新冠肺炎疫情下推进高校网上财务报账模式的探索

李 俊

(山西金融职业学院，山西 太原 030008)

新冠肺炎疫情的蔓延对国家的政治、经济、社会、文化、生态都产生了巨大的影响，对公民个人的生活和工作也产生了巨大影响。但我们不能只看到疫情消极的一面，也要看到它积极的一面，凡事都有利有弊，要一分为二地看问题。疫情让我们看到了我们党全心全意为人民服务的初心，看到了我国人民齐心协力、同舟共济、守望相助的决心，让我们真真切切地体验到中国力量、中国速度和中国精神。

面对疫情，各行各业都积极应对，这促进了许多传统工作方式的变革。基于高校师生流动性、聚集性特点，高校作为疫情防控重点对象“推迟开学”，但相关工作不能延迟。教育部针对新冠肺炎疫情对高校正常开学和课堂教学造成的影响，出台了《关于在疫情防控期间做好普通高等学校在线教学组织与管理工作的指导意见》(教高厅〔2020〕2号)，各院校积极落实，充分利用优质教学资源，改变传统的授课方式，实现“停课不停教、停课不停学”，保证教育教学工作顺利进行；同时借助互联网技术，采用线上沟通、线上开会、线上办公等工作方式，使高校各项工作有序开展。高校财务是高校管理工作的核心，日常最多的业务就是受理全校师生的报账业务，面对“少聚集、少接触”的疫情防控要求，传统报账模式难以完成报账工作。在积极配合并参与疫情防控的同时，高校如何解决疫情冲击下的“师生报账难”问题已变得非常急迫，高校应认真判断形势，理性寻找应对之策。

一、新冠肺炎疫情对高校财务报账的影响

(一)疫情期间大量报账工作暂缓

传统报账模式也就是手工报账模式，即报销人依据相应的原始凭证填制报销单据，在经手人签字后，再依据领导权限逐级审批，最后到财务进行报销。由于新冠肺炎具有飞沫式、接触式传播的特点，财务报账时相关单据在多人之间传递不利于疫情防控，因此传统报账模式无法正常实施，大量报账工作暂缓。如果疫情防控周期持续延长，高校财务如何正常开展工作成为亟待解决的问题。

(二)信息沟通不畅，加大财务矛盾

疫情暴发前，正值高校寒假并临近春节，来自全国各地的高校教师大部分选择返乡过年，以致开学前无法返回学校所在地。因此鉴于高校教师流动性强、接触范围广等特点，高校各部门实行轮岗与居家在线办公模式相结合。在传统手工报账模式下，针对在填制单据、粘贴凭证和进行报销过程中的相关问题，报账人员可以直接与财务人员面对面进行及时沟通，而现在特殊情况下比较紧急的单据只能通过线上沟通。由于线上沟通不如面对面沟通方便，导致报账单据多次作废、重新填制，耗时费力，工作效率低下，加大了报账人员与财务人员之间的矛盾。另外异地教师只能通过邮寄方式来解决紧迫工作，整个过程占用大量人力、物力，而且还存在接触性风险，使“报账难”问题更加突显。在疫情背景下高校财务对传统报账模式进行变革已变得非常紧迫。

(三)财务工作不及时，无形中加大了财务人员的工作量

新冠肺炎疫情的暴发给我国各行各业都带来了巨大影响，有的行业按下了暂停键，有的行业处于半停滞状态，高校虽积极响应“停课不停教、停课不停学”的号召，但大量财务工作都延期推后，尤其是财务报账工作。寒假期间是教师推进、完成科研任务的关键期，由于疫情影响导致科研经费报销不及时，产生了以下问题：第一，导致教师的科研积极性受挫，同时造成科研资金沉淀、科研预算执行缓慢等问题；第二，影响科研经费发挥有效作用，造成科研资源浪费；第三，影响财务工作的及时性，财务工作一旦失去时效性，财务信息使用效率就会大打折扣，不利于信息使用者进行决策，影响财务信息使用效率；第四，大量财务报账工作积压造成一段时间内财务人员工作积聚，无形中加大了财务人员工作量，从而降低了财务工作效率。

二、新冠肺炎疫情下加快推行网上财务报账系统的必要性

网上报账系统是一个业务平台，依托互联网技术，不受时间影响，报账人员在任何时间、任何地点都可网上申请报账、上传原始单据，审批人依据权限登录进行网上审批，最后财务人员完成报销打款。网上报账系统与互联网相结合，整个过程方便、快捷，加快了传统报账模式的变革。

