企业选中的原因，主要在于这些软件免费使用的同时还具备了很多的功能，包括：离线文件的传输、群组的建立、远程协助、音频、视频会话、多方交谈、白板功能等，这些都是企业所需要的。但是个人即时沟通软件先天是以人作为社会人的身份出现，所有交往的需求是基于个体在社会中的需要而建立的，包含了交友、相亲、游戏等，这就和企业即时沟通软件有很大的区别，企业即时沟通软件是建立在企业成员的基础上，每个成员在这种身份下的沟通需求，导致了它必须建立在企业的组织架构下来展开，现在更多的基于互联网平台的企业即时沟通软件绝大多数都免费，很多在个人即时沟通软件都具备的功能的前提下又增加了一些企业信息沟通软件所特有的功能[5]。

首先体现在账号的获取方式上，企业即时沟通软件的账号是可以管理的，先申请一个企业的总账号，然后由管理者向下属员工分配账号，这些账号都含有企业标示的统一后缀，从而有利于提升企业的形象，即使这个员工离职了也可以把账号收回，这考虑到了企业资源的保密性。相反个人即时沟通软件的账号，一旦获取以后就归个人所有，一辈子也不必要更改，哪里都可以使用，其使用权和占有者都归个人所有，他人无权干涉。

企业的信息沟通软件明显的带有企业组织机构的特征，相关的电子公告栏和电子名片只有在企业商务应用中才会用到，个人的信息沟通软件在交往时是互相对等的，自由的和不可控的。相反企业级的信息沟通软件往往交谈者有严格的等级关系，或者是上司、同事或合作伙伴。刚入职的新员工通过企业信息沟通软件可以快速熟悉公司的各个组织机构、部门，一目了然地通过电子名片浏览同事的照片和联系方式，从而很快地知晓公司的部门人员情况，以最短的时间融入到企业文化中去。当然员工的考勤和外出管理更是企业信息沟通软件的必选项目，随着企业沟通范围的扩大使得企业级的信息沟通不仅仅局限于企业内部，更希望公司与分公司之间，组织和商业机构之间，以及和下属连锁机构、相关会员单位之间都要进行互联互通，而企业间的互联互通往往要远远多于企业内部沟通的次数，这就更使得互联互通显得愈发重要[6]。

随着移动互联网的飞速发展，将企业信息沟通软件移植到手机终端的需求越益高涨，随着办公移动化的同时，移动端的安全问题也愈加重视。使用个人聊天软件办公信息遭受破译的概率大增，信息安全无法保证。而企业级的信息沟通软件可以通过临时加密钥匙，故障恢复，及时备份策略，部署独立的服务器、云服务等措施保护企业客户的数据安全。

以上如此复杂多变的功能会使初学者感觉很难上手，但是近年移动互联网的爆发式发展，使得app产品迅猛增加，易学好用的这类产品使得消费者掌握一门软件的时间越来越短，对于员工来说消化一款企业即时通讯软件的时间被大幅度的降低。现在开发的这类软件的界面往往简洁美观，聚合常用功能容易学习，更方便管理。适合于自学的软件操作模式使得企业的培训成本大幅度降低，不再需要聘请专门的培训教师，也不需要支出额外的培训费用。可见一款带有以上诸多功能部署的企业信息沟通软件，在满足其日常使用的同时，更用免费的无成本优势打动了管理者[7]。

4 消除后期维护、升级的成本负担

过去通过购买软件所建立的企业信息沟通平台，其购买的软件通常安装在企业的服务器中，服务器的日常维护以及升级服务，都需要技术人员的帮助，光是支付技术人员的工资，也是一笔不小的投入，往往很多人也会误以为通过互联网平台所建立的免费的企业信息沟通软件，其日后的维护、升级费用肯定要企业另外再支付，往往开始的无偿变成了日后的有偿服务，刚入门的零投入不可能换做永久的分文不付的免费使用，如果真是这个局面，那么企业信息沟通软件的发展趋势必然会遭遇瓶颈，然而事实并非如此，在当今的网络时代无需花费消费者任何费用的产品到处都是，有些质量一点也不差，例如腾讯QQ、360安全卫士等，因为免费，所以很容易遭受使用者替换，唯有做得更好、更稳定，才可以吸引用户长期使用，当然这一点对于企业的信息沟通软件也是如此，不光考虑到企业的时间等待成本、各项软件功能的部署成本，还应该为日后的维护、升级成本加以关注，以往有很多的企业信息化应用，譬如OA、CRM、ERP等，这些应用往往只用了一段时间后就逐步荒废不用了，据统计70%以上企业认为这些系统后期的成本太高，是导致企业放弃的重要因素，因为无论员工还是管理者都认为如此高昂的后期维护成本严重影响了正常的企业生产工作，所以目前更多的企业信息沟通软件开发商认识到了这一点，无论是软件的源代码开放以便企业的二次开发、展开功能扩展，还是进行在线的软件升级，抑或设计软件层面各项功能的具体维护都不再收取任何费用，真正做到了至始至终的零成本无偿使用[8]。

