加快地方高校档案信息化建设的对策研究*

夏秀琴

(湖州师范学院 档案馆,浙江 湖州 313000)

国内有关档案信息化的理论研究始于20世纪80年代,当时的学者非常有远见地预测信息化将对传统档案工作带来管理变革,之后的十几年内相关研究处于萌芽阶段,数量不多。以2002年11月国家档案局正式颁布《全国档案信息化建设实施纲要》为标志,我国档案信息化建设正式进入了由理论探索到理论与实际相结合的建设阶段。时至今日,全国档案信息化相关研究和实践都发展到了一定成熟期,档案信息化建设成果显现。以浙江省为例,省档案馆“数字档案馆系统”已通过国家档案局的测试,成为全国首家通过“全国示范数字档案馆”测试的省级档案馆,为各地市和省内各高校加快档案信息化建设打造了“浙江样本”。据了解,全省高校档案信息化建设进程不同步、建设效果也参差不齐。为此,作为一所地方高校档案馆的负责人,在浙江省大力推进电子政务和数字化转型升级的当下,再次审视高校档案信息化建设存在的短板问题,准确定位,加快建设,显得非常紧迫和重要。

一、影响地方高校档案信息化建设的主要因素

(一)受高校整体信息化建设水平高低的影响

高校信息化建设是一项系统的、长期的、动态的涉及高校教育教学管理工作与信息技术融合的宏伟工程,建设的最终目的是通过信息技术手段的智能工具来提高学校的管理水平和效率，提高人才培养质量和综合办学实力,也为实现国家教育信息化改革目标贡献高校智慧。由于不同的高校对信息化建设的认识和重视程度不同,对信息化建设硬件投入的不同,对信息化人才队伍培养力度的不同,造成了高校与高校之间信息化水平差距大。省内综合排名层次高的、信息技术学科专业优势强的、领导重视程度深的高校,信息化起步早、建设快,已借助云计算、大数据、“互联网+”等新理念、新技术应用于学校管理各领域,包括档案管理。相反,信息化建设弱的高校也呈现了一些共性现象：对信息化建设的重要性均有普遍共识但建设总体推进速度缓慢；绝大多数高校对信息化建设缺少整体规划和顶层设计,普遍建有单一的、独立的业务系统,比如办公0A系统、教务系统、人事系统、财务系统、学工系统、档案管理系统和固定资产管理系统等,但各系统“单兵作战”不互通,“信息孤岛”现象突出。高校档案管理作为学校一项重要的基础性工作,其信息化建设受制于学校整体信息化建设水平的影响,所谓“水涨船高”,信息化水平高的学校为档案信息化建设必然提供强大的技术支撑和引领,档案信息化建设发展也快；反之亦然。

(二)受各层级管理人员信息化素养高低的影响

人是实施管理变革的主体。主管档案事业的各级管理主体所具备的管理理念和信息化素养将影响信息化的发展速度和成效。地方高校的档案工作,从外部环境来看,行政主管部门是上级教育部门,业务指导则归口于上级档案主管部门,两个部门对高校档案信息化建设的标准和规范已作明确规定,下一阶段应加强业务指导。从内部体制讲,档案馆一般为高校内设机构处级或副处级建制,由一名校级领导分管,设一位档案馆负责人全面负责档案馆工作,配备若干专职档案员,各二级单位设分管负责人和兼职档案员,从而组成校内档案管理工作体系。此体系内的各级领导层对国家信息化发展战略背景下档案事业发展现状的关注度以及协调学校人财物等支持档案信息化建设的重视程度,是影响学校档案工作发展的重要人为因素。当前,一些高校主动应对信息化形势,招聘计算机专业和档案学专业人才充实队伍,但总体上高校从事档案工作一线的专兼职人员,普遍存在着档案意识弱、信息化素质低下、计算机操作能力弱,特别是对档案信息资源的开发利用的能力严重不足等现象,极大地影响了档案管理信息化的进程。