(一)促进疫情期间报账工作正常开展

整个报账工作流程都在网上报账系统中完成，可以实现零接触、零传递、零等候，符合新冠肺炎疫情防控要求，而且不受时间、空间限制，节省人力、物力，大大提高财务工作效率，保障疫情期间财务报账工作的正常开展。

(二)操作流程可视化，方便各级审批，减少报账矛盾

报账人依据自身权限登录网上报账系统，依据业务内容填制对应的报账单据，在填制相关内容时系统会智能提醒录入是否正确，报账流程简单、易懂；系统还会依据不同的报账单据自动逐级推送审批程序，实现审批自动提醒功能，确保审批人员及时审批，财务人员及时打款；系统会自动把报销单的进展情况反馈给报账人。整个报账流程都可追踪，可以实现透明化、智能化、可视化，提供“让数据多跑路，让群众少跑腿”的优质服务，节约大量财力、物力和时间，减少报账人员和财务人员之间因沟通不畅或财务信息不对称所带来的矛盾，使“报账难”问题得到有效缓解。

(三)提高财务工作效率，减轻财务人员工作量

网上报账模式可以有效解决传统报账模式下财务处“排长龙”等待审批的问题，并大大缩短逐级审批所耗费的时间和精力。报账人员在网上申请后，所有单据都自动生成，能够减少财务人员重复手工录入凭证的工作，减轻财务人员的负担，同时网上报账系统信息化可以使财务索引查询单据功能更加便捷，大大提高财务工作效率。

(四)操作过程程序化，降低财务风险

网上报账模式操作过程程序化，可以有效避免人为干预，杜绝审批漏洞，实现报账过程公开透明，报账系统的智能报错功能也可以大大降低人为出错概率。依靠网络信息化优势，经费使用者可以及时了解经费使用情况，做到心中有数；同时财务管理更加规范，会计信息整合功能更加便捷，可以全面提升财务管理水平，降低财务风险。

三、高校推行网上财务报账系统存在的问题

(一)网上财务报账系统隐私性、安全性不足

会计信息对任何一个组织而言都是核心且机密的内容，传统会计模式下会计信息都存放于有防盗锁、安全系数高的地方。而网上财务报账系统由外部供应商提供，平台的搭建、设计、维护等都由外部供应商完成，网上财务报账系统与外网对接，信息经过互联网传送，整个过程都可视化，系统一旦有安全漏洞或被非法入侵，财务信息、教职工个人信息就有可能被篡改、盗取或泄露，也有可能造成财务数据混乱、系统崩溃等问题，所以网上财务报账系统存在信息隐私性和安全性不足等隐患。一旦发生信息泄露，会给高校和教师带来不可估量的损失。

(二)网上财务报账系统在推广过程中存在阻力

1.主观阻力。

第一，来自财务人员的阻力。高校财务人员流动性差，人员构成多年不变，一般老职工退休才会招聘新人，而且高校财务人员人手少，工作特别繁忙。虽然信息技术飞速发展，会计变革日新月异，但是老职工已习惯于传统的报账模式，新员工又经验不足，大家对新鲜事物普遍存在抵触心理，不愿接受网上报账系统，一方面主观意识认为会加大工作量，另一方面怕软件操作麻烦，给工作带来不可控影响。

第二，来自报账人员的阻力。高校教职工人数众多，但绝大多数人不具备财务知识，在传统报账模式下报账人员可以与财务人员面对面沟通,由财务人员手把手教单据填制方式，而网上财务报账系统虽然有自动报错功能，但也仅限于填制项目和金额，无法对填制内容进行智能提醒，而且有的教职工缺乏计算机知识，对智能化、网络化存在抵触心理，导致网上报账系统不受欢迎，无法推进。

第三，来自管理层的阻力。高校负责人缺乏财务信息化意识，认为网上财务报账就是将传统手工操作换成电脑录入操作而已，并没有将网上财务报账看作一个科学、系统的工程，更不了解其对高校内部控制、财务管理、财务风险等方面的积极影响，导致网上报账系统“落地”困难。

2.客观阻力。

第一，经费不足。高校经费来源单一，但支出项目庞大，有人员经费支出、教学支出、科研支出和基本建设支出等，所以高校经费不足是普遍存在的现象。网上财务报账系统需要足够的资金投入，后续还会发生相关的维护费用，而且财务人员培训费用也是一笔不小的支出，客观上导致网上财务报账系统无法推行。

