更新教务管理系统的实践与探索——以首都医科大学为例

王 岩 武 艳

(首都医科大学教务处,北京100069)

随着教育教学改革(简称教改)工作进入深水区,大部分教改措施的落地都需要信息化工作的有力支持,如果没有一个功能完备、运行良好且对教务管理工作调整反应迅速的教务管理系统(简称教务系统),将会使教改工作的落实面临极大阻力。我校原教务系统自2008年投入使用已满10年,未能随着信息技术的发展和教务管理工作范围变化及时优化和完善,已明显难以满足师生对教学工作信息化的需求,如教学日历录入繁琐、移动端功能缺失、系统效率低下、毕业审核完全依靠人工汇总、选课情况无法实时反馈等,用户使用体验不佳且存在严重的信息安全隐患,已成为教学工作顺利开展的制约因素。基于上述原因,为保证教学管理工作的顺利开展,学校于2018年上半年决定更换教务系统。经分析我校教务系统建设采用“购置成熟产品+功能定制”的建设方式,在充分征求办公室和院系教学管理人员、教师的需求和意见,确定建设目标和建设内容,更新教务系统工作主要分成两个阶段来进行。调研阶段确定需求和产品选型判断产品与我校需求的契合度;实施阶段选择新旧系统的切换方式,确保旧系统数据完整迁移,保证一期建设功能模块正常运行。教务系统于2018年下半年投入使用,经过近两年的实施和完善已基本胜任我校本专科教务管理工作。

1 调研阶段的主要问题

高校教务系统一般采取两种建设模式,即“自主研发”和“购置+定制”。少数具备技术能力的院校选择自主研发的模式建设教务系统,此种方式更加契合学校特点,符合学校的管理模式和习惯,也是教务系统建设的首选模式;但大部分院校因无自主研发能力,选择“购置成熟产品+定制开发”的模式,以期建设符合自身特点的教务系统。在采购成熟产品的基础上进行定制开发,可有效规避全新研发系统所带来的稳定性、兼容性及系统友好性不足等问题。在定制开发前,首先需要完成功能梳理以明确定制开发内容(在建设初期定制总量需要严格控制),并做好定制开发规划[1]。两种建设模式过程中所遇到的问题截然不同,本文将重点介绍第二种建设模式中所需注意的主要问题。

1.1 功能需求梳理

梳理功能需求须从如下4个方面进行,整理后的功能需求就是判断市面产品与学校教务工作契合度的重要依据。

(1)依据学生培养流程对现有教务管理工进行梳理,着重对信息收集类型的工作内容及流程进行整理。如免修申请、补考学生管理等,旨在将老师从重复、繁杂的琐碎工作中解脱出来。在整理的过程中要坚持一个原则,即信息化建设并不是简单地将线下工作流程搬至线上,而是反向推动管理流程优化的过程,站在教育培养全流程的角度重新审视现有工作流程的合理性及必要性。

(2)明确旧系统功能缺失的内容。我校旧系统自2008年投入使用后一直未进行大规模升级,其编写语言和系统架构的搭建方式均已显著落后,无法满足数据安全和用户使用的性能要求。教务处因工作范围调整将招生、教师教学发展中心等部门职能合并,教务系统中无对应功能,缺失移动端、同行评教、督导评教、招生管理、数据分析等功能模块。

(3)汇总旧系统使用体验不佳的内容,如填写教学日历繁琐、操作响应慢等。

(4)将功能梳理后的材料进行分类和汇总,根据教务管理各环节间的先后逻辑关系及信息化建设受益群体先后顺序设置分阶段目标(我校在建设之初将学生和授课教师放在信息化建设受益群体的第一位,其次是学系及学院教学管理人员,最后是教务处教务管理人员)。第一阶段完成主体功能搭建工作,第二阶段完善信息服务能力,第三阶段提升综合信息服务水平。