(三)受高校档案工作业务研究水平高低的影响

高校传统档案管理工作随着国家信息化发展、电子政务的快速推进而出现了新情况、新挑战,表现为：业务内容涉及范围变宽,从相对单一、独立的档案学发展到了档案学科知识与人工智能技术之间的深度融合；服务方式发生变化,从线下实体发展到线上电子和线下实体相结合的双服务体系；档案所扮的角色发生演变,从“后端被动接受”走向“前端控制”,即实现了从“后台”到“前台”的身份转变,档案馆也从线下“文件保管基地”转变为线上各类文件资料的“信息中心”。[1]针对这些变化,需要加强研究,从学术和理论层面深入思考信息技术变革和国家治理转型的背景下当前档案工作的创新问题,特别是对“档案”概念的内涵与外延的重视审视、对档案内容信息的控制与开发程度、电子档案的管理问题以及档案的“原始性”“保密性”“安全性”等问题的研究。高校管理者特别是从事档案工作的档案人员是开展业务研究的主要推动力,这一群体研究水平的高低以及研究成果的深入程度,将为新时代高校档案工作转型升级、加快档案信息化建设提供强大的理论支撑。但是,当前地方高校开展档案工作业务研究的力量薄弱、成果较少、针对性不强,很大程度上影响了信息化进程。

二、地方高校档案信息化建设的“定位”

(一)目标定位

高校档案馆目标定位为建成“示范数字档案馆”。我国高校的管理体制决定一所学校档案信息化的建设目标既要符合高教事业发展规律,又要遵守国家档案法律和业务系统的行业标准。2002年国家出台《全国档案信息化建设实施纲要》,提出了“在部分中心城市建设示范性数字档案馆”的目标。2008年教育部、国家档案局公布的《高等学校档案管理办法》(第27号令)明确“高等学校加快建设数字档案馆建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”的要求。2018年浙江省教育厅印发《关于推进高等学校数字档案馆建设工作的通知》,要求到2020年全省高校档案机构全部建成数字档案馆,并根据信息化硬件、数字化比率以及档案网络化服务等内容设定标准,划分为数字档案馆、规范化数字档案馆和示范数字档案馆三个等级。为此,地方高校按照《数字档案馆建设评价指标》,加强信息化机制构建、规划设计、系统建设,尽早建成“示范数字档案馆”,是当前时代赋予高校档案人的责任。

(二)功能定位

高校档案馆,无论是传统档案馆还是“数字档案馆”,都需传承原有的功能定位,即校内历史校务信息管理机构,是集中保存、保管档案的永久性基地,是开展科学研究和提供利用档案的中心[1]。结合当前国家推行“互联网+政务服务”和浙江省深化“最多跑一次”改革的实际需要,高校档案馆在功能定位上要与时俱进、有所创新：一是建立覆盖面更广更阔的档案资源体系,利用系统平台和技术手段,实现以电子档案为主体的档案资源数据中心,建好“网上档案馆”；二是改变“重保管、轻利用”的服务局面,通过实现“收、管、存、用”全流程在线办理,对档案信息资源进行再加工,深挖档案资源的潜在价值,满足不同层级用户的多样性档案信息利用需求,发挥好档案信息利用“服务中心”的作用；三是积极参与政府治理现代化和数字化服务转型,扩大高校档案参与社会公共服务的领域和范围,成为电子政务信息资源和高校档案资源之间融合的“交互中心”。另外,高校档案馆在作用发挥上,特别要更加突出主动服务的核心功能。

(三)人才定位

高校档案馆是管理学校档案的业务部门,更是按照国家档案相关法律法规开展管理、监督和检查的职能部门,要强化履行行政管理的职能,不能“重业务、轻管理”。同时,在高校推进信息化建设和构建数字化档案管理体系中,专业性、技术性更加突出。为此,新时期高校档案人才队伍建设必须确定“业务、技术、管理”三位一体的复合型人才定位。高校特别是人事部门要转变原有的管理理念,树立正确的现代档案人才观,设定更高要求的突出专业技术水平的档案馆进人标准,改变长期以来档案员队伍建设薄弱的局面,重塑档案员角色定位,重视专兼职档案人员的继续教育和培养,建设一支相对稳定、干事有激情、业务能力强的人才队伍,制定或完善合理的档案人才政策和相关配套激励措施,为他们创造更大的职业发展空间。

