信息时代高校档案管理工作面临的问题探析

（广东财经大学，广东 广州 510320）

在科学技术的强大推动下，信息化技术得到了广泛的应用，对于各项工作的管理产生了很大的影响，而且社会大众的重视程度也比较高。其中，在高校档案管理中，信息化技术的应用价值较高，不仅可以为高校调研和学科建设提供帮助，而且还可以不断优化学校的教育体系，满足人才培养的内在需求，从而充分发挥出高校档案管理的应用价值，顺应信息时代发展趋势。

一、信息时代高校档案管理工作面临的问题

1、管理手段的规范性不足

在档案管理过程中，要想确保档案管理工作水平的稳步提升，必须要对相关档案管理条例中的要求和内容进行深入分析，有效落实档案管理工作。在信息化技术的强大推动下，诸多档案管理人员没有对基础档案管理工作内容予以高度重视。一旦档案管理基础工作无法有效落实，那么档案管理的规范性和合理性将难以得到体现，无法与信息时代下档案管理的内在需求相符合。此外，在相关因素的影响下，难以明确档案管理基础工作的具体细则，而且档案之间的相通性也难以得到保证，与信息化档案管理需求相差甚远，严重影响着高校档案管理工作的实施。

2、缺少完善的档案信息化管理制度

现阶段，电子技术在电子化信息档案管理中得到了广泛应用，其信息化特点显著，但是信息的利用程度并不高，从而影响到高校档案管理工作的开展。因此，要加强信息化档案管理体系的制定，以保证档案信息化管理工作的有效开展。然而，在实际上，统一的规范管理尚未实现，不利于更好地发展档案信息管理，也影响着信息共享和连接目标的实现。此外，档案管理编制制度的不健全，会加剧信息输入的差异程度，从而对档案管理工作的现代化产生了莫大的威胁。

3、档案管理的安全性和私密性缺失

基于信息时代视角，在计算机档案管理方面，各类安全问题的出现难以避免，一些不法分子会趁虚而入，借助计算机漏洞，以此来窃取档案文件中的诸多信息，其私密性难以保证，从而极容易造成安全隐患的出现。一旦黑客纂改档案文件中的关键内容，将会对档案管理工作效率造成很大的影响，从而导致诸多风险的出现。

此外，通过对电子档案文件的落实结构进行分析，发现其复杂性比较显著，存储方式的变化也比较明显。相关档案管理技术人员如果无法掌握信息技术，通讯技术和计算机技术，在不法分子出现以后，将会严重影响到档案管理工作，甚至会导致档案管理工作建设始终停滞不前。

4、管理软件的兼容性不足

在科学技术的强大推动下，档案管理工作的信息化趋势越来越明显，涌现的档案管理软件也越来越多。一般来说，档案管理软件有助于将档案内容的信息化水平提升上来，但是仍然存在着一些不足的地方，很难有效提高档案管理工作效率。比如各个行业使用的计算机类型具有一定的差异性，进而使相关档案管理软件的差异性尤为突出，相互之间的兼容性难以保证，不利于提高档案资源的共享水平，甚至影响着信息化档案管理工作的开展。

除此之外，档案管理信息化的标准性有待完善。在档案管理信息化方面，其应用性显著，借助统一档案管理信息化标准，有助于档案资料安全性的增强。但是通过对目前档案管理工作实际情况进行分析，目前，档案管理工作信息化的标准性不足，不利于档案信息管理基础开发和共享等功能的充分发挥。此外，统一的档案管理编制有待完善，部分系统软件的移动受阻，从而影响着信息化档案管理工作。

5、档案专职工作人员的综合素质难以保证

目前，一些档案专职工作人员的整体水平并不高，与档案管理需求不一致，档案专职工作人员业务知识的缺乏，就容易造成档案材料归类错误，查找困难等问题，无法将档案管理的安全性提升上来。

二、信息时代高校档案管理的应对措施

1、加强档案管理的信息化建设

要想确保档案管理工作效率的稳步提升，并体现出档案管理的作用，必须要将档案管理工作和信息化结合在一起，积极构建档案管理工作的信息架构，同时加强科学技术手段的应用，严格管理档案信息，不断提高档案管理的自动化水平，促进档案文件检索和查询工作的顺利进行，并便于其他部门对档案文件的合理应用，推动其工作效率的提升。比如在档案文件的图像和文字等管理中，要加强信息技术的应用，促进档案管理归类工作的顺利实施，并借助多媒体技术，积极融合信息资源，使之成为协调统一的有机整体，凭借图片和文字相融合的方式，以此来展现出档案管理方式，将档案管理形式拓展开来，并推动档案管理效率的提升。

