浅议工程监理资料管理标准化与信息化

贾雪军（河南建达工程咨询有限公司， 河南 郑州 450002）

0 引 言

走过风雨三十载，以高智力服务为初心之一的中国建设工程监理一直向着高质量发展目标在奋进。宏观层面，《中共中央国务院关于进一步加强城市规划建设管理工作的若干意见》明确指出，应切实落实工程质量责任，强化政府对工程建设全过程的质量监管，特别是强化对工程监理的监管，在这里清晰地指明了监理发展方向，突出了《中华人民共和国建筑法》的基本要求。与此同时，监理行业也始终在围绕转型升级、强化工程质量安全管理、标准化与信息化等热点进行着试点创新，以数字化应用为标志的信息化建设一直是亟待提高的重要内容。

《住房城乡建设部关于印发 2016－2020年建筑业信息化发展纲要的通知》中明确提出，应加强信息技术在工程质量安全管理中的应用，建立完善数字化成果交付体系、探索建立信息化条件下的电子招投标、数字化交付和电子签章等相关制度。《住房城乡建设部关于开展工程质量管理标准化工作的通知》中提出，应促进质量管理标准化与信息化的融合，充分发挥信息化手段在工程质量管理标准化中的作用，推动各方主体、监管部门等协同管理和共享数据，打造基于信息化技术、覆盖施工全过程的质量管理标准化体系。因此，以标准化、信息化工作手段强化工程监理的质量安全责任意识，将成为完善工程监理制度的重要举措之一。

1 工程监理文件资料信息化意义重大

21 世纪是信息时代。汤姆 · 彼得斯曾预言：“一个组织如果没有认识到管理数据和信息如同管理有形资产一样极其重要，那么它在新经济时代将无法生存。”现代社会中，“数据”被认为是企业的重要资产，其本质是以文本、数字、图形、图像、声音和视频等格式对事实进行表现。监理行业在建筑业数字化转型发展中同样需要有自己特征、标志的“监理数据”来实现信息化蓝图。我国法律法规对于工程监理的性质的明确要求，决定了监理完成业主委托的监理咨询服务业务时首先受到法律法规、工程建设标准的约束，而监理文件资料是实施监理过程的真实反映，是监理工作成效的体现，是工程质量、生产安全事故责任划分的重要依据，更是监理依法履职的主要成果表现。

由于监理工作成果数字化应用内容不同于设计与施工建造的数字化成果，在信息时代，我们必须正确理解其内涵。除传统意义的纸质文件被数字化加工（如数字扫描方式），原生的“电子文件”以及有标记的“电子文件”其实才应当成为真正有价值、有意义的“数据”文件。将“电子文件”作为各类电子化业务信息成果的基本载体单元，既符合监理业务特征，又具备完善的标准体系保证，应成为监理信息时代数字化应用的重要方向之一。学习信息技术，熟悉信息设备，了解信息化数字应用概念，从数字化角度再认识“电子文件”，把纸质工程资料、文件，电子文件、数据、信息进行有机联系，将有助于深刻理解监理信息化建设内涵与外延。

2 正确理解和认识监理文件资料中电子文件的数字化属性及特征

在国标 GB/T 26162.1—2010《信息与文献 文件管理 第 1 部分：通则》中等同采用了 ISO 国际标准化组织的相关内容，其中“文件”的定义是机构或个人在履行其法定义务或开展业务活动过程中形成、接收、并维护的作为凭证和具有查考作用的信息。在纸质文件和电子文件成为社会两种主流记录载体的今天，我们的关注点应当是文件的“信息”与“业务凭证”属性，其中“电子文件”作为工程资料的数字化凭证作用显著，一方面通过信息技术实现的数字化数据文件可以全面、真实、快捷地将监理工作成果转化为工程资料、业务凭证、电子数据信息，另一方面，这些“电子文件”不仅仅是数字格式的信息记录，更重要的是建立起了一种数字信任的核心机制，即建立在以电子签名法为法律基石之上，采用可靠的技术手段，提供具有法律效力（以电子签名为核心）的数字化交付。未来，提供简洁实用、合法合规的数字信任体系将成为监理业务数字化发展的必经之路与重要内容，对于完善行业质量责任制、丰富质量追溯手段，减少造假等不诚信行为提供了更多可能。企业通过建立起一套符合信息化工作的流程及管理制度，也可以确保企业和监理人员能够更好地依法履行职责，让数字信任体系成为具有法律依据的诚信体系一环是行业数字化应用的重要特征之一。