三、加快地方高校档案信息化建设的主要途径

(一)提高档案数字化比率,坚持“存量数字化”和“增量电子化”并重,加大电子档案归档力度

有人指出,当前发展数字档案事业需加强“三个体系”建设,即档案资源体系建设、档案利用体系建设和档案安全体系建设[2]。“三个体系”当中档案资源建设是核心,利用体系建设是目的,安全体系建设是保障。对地方高校而言,加快档案资源体系建设的基础是提高档案的数字化比率,主要做法是坚持“存量数字化”和“增量电子化”并重,即对馆藏纸质档案进行数字化扫描加工形成电子文档,对新增档案即原生电子文件的归档接收形成电子档案,这些电子档案就是数字档案馆数据库中的“血液”。目前,对存量和增量分别采取数字化和电子化的手段,面临的主要问题是：存量档案数字化的量大,资金投入大,进行档案全文数据检索比较困难；增量电子档案在接收归档过程中存在着档案管理系统与各部门业务系统之间数据对接处理的难度大,能接收的电子档案是否符合国家对于电子档案管理的标准还需要重新鉴定。地方高校档案数字化工程必须坚持两者并重的原则,通过逐步“减少存量、消灭增量”,加大经费投入和技术力量保障,打通业务系统之间的“信息孤岛”,加大电子档案归档力度,努力破解学校信息化建设的难点和堵点,这是契合高校档案信息化发展需要的战略选择。

(二)提高档案利用率,坚持“开发”与“利用”并重,加大档案价值的开发力度

高校档案资源体系的建成将为档案信息资源的开发、利用提供新的发展契机。高校档案馆可以借助信息技术工具,通过分析、计算、检索等方式提高校务资料信息间的关联度,获取更多有价值的信息,采集特色信息,形成多个专题数字资源库,满足更多用户不同需求,从而不断提高馆藏档案的利用率。所以,高校在推进档案信息化的进程中,坚持“开发”与“利用”并重,“开发”是手段“利用”是目的,但两者的作用对象都是档案信息资源这一核心。前期通过存量档案数字化、增量档案电子化方式而形成的电子档案材料,可以直接设定或转换为可供全文检索的格式、也可借助专门的OCR识别系统对扫描档案文件实现全文检索,从而根据用户需求检索关键词实现精确定位,为档案利用者获取更有深度的信息资源提供更加快捷的增值服务。据作者所在高校档案馆分析,高校档案利用率以倍速增长,呈现需求多样化、用户社会化、手段现代化等特点。为此,高校需进一步创新工作方式,内容上更深入数据层面,方式上更突出“个性化”需求,依托先进现代化设备和智能软件,加大档案价值的开发力度,丰富档案信息资源,为利用者提供更优质的服务。

(三)提高人员专业率,坚持“专职”与“兼职”并重,加大信息化技术的培训力度

从地方高校内部档案工作管理一般模式来看,档案员队伍基本由专职档案员即档案馆专技人员和兼职档案员即各二级单位行政管理人员组成。高校兼职档案员队伍由于人员流动性大,队伍不稳定,对档案业务知识接触少,又承担着各二级单位繁重的行政管理工作,也不参加档案专业技术系列考核,因而长期以来对档案工作不重视,存在职业懈怠、推诿、按部就班、缺少创新的现象。但是,他们却是学校档案工作体系中的“基石”,其工作水平很大程度上决定了高校档案馆馆藏档案的质量和数量。当务之急,按照高校开展档案信息化建设的人才定位,必须抓好这支“兼职”队伍的培养,做到“专职”与“兼职”并重,重点加大信息化技术的培训力度。高校根据工作实际,应组建一支三级网络档案员管理队伍,第一层级为校级网络技术管理层,主要负责档案系统管理与维护,可以由档案馆招录信息技术专业人员或者由学校信息中心技术员兼任；第二层级为高校档案馆内部专职人员,负责档案资源体系建设和各类信息数据库维护,做好档案信息的开发与利用等；第三层级为各二级单位的兼职档案员,负责电子档案的收集与归档工作。对这支队伍要加强继续教育的力度,借助专业力量,通过“走出去、请进来”的方式,定期开展业务指导和技术指导,通过提升档案员的业务水平,加快推动学校档案信息化建设和档案事业的健康发展。