试论信息时代高职院校档案管理策略

王琤

摘要：在信息时代背景下，互联网技术日益发展并得到了较为广泛的应用，大数据运算方式是时代发展的大势所趋，在传统高校档案管理主要以纸质文件作为数据存储途径，随着信息技术的不断发展，这种落后的方式已经无法适应信息时代发展的需求。特别是，近年来，随着高校的不断扩招，学生数量增长，加剧了高职院校档案工作的复杂性。文章从信息时代加强档案管理的重要性为切入点，论述了加强高职院校档案管理工作的有效策略，以期从整体上提高档案管理质效，为学校的稳健长远发展提供强有力的参考依据。

关键词：高职院校;信息时代;档案管理

档案管理工作作为高职院校基础工作中不可或缺的重要部分，是其稳健长远发展的基础和前提。在互联网信息技术高速发展同时，高职院校紧随时代发展步伐，革故鼎新、守正创新，进行优化改革，充分利用各种先进技术，做好档案管理工作，提高档案管理质效，为全校师生提供优质、高效的服务。

一、信息时代加强高职院校档案管理的重要性

一是夯实提高档案管理质量的前提和基础。档案具有较高的历史发展记录价值和决策指导价值，高职院校档案管理信息化，有助于优化档案管理工作，比如，档案的信息检索、分类管理、材料归档等，促进档案管理工作质效的提升，满足学校的发展和改革的需求[1]。所以，高职院校要紧随时代发展步伐，梳理相关业务关系，对档案管理工作流程进行重构;二是提高档案管理质量关键手段，高职院校档案管理信息化，有助于规范档案管理的流程，把控档案管理的各个环节，切实做好档案管理工作，同时还可以为最大限度地开发和实现档案的内在价值，为学校领导者的科学决策提供重要参考依据，助力学校的稳健长远发展;三是提供个性化服务的要求，对于高职院校充分利用信息技术，可以开发出符合自身需求的档案管理软件，依托软件系统分析、收集、整理、存储档案数据信息，在内部构建档案信息资源体系，为服务对象和不同管理部门的需求提供针对性的服务。

二、信息时代加强高职院校档案管理的策略

（一）革故鼎新更新观念，提高管理人员素养

在信息时代下，高职院校档案管理人员要想提高档案管理的质效，一是要坚持与时俱进，“冲破瓶颈广开新思路，认识到做好档案管理工作的重要性，因势而立，因势而为 ，以学促知、以知促行，补齐短板、强筋壮骨，把稳“思想之舵”，校准“政治坚定、为民办事”的航线，划好“实干之桨”，以过硬的政治素养，高度的责任心，严格遵循档案管理准则，规章制度，做好档案管理工作，同时还要严守纪律，严守“规矩之线”，追本溯源主要是因为档案管理工作具有较强的保密性、政治性，因此档案管理人员在工作中要守牢新思想“主阵地”和“规矩之线” 乘风破浪在工作初心更红，使命愈坚，切实做好档案管理工作。二是档案管理部门要定期加强培训教育，通过“引进来、走出去”的模式，不断深化档案管理人员的管理意识，更新其知识体系，管理思路，从整体上提升档案管理人员的综合素质，夯实档案管理的基础;三是构建一支复合型、高素质的档案管理队伍，从整体上促进档案管理工作队伍道德素养、综合能力的提升，提高档案管理质效。

（二）加大资金支持力度，夯实信息化建设基础

对于高职院校而言，加强信息化建设工作离不开充足的资金作为物质保障。一是学校领导者重点加强资金投入力度，支持档案信息化建设的基础，稳步推进档案管理信息化建设工作。同时还要配置高性能的计算机，最大限度地确保计算机的处理、运算速度，让档案信息检索和档案材料及时更新的需求得以满足[2];二是要构建信息化办公环境，营造良好的工作环境，顺利有序的开展工作，确保档案信息的安全;三是做好档案数字化工作，对此高职院校档案管理部门要不断深化自身风险防范意识，购买金山、360等付费杀毒或是防火墙软件，通过这样的举措，避免接入互联网时档案资源的损毁、遗失等，促进档案管理安全性的提升。

（三）完善档案管理体系，拓展档案利用范围

常言道：无规矩不成方圆，完善的档案制度是推进档案管理的信息化建设强有力的保障、一是高职院校立足于当前档案管理实际情况，对现有档案管理体系进行改进和完善，依托制度，确保档案管理的制度化、科学化、规范化、标准化，切实提高档案管理质效;二是对档案管理体系实施统一领导，分级管理，确保档案管理工作能够落实到具体人头上，做到有责可循，有据可依，并基于此，全面推进档案管理信息化建设;三是通过多措并举，扩展档案利用范围，最大限度地利用档案，便于相关使用人员的浏览查阅，利用并使用档案资料，提高档案管理效率。

（四）提升信息技术水平，开发管理信息平台

在信息时代，高职院校要想实现档案管理信息化、数字化，需要一个完善的信息化档案管理平台为支撑。基于此，一是要求高职院校加强与相关企业的合作，特别是计算机企业的合作，并结合自身需求，投入人力、物力，开发档案管理信息化平台，打造操作方便、功能全面、完善的档案管理软件，依托其有序管理各类档案;二是高职院校要构建档案信息搜索引擎，如此一来，档案管理人员就可以充分利用信息搜索引擎，查找所需的档案资料，利用档案资料，发挥档案的价值;三是高职院校档案管理部门还要加强高校档案资源共建，各个学校之间的交流沟通，相互协作构建档案数据平台，从而实现档案资源的共享， 通过这样的举措，真正意义上的实现高职院校档案管理工作的共建。档案管理者还要熟练掌握平台使用方法，在档案管理工作中依托平台，提高档案管理质效。

结语：综上所述，作为高职院校档案管理的不可或缺的重要载体，信息技术有助于实现档案管理的系统化、轻盈化、便捷化，改变档案管理的收集、存储方式，助力档案管理工作数字化、信息化的速度。基于此，高职院校要结合实际，从革故鼎新更新观念，提高管理人员素养、加大资金支持力度，夯实信息化建设基础、完善档案管理体系，拓展档案利用范围、提升信息技术水平，开发管理信息平台等方面入手，加强档案管理工作，提高檔案管理质效，助推高职院校档案信息化工作的稳健长远发展。

参考文献

[1]赵阳.信息时代高职院校档案管理策略思考[J].经营管理者，2015（29）：289.

[2]张雪花.高职院校档案管理工作的优化策略研究[J].湖北成人教育学院学报，2019，025（006）：90-92.