3 监理电子文件具有无可替代的数据价值

随着信息技术的快速发展，以技术服务为特征的监理行业需要进一步提高为业主服务的质量去赢得市场，从信息化能力提升上下功夫已成为共识。“监理文件资料”中资料的属性仅是“文件”功能的一面，“电子文件”作为信息时代“文件”最主要的记录载体，同样也应当重在“文件”而非“电子”。“电子文件”是可在计算机等数字设备上被识别的数字格式文件，但针对监理行业而言，“电子文件”的内涵更加丰富，一份完整的电子文件应具备“内容、结构、背景”三种基本要素，应满足“真实性、可靠性、完整性和可用性”的要求，并且描述标准统一（如电子文件业务元数据描述应完整、规范等）。电子文件需要被赋予专业化的特征才能满足信息化应用的需求，例如，提前规划企业数据应用策略或数字化应用方案，使电子文件的数字化价值得以实现。在监理业务中，电子文件数据在业务系统生成或采集捕获后，通过信息技术加工（如对电子文件进行的整理、固化、封装、电子签名及元数据管理），将重要信息形成被法律认可的业务凭证，实现企业预先设定的功能（如相关报告与表单应用、电子台账应用、检索查询应用、分类分析应用、数据调用共享、数字认证、质量追溯等各种信息化应用），最终监理电子文件可以起到忠实记录和真实反映监理工作过程的作用，满足关键环节对质量责任可追溯的要求，在需要维护监理人员合法权益时提供合规证据（信息凭证）支持，证明监理机构的业务活动对法律、法规、业务规范的遵从，降低监理企业法律风险及其连带经济风险，并且一定程度内实现满足外部检查、审计、监督等公共服务的需求。

在国家大力推进 BIM 技术应用的今天，对监理而言，基础的首先仍是监理现场业务的数字化应用。业务信息如质量控制、安全管理、进度控制等只有在数字化的基础上才能以电子文件关联建筑模型方式实现信息化的目的，为建设各方共享数据、向业主交付数字资产成果、为业主提供更多内容的监管服务发挥作用。

信息时代以“电子文件”作为基本信息载体单元，更便于企业进行数字化知识管理与应用。企业通过单个或复合的电子文件可有序地将知识成果快速应用或关联到电子业务应用层，使电子文件更方便地把“业务凭证”“信息数据”“技术规范及制度管理知识成果”“数据安全”等种种要素联为有机整体，成就企业宝贵的数字资产、信息资产与知识资产。因此，强化监理电子文件作用，发挥其企业知识管理核心价值，也将是未来创新发展的主阵地。

4 “监理履职表格化”是监理依法履职数字化应用的重要方式

“监理履职表格化”反映了监理依法履职过程中对业务数据管理的方式，已经被大量监理企业应用在工作中。由于监理的各项业务以电子表格、电子文档等形式存在是其最佳方式，深层次的工作内容都可以根据需要固化在信息软件的电子表单模板中，用以高度规范企业的业务动作，实现监理服务高度数字化应用。需要澄清的是，“监理履职表格化”并非要求所有监理企业都按同一业务表单去统一标准模板，因为除国家规范中的三类用表外，监理业务在更多内容细节、工作方法措施等环节均会存在差异。此外，因为建筑分类复杂、特征差异大、施工企业标准各不相同等，所以从管理标准化角度进行规范，从应用数据标准化角度来规范更合理。表格化的一个重要作用就是有利于监理数据业务数据在不同平台使用和共享，采用电子文件或文档表格化的方式符合这种要求，也符合监理数据以结构化应用方式挖掘数据价值的思想。在使用中必须注意的是，电子表格表单应适合企业技术水平，以方便实用为主，不要因为操作繁琐影响信息化的建设与推广。综上所述，“监理履职表格化”的方式符合监理服务特征，是规范监理履职的一种优秀方式，能够把管理标准化与信息化更好地融合，充分发挥原生电子文件表格的数字化应用价值。