1.2 产品选择的关注点

1.2.1 厂商技术能力和服务水平

医学院校普遍无独立开发信息系统能力,教务信息化建设只能依靠第三方技术力量来完成,故对产品的稳定性、易用性、维保响应度的需求更高。特别是在上线初期,小而多的功能调整不可避免,技术服务工作不到位会直接影响新系统推广和使用的效果。上述问题基本可从通过收集有效用户口碑(有效用户是指目前正在使用的用户)、分析厂商提供的实施方案、判断厂商的技术能力和服务水平是否可以满足上线后的工作要求。

1.2.2 项目团队是否熟悉教务工作内容

建设一个优秀的教务系统离不开熟悉教务工作内容的项目团队[2],精通教务工作的项目团队可极大降低沟通成本。当提出功能定制需求时,如需求方和开发方对教务工作业务流程及管理方式都极为熟悉,将可极大提高定制开发效率,有效避免因开发人员与管理人员思维不一致造成人力成本和时间成本的浪费。

1.2.3 厂商对于定制开发工作是否排斥

信息化建设本身就是根据使用反馈不断迭代、不断修改的过程,各学校的教务工作职能范围和工作模式不尽相同,这使得教务系统建设必然存在相当数量定制开发的工作内容。一些厂商出于成本和系统稳定性等方面考虑,希望学校选择现有成熟产品,靠现有软件包打天下,竭力促使学校接受其现有产品的线上管理模式,而对学校定制开发工作需求的响应并不积极,此类产品投入使用后,将使学校在教务系统的进一步建设工作中面临巨大困难,将使更换教务系统的意义大打折扣。

1.2.4 厂商研发团队情况

要注意确认拟合作厂商的主营业务范围是否包括教务系统,并明确其教务系统研发团队的技术力量。如果其技术人员总数虽多,但负责教务系统研发人员却十分有限,将会造成漏洞修复和功能定制上线速度缓慢等问题,从而无法满足学校在上线初期对功能修改快速响应的需求,甚至造成教务管理工作停滞等严重后果。

1.2.5 产品的技术与性能要求

根据我校在校生人数和信息安全要求,并征求专家意见后形成如下要求。

总体要求:采用J2EE技术规范,使用Oracle数据库,系统架构采用B/S结构。

服务器系统要求:支持liunx系统。

性能方面要求:支持1000个用户并发操作,应用查询响应速度不超过3秒,事务处理查询响应速度不超过5秒,统计分析类查询不超过5秒,服务器CPU负荷率低于60%。

稳定性要求:稳定期故障率低于1%(低于每学期一次)。

2 实施过程中的主要问题

前期调研阶段的各项工作可为教务系统建设打下坚实的基础,但调研只是更换教务系统的第一步,在上线投入试运行的过程中还有大量工作需要关注。

2.1 系统切换方式的选择

信息系统建设一般采用两种切换方式,即一次性切换和并行切换。一次性切换是在某个时间点停止运行旧系统,将所有的业务全部切换到新系统中运行。此种切换方式需要短时间内暂停办理所有业务,上线前完成数据迁移、信息校验和骨干管理人员培训等工作,上线初期,信息岗位人员及维保工程师必须全员到岗,应对系统上线初期短时间大量问题的冲击,虽然一次性具有较高的风险,但胜在快刀斩乱麻,在信息节点上可以形成清晰的转换标记,无需同时维护两套系统。并行切换是旧系统与新系统并行运行一段时间,在校生相关业务仍然在旧系统中完成,新生切换到新系统中来管理,直到旧系统中的学生全部毕业,才终止使用旧系统。好处是不必对在校生信息做任何处理,新系统上线初期有问题的时候可以有旧系统备份,不足之处是教务管理人员需要同时在两套系统下操作相当长一段时间且容易造成管理混乱,并行期间操作两套系统将十分痛苦,需要花费大量的人力和时间做好两套管理系统并行运行,期间难以体现出信息化建设的优越性。无论是一次性切换还是并行切换,需要根据自身情况进行选择,并且一定要做好准备工作,在测试环境中反复验证切换效果。在切换过程中除非问题严重到不得不终止新系统运行,要努力顶住新系统上线初期的各方压力,以免前功尽弃。在做好与师生沟通的基础上,须迅速解决相关问题。对于非关键性问题,可以通过后期升级来逐步解决。

