大数据技术在事业单位档案管理中的应用分析

张姝倩

（黑河市环境卫生保障中心，黑龙江 黑河 164399）

受社会信息化潮流的影响，事业单位档案管理工作面临的任务越来越艰巨。作为个人工作和学习的重要记录资料，档案的重要性不言而喻。因此，在新形势下我们只有不断优化档案管理工作才能为用人单位提供更全面的档案服务。

一、事业单位档案管理创新工作的重要性

（一）事业单位档案管理创新工作符合时代发展的要求

当前社会，信息技术高速发展，事业单位档案管理工作面临新的挑战。近年来，国家政府高度重视大学生的就业问题，制定多项措施来提高社会就业率，这直接造成各单位的档案数量猛增。在这种情况下，如果事业单位依旧采取传统的档案管理办法就无法满足现实要求，自身档案管理工作的效率将无法提升。大数据网络化管理的方式应顺应时代发展的潮流和趋势，不仅能够大大加强个人档案信息的安全性，还能实现事业单位及时准确地掌握员工的档案资料，从而更好地实现识人、用人的目标，实现员工价值最大化。

（二）事业单位档案管理创新工作符合自身发展的要求

传统的档案管理方式主要是保留着手动操作的方式，主要体现为人工抄录、借阅、登记等各个方面，一定程度上耗费或延长了档案管理工作的时间，影响工作效率，并且还加大出现差错的可能性，影响使用者的判断。大数据技术的发展为事业单位档案管理人员提供了多种档案载体选择，有利于信息开发利用等方面内在价值的发挥，使现有档案为企业的快速发展提供有价值的资源，达到新时代档案管理工作的发展要求和建设目标，将其自身的档案管理工作上升到一个崭新的层次。

二、大数据技术环境下事业单位档案管理中存在的问题

（一）档案管理信息化基础十分薄弱

由于经费紧张等原因，事业单位档案管理工作的自动化、数字化发展滞后，管理方式单一。当前，随着大数据技术的发展和普及，许多单位的档案管理工作逐渐变成了数字化载体模式，但是由于其发展时间较短，仍处于实验摸索阶段，存在很多环节需要人为地去进行维护和检修。此外，我国事业单位档案管理工作的监管工作并没有按照国家的相关规定一一落实，负责人员没有真正意识到自身工作的重要性，习惯性地采取落后的管理方式开展工作。加之事业单位自身如若缺乏对档案管理工作的严格监管，就会造成资料不规范、不合规的后果，档案监管的缺位一定程度上造成单位管理工作的混乱。从整体上看，事业单位档案管理信息化基础十分薄弱，亟需整改。

（二）档案管理安全风险较大

众所周知，以计算机为载体的大数据技术在事业单位档案管理工作中有许多便利之处，但是如果计算机网络安全防护系统一旦出现问题，将会造成档案资料泄露、计算机瘫痪等严重后果。当前我们处于网络时代，各类信息都会通过互联网进行传播、公示，一些不法分子就会抓住漏洞制造各种病毒，使其入侵事业单位的网络系统谋取非法利益，严重阻碍单位内部档案信息管理工作的正常开展，使数据信息出现安全隐患。再加上计算机网络病毒具有繁殖性、传染性和破坏性，一旦感染病毒将无法保障档案信息的私密性。

（三）档案管理体系有待完善

事业单位缺乏完善的档案管理制度，工作人员在进行档案管理工作时没有书面依据和制度章程作为标准的行为指南，直接导致自身工作具有较大的不确定性和随意性。大数据技术应用于事业单位档案管理中这一措施，实现了从纸质档案向数字档案的转化。但是，由于当前这种新型管理模式还处于探索阶段，需要借助人力来进行维护、更新、监督，另外在纸质和电子媒体的过渡阶段，需要人工录入大量的档案资料，导致相关人员的工作量大大增加，造成工作效率降低，计算机载体转换速度减慢的后果。档案管理体系的不完善还会使日常工作存在职责划分不明确的情况，所以当发生档案管理相关问题时，相关管理人员就会相互推脱，互不担责。