5 可视化、质量安全追溯机制对监理文件资料数字化提出更为迫切的需求

在监理行业发展的过程中，随着颁布的相关行政法规与规章不断增加完善，工程安全事故中监理人员开始承担监理行业早期未明确赋予的一些法定监理职责，很多监理人员因此背上包袱。如何自证免责一度成为谈论最热的话题，“背锅侠”就是在此背景下产生的口头禅。工程质量安全事故中监理经常饱受非议，原因很多，低价恶性竞争造成劣币驱逐良币的不良市场环境，监理自身人员素质与业务质量的双下降都是重要因素，因而市场对监理存在更高的期望。

就工作方法及应用效果而言，“可视化”对天生带有监督管理性质的监理工作是一种高效工具、方法。在“可视化”工作中得到的电子图像、影音数字数据经过数据加工，可以真实反映现场信息，达到质量可追溯的目的，对以“看”为主的现场监理工作，能更好满足信息需求（质量控制信息、安全管理信息、进度信息等）。当前“可视化”的应用潜力巨大，以 BIM 技术应用为代表的建筑业信息化大潮中，有设计成果模型、性能分析、建筑功能模拟的“可视化”，有装配式建筑的深化设计、机电深化设计为代表的深化设计“可视化”，有施工组织模拟、施工工艺模拟、预制加工、进度管理等建造环节的“可视化”。在 BIM 应用中，监理的质量控制与管理工作同样可以融入到信息中，让控制信息“可视化”。市场的需求（业主方、政府监管）也是信息“可视化”的直接推手，衍生到施工阶段质量安全电子追溯制及追溯的技术标准中，最终实现的是 “来源可查，验收可追、责任可究、问题可改”的数字化应用“可视化”结果。当然，工程监理或其他建设方提供的电子追溯信息都应当满足的前提是数字认证和信用保障。对监理而言，“可视化”对提高某些工作的效率潜力巨大，如现场以“看”和“记录”为主的监理工作（旁站、巡视检查、平行检验、重要工序、关键环节的隐蔽工程验收等），特别是对危大工程的安全管理履职检查，其效果和作用都不言而喻。最后，也不可把 “可视化”留痕作用夸大，核心仍应当放在提高其自身业务质量上。

6 重视全生命周期的电子文件管理

国外信息化的经验表明：在国家信息化进程中，信息技术、信息设备和信息内容比重逐步提升，三者关系就像车辆、道路与货物一样密切。随着信息技术的发展，信息内容对信息载体的依赖大为减弱，我们的信息社会已从“技术崇拜”发展到“内容为王”时代。为发挥信息技术、信息设备对于信息内容的支持作用，我们应重视其电子文件全生命周期可能经历的每个链条，如数据的形成、提取、导入导出、验证、编辑整理、固化、转换整合、引用、评审、分析、备份、恢复、归档和检索，直至最终销毁删除等环节，让信息技术和设备真正发挥作用，因为涉及更专业化的知识领域，做好监理文件资料的电子文件管理也必将成为具有难度和挑战的新课题。

7 监理数字化应用要充分考虑实际困难

监理文件资料的管理包括了许多内容。纸质文件管理是最容易理解和易于上手操作的方式，从结绳刻契、简牍缣帛到纸质文明时代，人类社会在一千多年间形成了极为成熟的纸质文件管理和信任体系，但人类社会进步和科技发展的速度更加快速。无论我们承认与否，在信息时代，纸质文件的管理理念、模式、制度、技术、方法已无法适应和满足管理电子文件的要求。在许多细分的高技术行业，数字化的信息作业方式已经成为其绝大部分业务内容，以管理和技术服务为依托的监理服务应当清楚地认识到这点，但实际情况却不容乐观，从技术层面虽然可以实现所有目前需要的电子文件管理功能，但现实情况可能是，缺乏应用标准体系、大众的习惯性思维难以接受、现场复杂的使用条件与环境、应用人员素质不高和低价服务竞争背景下的人力缺乏，这些都是监理服务数字化应用的绊脚石。未来一段时期内，纸质文件仍将是监理文件资料在现场工作中难以替代的业务载体，而“双轨制”与“双套制”又可能增加一线负担，影响数字化发展的步伐，企业应当充分考虑困难后进行合理的取舍权衡。