5 免费企业即时沟通软件是供需双方的选择

随着互联网基础服务软件越来越趋于免费，例如杀毒软件、云端存储等，而作为个人信息沟通的微信、QQ、微博更是从它诞生之日起就是免费使用，这一现象促使越来越多的企业即时沟通软件也逐步开始免费，譬如阿里钉钉、智企ID、华为uc、Imo等。当然从使用者的角度来看，实现同样功能的企业即时沟通软件，免费绝对是首选，毕竟成本是当下绝大多数企业主的都会重点考虑的问题。

软件供应商面对激烈的市场竞争，以及互联网服务软件的免费大潮，以零成本面向企业提供即时沟通软件也是在所难免。企业信息沟通软件中众多的免费项目不知不觉会让使用者感到困惑，软件开发商究竟如何盈利呢？毕竟它不是慈善机构，更不可能永远在做亏本的生意，这不符合一般的商业原则，于是一些收费的企业信息沟通软件就宣称：“免费的不可能长久，收费肯定比免费的要好”，大家看到作为个人信息沟通软件的鼻祖QQ，从诞生之日起就是免费，走到今天更是从没有收取任何费用，但是面对几百亿的腾讯公司市值从来没有人敢否认CEO马化腾的成就，360杀毒软件也是从免费起家，目前几乎每个国内电脑终端都安装的这个杀毒软件，依赖于增值服务的成功，奠定了其在行业中的老大地位，应该说免费的企业信息沟通软件的开发商，看中的更多是未来的用户数量和由此建立的渠道网络覆盖面，所以大家今天看到很多免费软件开发商正在竭尽全力地招募代理商，许诺了丰厚的代理回报来促进其软件的推广成功。

当然任何企业都应考虑盈利，企业即时通讯软件也不例外，最简单的盈利模式自然是在获得大量用户基数后，以投放广告的方式获取利润，但是如何避免用户因广告纷扰而弃用，在合适的地方、时间，显示能让用户接受的广告，这里面的学问很大，这必然要考虑软文、植入等诸多富有创意且潜移默化的隐形广告为首选，诚然不依赖广告，完全靠自己另外的增值业务也可以拓展利润。Linkedin平台自2004年上线以来，用户数量由一百万增加到2014年的一亿多，这当然要归功于其提供的免费增值和基础服务，面对市场占有率的大幅提升，Linkedin就可以从容展开招聘解决方案、市场推广、高级会员服务等收费项目，简言之Linkedin的盈利模式完全是高级会员的付费服务，在Linkedin几乎看不到任何广告，虽然只有接近20%的用户支付了诸如：人力资源、营销高级项目服务等增值服务，也在2017年的1季度给Linkedin带来了10亿美元的收入[9]。

6 规避免费使用软件所产生的风险

当使用者面对低成本乃至免费的软件产品时，往往更关注的是质量以及后期使用的安全性和稳定性。首先使用者尽量选择大品牌的软件，譬如Imo、阿里钉钉等，毕竟实力雄厚的企业可以保证运营的可靠性，巨大的用户基数也可以使它的兼容性更广，更能将风险降至最低。

其次企业在使用即时沟通软件时，应该在企业内部组成一个管理架构，所有用户的注册管理、组群加入的密码验证、企业成员的辨识标记等都应该规范化、制度化。大家知道任何风险的产生都可以归结为责任和来源，企业在最初决策使用软件时，就将风险防范的工作做好，将一切可能的不安全因素扼杀在源头，并建立企业内部的责任管理机制，如此一来风险自然会降至最低。

再者一定要建立服务器的安全证书，在每一个企业用户访问软件所在的服务器时，都应该确认并识别，防止用户名、密码泄露给钓鱼网站。 另外同一台服务器尽量避免安装太多的免费服务系统，一旦被黑客破解了源代码就很容易被攻击。只有做足了上述防范措施，大家在使用免费的企业即时沟通软件时，才能够回避风险、保证安全。

7 结 语

在当初搜索引擎软件百度、google推出的竞价排名的营销模式时，很多网络营销商并不看好，但是现在看来简直是错过了一个绝好的商机；当微博刚刚出现时，新浪开始也没有把它作为收费项目以图短期利润，而是精心梳理品牌效应让新浪微博做大做强，时至今日谁敢否认新浪微博已成为自媒体的最大阵地，个中蕴含的巨大商机更是让各路渠道商仰慕。所以大家应该坚信免费的企业信息沟通软件推广必然会带来巨大的品牌效应，未来不可限量的商机更是一块巨大的诱人蛋糕，毕竟中小企业的数量，在中国这个巨大的市场中占的比例应该是不容小觑的，而这正是导致企业信息沟通软件的免费化的大势所趋不可阻挡！