2.2 重视流程再造,抛弃购置软件可以搞定一切的理念

教务系统的建设过程是梳理教务管理工作问题和流程再造的过程。所谓流程再造,其核心是面向用户满意度的业务流程,打破按照职能设置部门的管理方式,代之以优化业务流程为核心,重新设计管理过程,追求用户体验最优[1]。各高校的教务管理工作具有各自鲜明的特点,多为数十年几代教务管理人员摸索出来的一整套闭环线下管理模式,针对本校特点具有很强的适应性和纠错能力,但是适合线下的管理流程未必适应信息化的管理模式,需要在教务系统建设过程中重新审视教务管理过程是否符合“一提升两降低”的初衷,即提升管理效率,降低重复工作量,降低对管理人员系统操作的技术要求。厂商提供的软件只能为流程完善工作提供参考,难以满足学校特色需求,因此需要教务管理人员全员参与做好流程完善工作。

2.3 整理新旧系统架构图与业务流程工作

在新旧教务系统工程师的支持下,需尽快完成新旧系统框架图与业务流程整理工作,按照线上线下业务流程契合度进行分类,再依照业务开展的轻重缓急进行排序,从而为下一步系统数据迁移和功能调整工作提供依据,同时可以对教务系统更新工作开展的困难程度进行预判,努力保障教务系统更换工作的稳步有序。

2.4 重视数据清洗工作

数据清洗工作是数据迁移和获得有价值大数据分析结果的重要基础步骤[4],由于数据录入的错误、数据不完整,或是从多数据源中抽取数据时因各数据源、数据表的结构差异所产生的错误或冗余信息,对“脏数据”进行清洗是必须的。数据清洗工作主要包含两部分,一是明确基础信息字段数据规则。二是按照目标数据库的逻辑结构整理数据,修复错误数据、作废重复数据、补全不完整数据、转换数据等。

基础信息数据是否规范且准确,直接影响信息系统上线后的使用效果及大数据分析结果的可用度。在规范数据的过程中,须遵循统一的数据标准,此标准需要符合如下原则。①遵循性原则:遵循已有的国家和部委标准,如无相关标准的则使用学校标准[5]。如教师信息中职称、学历、学位、民族、政治面貌等信息都要遵循国家的系列标准。②继承性原则:国家没有没出台标准的部分,尽量与上级主管部门信息系统或者上报材料中的标准保持一致性,如系统中对课程的分类和教师的分类可以参考每年向教育部提交的教学质量报告中的分类方式。

对于教务系统而言,有三个部分的数据需要重点清洗,一是课程信息,如课程名称、学时、学分及开设院系;二是教学计划信息,如课程类别、修读方式、成绩方式等;三是成绩信息,各项成绩属性是否与教学计划中的课程要求相符,如课程名称、学分、学时(注意跨学期课程)、成绩方式等。上述三个部分的数据是教务系统的核心数据,尤其容易受到教学计划和各项管理规定变更的影响,需要按照时间轴来整理。原则是在保留历史痕迹的基础上按照最新的数据管理标准进行规范,此项工作量极大且内容繁琐,如果不进行有效的数据清洗,系统上线运行后将会受到极大的困扰。

2.5 重视管理员角色权限再分配

教务管理工作离不开各级管理人员的协同合作,为满足三级审核的工作要求,须将管理员分为学系(教研室)、学院、教务处三级,基本上每一级管理员承担工作内容相仿,仅审核责任和审核范围不同。学系、学院管理人员主要负责三部分内容:①教学任务管理,教学日历的录入任务分配及审核;②成绩管理,正常考试和补考成绩录入任务分配及审核;③教材管理,下学期课程使用教材信息录入任务分配及审核。如果不能清晰界定每一个级别管理员的权限范围和责任,将给教务管理工作增添极大的不确定因素,人为造成教学工作的混乱。