三、事业单位的档案管理在大数据技术背景下的改善措施

（一）加强档案开发信息化人才建设

将大数据技术应用在事业单位档案管理工作中，必须要加强档案开发信息化人才培养工作，任何一项关于信息化开发的工作方式都需要专业化人才作为强大的后盾，所以相关工作人员应当加强学习努力、增强自身的综合能力，部门领导要根据自身单位的科室情况和对人员的了解合理分配工作任务。此外，领导者还要将眼光放长远，每年定期招聘一批新职工，选拔成绩好、业绩佳的优秀青年，为档案管理部门注入新鲜血液，提升整体活力，单位每年应该对在岗职工进行培训教育，包括对内教育和对外教育，对内教育即自己单位内部开展的教育活动，主要是指资深员工对新员工或者业务不熟练的员工进行培训；对外教育，主要是事业单位邀请行业专家对档案管理部门的所有员工进行教育。

（二）加强档案管理制度建设

一套完整科学的档案信息化管理制度对于事业单位档案管理工作十分必要，有利于实现分工明确、责任到人、集中管理的目标。工作人员可以在日常工作中依照单位规定的档案管理制度有条不紊的开展各项工作，真正使事业单位的档案管理有章可循、有法可依。为此，事业单位在加强档案信息化管理制度建设的过程中，需要注意以下几点：（1）大数据环境下的档案管理应当循序连续性，将个人信息依次录入到计算机系统中，这样能够减少后期查阅的工作量，提升工作效率；（2）当前社会，单位只要在不触动职员根本利益的前提下所制定的一切制度对于他们来讲都是无关痛痒的。因此事业单位的档案管理制度建设需要将人员的奖惩条例考虑进去，从本质上提高档案管理人员的工作积极性。加大对日常工作中表现优秀的职工的奖励力度，并及时进行宣传，形成示范作用，从而鼓励更多的人向其学习，提高人们的积极性。

（三）做好信息化档案建设的安全存储工作

社会在发展，时代在进步，各类新型信息科技成果被广泛应用在各行各业，事业单位档案管理工作也应当顺应历史发展的潮流和趋势，积极将现代化管理手段和大数据技术应用到自身的工作领域。事业单位档案管理部门要以计算机信息系统为载体建立起人事档案信息库，同时实行光盘存储管理和系统保护，并且及时进行信息更新和完善。为了避免出现档案资料丢失的情况，部门负责人需要做好信息化档案建设的安全存储环节工作，最大程度地减少档案泄露造成的损失。操作人员应当学会根据重要性指数对信息化档案进行分类，将网络数据分别存储并加密，保障资源存储的安全可靠并随时观察计算机系统的运行状态，一旦发现异常应当立即检修，务必确保信息安全存储和传递。

（四）建设档案信息数据库促进资源共享

计算机网络的开放性有利于各用户之间实现用户共享的目的，所以大数据技术在事业单位档案管理工作中需要建设档案信息数据库，归集全部的人员档案信息。如果某一部门由于工作需要想要查看某一职工档案时，只要由主管提出申请，经过上级审批之后就可以直接进入数据库搜索。如果出现人员调动的情况，也可以通过档案信息数据库实现共享。另外，负责档案管理工作的领导层要为部门内的员工设置一个相对应的账号和密码，精简工作环节，实现公司信息化资源利用的最大化，有效减少事业单位人力、物力、财力的重复浪费。

四、结语

综上所述，随着社会的快速发展，传统的档案管理工作方式已经无法适应时代的要求。各事业单位要高度重视档案资料的作用，不断提升自身的档案管理水平，创新档案管理方式，努力做好档案的开发与利用工作。当前，事业单位档案管理工作正处于重要的转型时期，大数据技术的普及给档案管理工作提供了机遇和挑战，只有迎难而上，加强档案开发信息化水平，重视档案人才建设和档案管理制度建设，做好信息化档案的安全存储工作，促进档案信息数据库的资源共享，才能提供更全面的档案服务。