8 标准化工作于监理数字化应用意义重大

多年来，国家从信息技术层面为建筑业数字化转型编制了大量标准，电子文件管理的国家标准与行业标准不断进行修订，如住房和城乡建设部相关机构组织编制的《建设工程文件归档规范》《建设电子文件与电子档案管理规范》等一系列标准构建了工程文件资料管理体系，为监理业务数字化指明了方向。在国家供给侧改革与行业发展快速推进中，建筑业多个流程、环节出台的政策已开始倒逼大家去积极改变，如工程竣工验收环节就跑一次的“联合验收”就倒逼了行业“并联审批、限时完成”。当资料验收中出现不见面验收情况时（竣工归档资料以工程电子档案形式提交验收），对于数字化交付及信息化应用都会提出更多要求。正在修订的《建设工程文件归档规范》进行着具有里程碑意义的条文修订，将为今后建设电子文件逐步实现单轨制、单套制提供支持、铺平道路。纵观国际发展趋势，纸质文件以及“双套制、双轨制”从某种意义上必将被电子文件“单套制、单轨制”逐步取代，这是历史必然。 2019年4月26 日下发的《国务院关于在线政务服务的若干规定》（国务院令第 716号）中，提到了电子文件单套制的概念，“政务服务机构应当对履行职责过程中形成的电子文件进行规范管理，按照档案管理要求及时以电子形式归档并向档案部门移交。除法律、行政法规另有规定外，电子文件不再以纸质形式归档和移交”。与一些先行的国家相比，我们已经滞后，但“电子文件”的地位在我国已被牢固确立，因此我们的确需要换个角度去理解电子文件的内涵与外延，思考其对行业健康、科学发展的影响。

在现代经济社会中，几乎所有活动都离不开标准，高质量的标准对社会的贡献及行业的健康发展尤为重要。标准化工作本身是对科学、技术和经验等一系列要素进行提炼的一项重要工作，同时还应具备适用性和有效性。2018年1月1 日新修订执行的《中华人民共和国标准化法》中，向国际惯例对接后新的标准形式之一——团体标准粉墨登场，成为国家标准、行业标准和地方标准的重要补充。在工程监理行业发展建设大潮中，监理文件资料管理标准化与信息化工作互为补充，是标准化与信息化工作的重要组成部分。一些先行的团体标准已为市场带来了选择，其中，河南省建设监理协会在数次专题会议后也正式启动了监理资料管理标准化与信息化工作指南的团体标准编制工作，相信这些努力会带给市场更多更好的服务标准选择，并促进监理行业的健康发展与高水平服务的提升。

9 结 语

监理资料管理标准化与信息化的目的是满足监理业务数字化交付需求以及各类业主、主管部门的需求，并提高自身效率来获得最大业务价值，有利于提高监理行业的市场化和国际化水平，有利于监理依法履行职责和更好发挥业主方项目管理的职能，对监理工作适应 BIM 应用等具有重要意义。当前，信息时代数字化大潮在改变着建筑业，信息技术的发展已可以满足和提供我们所需的各类信息化要求，监理事业需要在与时俱进、迎接挑战的过程中加快步伐，不断提高企业服务成果数字化程度，加强信息化建设投入，培养员工数字化的职业技能与素养，形成企业数字化应用核心能力，在信息技术与信息设备辅助下，把监理的工作做扎实、做细致。“羌笛何须怨杨柳”，监理事业有着诸多的不尽如人意，但放眼未来，国家和人民对工程质量安全的要求与期望、科技进步的不断发展、制度标准不断的完善、法治思维深入推进下良法善治的大环境，终将带给监理行业饱满的动力。时代需要监理人不忘初心、立足专业，同时更需要监理企业看准市场、认清需求、抓住机遇、大胆创新，打造一片属于自己的新天地。