浅谈工程项目声像档案管理

朱青 郑婷 张曼 秦凯

摘 要：工程建设单位的声像档案是企业在从事各项生产活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的原始记录。声像档案是一个企业档案的重要组成部分。本文仅以青岛地铁8号线为例，介绍了地铁项目声像档案管理要点，对类似工程档案归档具有一定的参考价值。

关键词：工程项目;声像档案;电子档案

声像资料的形成与管理应与工程建设进度同步进行，应反映工程建设的全过程。施工单位应将声像资料的形成和积累应贯穿到工程建设管理的各个环节，应加入到领导议事日程、工程建设计划和年终考核、本单位有关责任部门和有关责任人的职责范围。

1 建设工程档案管理工作职责

总承包单位是建设项目档案管理工作的核心，是对整个项目档案管理负有组织责任、协调责任、指导责任、监督责任，只有总承包单位做好各参建单位的组织工作、协调工作，让各参建单位均明确在建设项目档案管理中各自的职责与责任，并履行自己的职责，才能确保项目建设全过程中档案工作的顺利开展。

2 建设工程声像档案管理现存的问题

2.1 声像档案采集设备存在“一高一低”的现象

“一高”是指声像设备数量多、品质高。随着社会的发展及原始记录累积工作的需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。“一低”是指声像设备管理水平低。“一高一低”的现象造成一些重要的活动、重大的事件、重点的时刻没能及时记录下来。

2.2 声相档案摄录人员中存在“一优一劣”的现象

专职的摄录人员在各自的单位中直接从事着声像档案的采集和积累工作，他们素质的高低直接决定了声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着“一优一劣”的現状。“优”表现在摄录人员队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是“优”的一面;“劣”表现在摄录人员专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是“劣”的一面。

2.3 归档意识不强，声像档案难以及时记录并完整归档

声像档案有很强的时效性，归档要求也很特殊。日常积累下来的照片档案没归档，且大量的照片与底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清;许多珍贵的照片，却因为没有及时归档而失去了其应有的保存价值、利用价值，录音和录像的原始记录积累和归档情况更令人担忧。

2.4 建设工程声像档案管理状况发展不平衡，差距悬殊

经调查，本单位所属项目中设备管理、人员管理、声像档案管理都较为规范的有45个，占总数的6.8%;然而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位就有28个，就占了总数的62%，占比两极分化、差距悬殊。

3 声像档案管理做法——地铁8号线项目

3.1 制定声像档案管理原则与职责

项目声像档案管理实行“统一领导、统一标准、分工负责、监督指导、归口实施、分级管理”原则，并按照“简化整理、便于利用”的工作方法，保障声像档案完整、准确、系统与安全，为企业经营管理及发展服务。

项目资料室声像档案管理具体业务，履行下列职责：（1）根据企业档案管理办法对每一位相关管理人员进行培训、交底;（2）按照国家和行业要求，制订声像档案管理实施细则及技术要求;（3）监督指导各部门开展声像档案收集工作;（4）负责声像档案数据库运维管理及技术支持;（5）负责职责范围内声像档案的集中保管和声像档案资源开发利用工作;（6）信息管理部负责项目声像数字档案库的硬件配置、运维管理及技术支持;（7）监督、指导声像档案的具体形成部门负责声像材料的整理、分类、编号、归档工作。

3.2 声像档案收集与整理

3.2.1 照片档案收集、整理的基本程序和要求

照片拍摄，一般使用不低于800万像素的单反相机（卡片机不低于1000万像素）从全貌、局部、特写三个方面进行拍摄。照片筛选，应当选择展现同一事件活动全貌和过程的主要照片归档，要求主题鲜明、影像清晰、色彩还原真实且未加修饰和裁剪。照片著录，以每张照片为单位著录“题名”、“档号”、“数码底片号”、“参见号”、“拍摄者”、“拍摄时间”、“说明”等项目。

3.2.2 视频档案收集、整理的基本程序和要求

视频拍摄，应当采用高清摄录设备以不低于720×576像素记录，并通过非线编辑设备统一转换为“RMVB”格式高清视频文件。技术要求包括：制式选择HD-I100：PAL制式;视频码率：不低于lOOMb/s;输出像素：分辨率不低于为720×576;音频采样率：双声道48kHz;采样精度：不低于16bit。但反映工程项目开工、施工过程中重、难点、竣工验收等重要事项，应当采用高清摄录设备以不低于1920×1080/50I像素记录。视频剪辑，以事件为单位剪辑形成视频文件，其中大全景或展现事件核心内容的画面应当剪辑在视频第一个画面，且视频末尾须加1～2秒彩条。

视频归档，须保证视频文件的完整、准确、系统;视频材料归档时要求刻录成只读光盘，且不同项目应分别刻录;同时视频档案应录入公司档案管理系统。视频文件归档光盘一式两份。

3.2.3 音频档案收集、整理的基本程序和要求

音频录制，音频应采用MP3格式录制，音频采样率：双声道48kHz;采样精度：不低于16bit。音频剪辑，以事件为单位剪辑形成音频文件。

音频归档，须保证音频文件的完整、准确、系统;音频材料归档时要求刻录成只读光盘，且不同项目应分别刻录;同时音频档案应录入公司档案管理系统。音频文件归档光盘一式两份。

4 结语

档案管理工作不断的发现与进步，进而出现了以电子设备为媒介的声像档案、电子档案管理工作。它们的出现对企业的发展起到了积极的推动作用，尤其是对关键工序、施工重难点等内容为主声像档案、电子档案，更是级高的提高了工作效率。声像档案、电子档案不仅能够指导生产、提高共工作效率、记录生产过程中的某一个具体事件，还能为企业发展计划的制订提供一定的指导作用。

参考文献：

[1]GB/T50328建设工程文件归档整理规范.

[2]DA/T15磁性载体档案管理与保护规范.