2.6 重视针对性的培训

信息化建设上线后的一项重要工作是对教师和管理人员的培训,主要包括两部分,一是上线初期的集中培训,二是上线稳定后的日常培训。上线初期的集中培训因教务系统具有使用范围广、频率高的特点,教务管理工作具有持续性和关联性的特点,从而无法实行暂停教务工作、等待做好培训后上线的更新模式,针对授课教师的培训内容需要在新系统上线时同步发布,如登录方式、成绩录入方式、教学日历录入等操作指南,可大大减轻上线初期咨询服务的压力。上线稳定后依托教师教学发展中心对院、系管理人员和新入职教师不定期有针对性地开展培训工作。

2.7 重视不同系统间数据对接

信息化建设工作的重要任务之一就是打破网络中数据孤岛,实现不同信息化资源系统之间数据更新和信息化成果的同步,确保信息资源能够及时、有效地接收与传递,实现校内各个系统数据资源共享,发挥大数据的功能。首先须明确各类型数据责任部门,根据各部门负责工作内容建立业务驱动型的数据管理机制,如教师基础信息由人事处负责,本专科学生及成绩信息等由教务处负责,缴费等信息由财务处负责,一卡通信息由保卫处负责等。各部门负责管理的数据与学校数据中心同步形成校级层面的数据管理体系,教务系统上线首先要把学生相关信息与学校数据中心进行同步,教务系统中所需的教职工信息同样从数据中心提取,从根本上解决原数据流动性不足、数据来源不统一的问题,实现全校范围内数据一致的目标。系统间数据互通一般采用如下两种方式。

(1)基于数据库中间库的数据共享。建立中间表,提供相应数据表的访问权限,将需要共享的数据放到中间库中供外部系统读取。

(2)基于http请求的接口调用,提供界面化的接口定制平台,支持在系统界面上添加定制和控制各种数据接口,并支持指定接口的调用方。外部系统使用http协议进行请求,获取JSON格式的数据。

2.8 重视统计分析

信息化的重要目标之一就是对工作实现精细化的管理,实现这个目标离不开各种统计分析,比如成绩分析可以给老师和学生提供不同维度的分析结果。通过对学生成绩分布情况的分析,对教师授课效果给出量化的分析结果,学系及学院可以利用此分析结果促进老师不断改善授课方法,提高授课效率。同样从学生的角度来看,成绩分析功能还可以为学生提供课程成绩所在班级的位置等,为辅导员掌握学生学系动态提供依据,进一步督促学生改变学习状态、提升学习效果。

2.9 重视系统业务扩张问题

随着教务系统建设工作的持续推进不可避免的会面临一个确定“系统边界”的问题。确定教务系统的边界应依据如下原则:在依据学校赋予教务管理工作内容的基础上,以教育培养各环节为核心作为教务系统的发展主线,确定教务系统的业务边界。在教务系统建设过程中一定要按照“数字管理”的工作思路逐步消除线下人工传递信息的办事方式,实现“数据多跑路,人员少跑路”的信息化建设目标。

3 结 语

教务管理工作是学校工作中极其重要的环节,是学校教学工作的核心和基础[6],在顺应业务和使用需求的基础上,应主要从使用便利性、数据准确性、支撑精细化管理能力等方面推进教务系统建设。随着教学改革和信息化建设的深入,诸多高校被现有教务系统无法满足教务管理工作需求的问题所困扰,在原有系统基础上采取小步快跑的方式更新教务系统是绝大部分高校优先采取的策略,但是也存在相当一部分高校被迫更换教务系统的情况,希望本文能对其他院校教务系统的建设工作起到一定程度的借鉴作用。