第二，软件和硬件承载力不足。绝大多数高校在信息化背景下软、硬件功能齐全，但网络承载力不足，校园局域网承担着校园内每台计算机的运行、交换，而且这些计算机分布在不同位置，其功能、用途等不尽相同，如果同一时间段在局域网进行操作，会带来巨大的网络负荷，使系统运行缓慢。网络报账系统通过与外网对接进行操作，如果数据同步、相互访问存在问题，数据对接困难、衔接不够，就无法实时共享。互联网为了保障安全，更新速度很快，系统需要不断维护、升级，而高校因缺乏专业维护人员和资金，无法及时更新系统，必然导致安全防护体系薄弱。

四、高校推动网上财务报账系统的应对措施

(一)组织管理层面

1.对网上财务报账系统加强宣传，思想上高度重视。在新冠肺炎疫情下，传统报账模式已不能适应现阶段工作需求，高校管理人员和财务人员应重新认识网上财务报账系统的优势，高校借此机会应加大宣传力度，提升管理人员、财务人员和报账人员对网上财务报账系统的认识，通过宣传、沟通等方式，减少偏见，让大家真正体会到网上财务报账系统的优点。

2.推进网上财务报账系统制度化。管理层在充分了解网上财务报销系统的基础上，应综合考虑教职工的意见，科学、合理地制定网上财务报销制度，对用户权限、职责严格把控，维护制度的权威性，切实落实制度，让广大教职工受益，真正发挥财务信息化优势。

3.选择合适的软件供应商。高校管理层应结合本校财务的特点及需求，选择信誉好、能力强的供应商，并对其进行深入了解，明确其产品是否安全稳定、收费情况是否合理、系统维护团队是否专业、数据对接是否实时、专业化水平如何、可扩展性怎样等，最终通过招标方式确定合适的软件供应商。可以让各供应商先提供仿真网上财务报账流程，让财务人员和报账人员进行真实体验，并汇总其在模拟实际报账过程中遇到的问题和意见，与供应商进行沟通协调，为高校打造符合自己特点的报账软件，切实发挥其信息化功能。

4.提供技术资金支持。高校在运用网上财务报账系统时，要积极采取行动，加大技术、资金投入，完善硬件、软件基础建设，确保系统安全、稳定，有效防范安全漏洞；同时对财务人员加大培训力度，提高财务人员业务水平，为推动网上财务报账系统做好充足准备。

(二)人员管理层面

1.报销审核人员应加强财务信息化学习。高校经费支出项目庞杂，有的金额还比较大，一笔报销业务需要多人签字。以笔者所在院校为例，一项院级经费报销单除经手人之外还需要四位领导签字：部门负责人、部门分管院领导、财务负责人、财务分管院领导。在传统报账模式下，报账人员需要往返多次，如某一领导因公不在岗，只能延迟报账时间。网上财务报账系统则不存在这些问题，相关领导可以通过电脑、APP等平台随时随地进行审核。大部分领导并非会计专业出身，应当认真学习网上财务信息化知识和手段，明确掌握自己的职责、权限，不越级、越权审核，保障审核内容合法、合规、及时。

2.财务人员应提升自身素质，加强服务意识。财务信息化是大势所趋，财务人员应克服心理障碍，积极适应新变化，抓住院校提供的机会，学习新制度、新规定、新软件，提升自身的业务水平和服务意识。第一，财务部门应与广大师生建立良好的沟通渠道或沟通平台，及时宣传学校财务新规，对报账人员可以做到精确指导或解答疑惑；第二，财务人员可以将网上财务报账系统的操作流程、填报方法、原始凭证上传及报销注意事项等内容制作成手册或图表，对易错点还可制做成视频，以便报账人员更直观地学习和掌握；第三，对网上报账确有困难的职工，应人性化考虑，采取传统报账模式与网上报账模式相结合的方式，逐步过渡，最终实现全覆盖。总之，财务人员要营造良好的工作氛围，与报账人员做到相互理解和支持，推动院校的财务报账模式改革。

3.报账人员应创新发展理念。“互联网+”时代对各个传统行业提供了改革、发展和创新平台，报账人员要创新思维，用发展的理念去看问题，主动学习财务新规，加强与财务部门沟通、协调，充分利用网上办公系统，提升报账效率，实现报账目标，推动各项工作有序开展，从容应对疫情影响。