此外，在计算机档案管理方面，要远距离交流档案管理的信息，进一步优化档案管理的信息化碎片，共享其资源。

2、完善档案管理信息保障体系

要想确保高校档案管理的安全性和保密性大大提升，加强档案信息保障体系的构建非常重要。要提高对电子文件归档管理的重视程度，对档案工作密码予以统一保存，做好定期更换工作，在档案文件电子转化和存储工作中，要加强统一数字化技术手段的应用，保证高度的标准化和科学化水平，并确保转化后的电子档案，可以如实反映原始信息。

3、加大高校档案的安全防护力度

对于高校档案管理部门而言，要借助计算机，积极开展档案管理信息系统的安全防范工作，比如在机房，要加强防盗门、窗的安装。不断增大系统的加密力度，在进入系统之前，要注重密码或口令的增设。在用户出现错误操作的情况下，系统还可以给予相应的提示或警告。同时，机房安装空调也是至关重要的，并对不间断电源予以配备，避免在出现断电时，出现数据丢失现象。在机房内，应避免对复印机进行放置，将静电效应的产生降至最低。

此外，防治入侵计算机病毒，加强防病毒卡的安装，将保护标签贴在系统盘和数据盘内，加强专门杀毒软件的应用，定期检测计算机系统。针对系统文件和数据文件，要做好相应的备份工作，特别要每天做好输入数据的复制，确保学校教学、科研等各项工作的顺利实施，保证较高的服务质量和水平。

4、加强软件的兼容性

在信息时代下，档案管理工作和信息化建设之间的融合势在必行，信息化建设，有助于共享档案信息化管理的资料。因此，高校档案管理部门要不断创新信息技术和档案管理模式，注重信息利用效率的提升，保证良好的检索效率。比如在分类存储档案资料中，档案管理部门要加强管理系统的应用，或自主编程档案管理软件，然后结合计算机技术，对其文字和图像类的档案予以准确识别，根据类型，使其在相关信息库中得到存储，从而给予软件的兼容性一定的保障。此外，要借助网络技术，实时传播档案资料，弥补传统档案管理中存储老化现象的出现。

在同一档案管理信息化标准方面，要对统一档案管理细则予以编制，加大落实力度，使系统软件的兼容性大大提升，将档案管理标准的统一性发挥出来。档案管理工作由于涉及到较多的部门，所以要对其工作岗位职责予以明确化，集中管理各个部门的档案，同步开展档案管理工作和高校各项工作。

5、开展档案专职工作人员的培训活动

在高校档案管理工作中，对于从事档案管理的专职工作人员来说，必须要注重自身综合素质的提升，并充分掌握档案管理知识，将传统档案管理的基本知识予以明确化，与时代发展步伐保持高度的统一性，推动网络管理现代化水平的提升。各个档案专职工作人员要对信息技术予以熟练应用，顺利录入和查阅档案数据。省市档案局，由于具有政府部门的职能，所以要对行政区域内的档案事业予以负责管理，严格监管性质区域内的档案工作。

高校要定期开展相关培训活动，如专家讲座、进修深造以及课程再培训等，对计算机档案管理方式进行充分掌握，借助人才的力量，保证档案管理工作的顺利进行。在培训方面，一些地方的档案局对档案远程教育平台予以开设，为档案专职工作人员顺利登录平台进行学习。所以说，档案管理单位应进行积极参考，加强档案远程教育平台的开设。

三、结束语

总而言之，在高校不断发展进程中，档案管理工作已经成为了一项重要工作内容，在信息化时代出现以后，对高校档案管理工作的开展产生了不容忽视的影响。对于高校而言，要想将档案信息化管理工作有效的实施，必须要加强档案管理的信息化建设，发挥出科学技术的推动作用，完善档案管理信息保障体系，提供良好的制度性保证，而且积极防护高校档案，保证高度的安全性、私密性。需要注意的是，要开展档案专职工作人员的业务培训，保证档案专职工作人员较高的综合素质。